LINEでシフト管理ができる!?【らくしふ】の特徴と使い方を紹介

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豆父ちゃん

シフト管理をエクセルでしているけど、記入ミスや集計ミスが発生してしまう!もっと楽な方法ってないの?

こんな悩みを解決します。

結論から言うと、シフト管理ツール【らくしふ】を導入する!です。



私は仕事上、複数の社員のシフトを管理する業務を行っています。大きいプロジェクトでは、10人から15人のシフトを調整を行い、プロジェクト以外ではエクセルを使って職場全体の勤務調整をしています。

なぜシフト管理ツール【らくしふ】とエクセルを使い分けているかというと、プロジェクト以外では【らくしふ】のようなソフトを導入する権限がないため、エクセルを使わなければいけません。エクセルによる勤務調整とシフト管理ツール【らくしふ】によるシフト調整の両方を同時に行っているので、双方のメリット、デメリットを体感しながら仕事をしています。

そんな私が、シフト管理ツール【らくしふ】をおすすめする理由を紹介します。

 

シフト管理ツール【らくしふ】とは



【らくしふ】を一言で表すと、LINEを使って自動でシフト表を作成・管理をしてくれるツールです。

使い方は簡単3ステップ

 

  1. 従業員から管理者にシフト表を提出(Lineを使って簡単提出)
  2. 提出された複数のシフト表が自動集計され、適正なシフト表を作成
  3. 作成されたシフト表を元に、無駄な人件費が使われていないか!などの数値を算出

上記の中で、実際に操作することはLINEでシフト表を送る!だけです。たったこれだけで、チーム全体のシフトを作成されるのでシフト調整の最適化や業務の効率化につながります。

シフト管理ツール【らくしふ】をもっと詳しく知りたい!という方は公式ページから無料で資料請求することができます。

 

【らくしふ】の機能を紹介

シフト回収機能

【らくしふ】の特徴的な機能で、シフト表をLINEで簡単に提出することができる機能です。

この機能を使えば、

  • 紙でのシフト表の提出
  • シフト表の提出忘れ
  • シフト表作成ミスによる再提出

をシステムで行うことができるので、シフト調整作業の効率が格段にアップします。

シフトの調整作業では、調整ミスによる当日の人手不足!がよく発生してしまいます。これは人間が手作業でシフトの調整をした場合に発生するもので、よくヒューマンエラーと言われます。

【らくしふ】を導入すれば、こんなヒューマンエラーを簡単に防ぐことができます。さらにLINEでシフト表のやりとりができるので、シフト調整作業に対するストレスが軽減されます。

 

  • 希望するシフト表を印刷しなければいけないから、あとでやろう
  • シフト表を作るのにパソコンがないから、あとでやろう
  • シフト調整の打ち合わせは気を使うしめんどうだから、あとでやろう

シフト調整には、上記のような要因から「後回しになる」傾向がありますよね。

LINEでいつでも気軽にシフト調整ができるようになれば、あとでやろう!がなくなりシフト調整の効率化につながります。

 

簡単なシフト作成機能

LINEで送られてきた複数のシフト表を自動で一つにまとめる機能です。

従業員から送られてきたシフト表を手作業でまとめると、ヒューマンエラーが発生する可能があります。

よく発生するヒューマンエラー

 

  • 転記ミス
  • シフト集計ミス
  • 急なシフト変更時の修正ミス

シフト作成機能を使えば、シフト調整のヒューマンエラーを防止することができます。

私の職場では月末になると、シフト調整担当者が丸1日かけて全員のシフトを集計する作業を行います。さらに作り上げたシフト表に間違いがないか管理者が一つ一つ確認するので、かなりの労力と時間が費やされていました。

【らくしふ】のシフト作成機能を使えば、シフト集計作業が省略され、さらに職場全体のスケジュールを誰でも簡単に把握できるため、効率的なシフト調整が可能になります。

 

モデルシフト機能

モデルシフト機能とは、無駄な人件費の削減につながる機能です。

あらかじめ最善のシフトを設定しておくことで、集計されたシフト表がその設定に適しているかを教えてくれます。この機能を使えば、最適な要員配置が可能になり人件費の無駄を省くことができます。

私の仕事では、電気工事のプロジェクトが2つ、3つ同時に行われます。工事の進捗や作業内容から人員の配置を考えてシフトを組まなければ無駄な作業員が出てしまいます。

プロジェクトが決まった時点でモデルシフト機能を設定することで最善の人員配置を行えるようになり、作業をスムーズに行えるようになります。

 

シフトデータと勤怠データの連携機能

シフトデータと勤怠データを連動させて、「シフトの予実管理」ができる機能です。

シフト表の情報と勤怠表の情報を集約するために手作業でエクセルでまとめる!という作業を省略することができます。

【らくしふ】が自動で集約するため、まとめる作業でミスが発生する心配がありません。

作業時間の短縮と集計時のミスがない!というだけで作業効率が格段に上がります。勤務やシフト表の管理業務を担当されている方なら、【らくしふ】の効果をすぐに実感できるはずです。

シフト管理、勤怠表の管理に時間がかかっているという方は是非【らくしふ】の導入を検討してみてください。

 

【らくしふ】はこんな人におすすめ

 

  • チームで仕事をしている人
  • シフト制の勤務形態の人
  • LINEを使っている人
  • エクセルでシフト表を作っている人

上記の項目に当てはまる方は【らくしふ】を導入すべきです。作業の効率とストレスが導入前と導入後で全然違います。

私の会社では、会社が認めていないソフトの導入が一切できません

しかし、私はプロジェクトチーム全員の了承を得て、プライベートのスマホに【らくしふ】を入れてもらいました。お金のかかることなので、嫌がる方もいましたが、【らくしふ】を導入することで得られるメリットを説明すると、みんな了承してくました。

会社でソフトを勝手に入れれないから無駄!と思った方もこの記事を参考に導入を検討してみてください。

 

エクセルによるシフト管理の失敗体験

最新のシフト表の共有が難しい

エクセルでシフト表を作成すると、最新のファイルがわからなくなる可能性があります。

私が実際に体験したのは、

体調不良などで長期間会社を休み、復帰後シフト表のエクセルファイルが複数作成されている!同僚Aさんは、Aファイルが最新だと思いAファイルを更新し続け、同僚BさんはBファイルが最新だと思いBファイルを更新し続けていた!

とういう事象です。

私の代わりに担当してくれた方は、過去のデータを残した方が親切!と考えたのでしょうが、どのファイルが最新なのか全くわからなくなってしまいました。すぐ異変に気が付いたので大きな問題は発生しませんでしたが、スケジュール調整に使われているファイルで最新の情報がわからなくなることは、大事な予定をすっぽかしてしまうことに繋がります。

エクセルでスケジュールを管理する場合、担当者が長期の休みをとる際には注意が必要です。

 

設定している数式を壊される

私が勤務やシフトの管理を担当していたときは、エクセルにいろんな数式やマクロを設定していました。

数式やマクロは担当者しか理解できないからやめてほしい!と言われた時期がありますが、導入すればとても便利なものなので、誰でも直感的に扱える仕様にする!という条件で設定していました。

導入した数式やマクロ

  • 休みの数を自動計算する数式
  • 曜日が自動で入力されるマクロ
  • 大事な予定記入された日の背景色を変えるマクロ

上記のような、人間の思考が伴わない機械的な編集は数式やマクロを導入して自動化すべきです。背景色を編集や曜日の修正は大したことのない作業かもしれませんが、ちょっとした作業を毎日繰り返し行うのは効率的ではありません。

数式やマクロを設定したエクセルシフト表を使い始めてしばらくの間は何も問題がなかったのですが、私のほかにエクセルに詳しい!という方が勤務関係のエクセルを操作するようになってから、設定していた数式やマクロがぐちゃぐちゃになってしまいました。

数式やマクロを設定するならば、設定した内容を変更できないような仕様にする必要があります。

 

シフト表の編集にはパソコンが必要

現場作業がある方は、外出先で勤務を確認したり調整したいという機会が多いかと思います。

エクセルで勤務表を管理していた頃は、現地にエクセルから出力した勤務表を持っていき取引先の方と打合せをしていました。しかし職場に戻ると、打合せ予定日に別の大事な仕事を入れられてしまい、取引先との約束を断らなければいけない!という事象が度々発生していました。

上司からは、「外出先で予定を決めるときはまず職場に連絡をいれて確認してからにしてくれ!」と言われていましたが、予定を入れるだけなのに確認が必要なんて取引先に迷惑だし仕事にならない!という不満を抱く同僚が多くカイゼンされることはありませんでした。

【らくしふ】を使えば、最新の勤務情報をスマホですぐに確認することができます。さらにその場でLINEすれば予定を入れることができるので、現地での打合せに最適です。現場スケジュール調整することが多い私にとって、このいつでもどこでもシフト調整することができる機能はとても魅力的な機能です。

 

エクセルによるシフト管理の事例

シフト管理の専用ツールとエクセルを比較してしまうと、圧倒的に専用ツールを利用した方が多くのメリットを得ることができます。

しかし料金やセキュリティの問題から専用ツールを導入できない場合があります。私の職場でも偉い上司の承認がなければ専用ツールを導入することができないので、【らくしふ】導入前はずっとエクセルを使ってシフト調整を行っていました。

下記の記事では、エクセルでシフト調整していた頃に使っていたエクセルカレンダーについて紹介しています。曜日の編集、休日の背景色を編集などを自動化するマクロが設定されています。

ほかにも、エクセルカレンダーと複数のエクセルファイルを同時に操作するVBAを組み合わせることによって、勤怠表の編集を自動化する取り組みも行っていました。エクセルマクロを使えば、シフト表以外のエクセルファイルと関連付けることができるので、作業効率をアップさせるいろんな処理を行うことができます。

シフト管理するエクセルの運用の仕方を職場全員が理解していれば、シフト管理をエクセルで行うことは十分可能だと思います。転勤がなく職場のメンバーの変更も少ないという環境ならば、上記で紹介したエクセルを使ったシフト管理のデメリットも最小限に留めることができます。

 

シフト管理は専用のツールを利用すべき

上記で「エクセルによるシフト管理の失敗体験」を紹介させていただきました。紹介したものはほんの一部で、実際にはもっともっと失敗しています。

いろんな失敗を経験した私が学んだのが、勤務やシフトの管理は専用ツールを使うべき!ということです。

専用ツールは有料なものがほとんどで専用ツールを使い始める前は毛嫌いしていました。しかし、有料だけあって、自分で試行錯誤して作成するエクセルなんかよりも、遥かに使いやすく便利なものばかりです。

専用ツールを導入するのにかかる費用と無料でシフト管理したときに費やされる時間を考えた場合、圧倒的に専用ツールを導入した方が良いのは間違いありません。

私が無料でシフト管理を試みたとき、良い管理方法を試行錯誤する時間、仕組み作りをする時間、ミスしたとき修正する時間など、多くの時間を費やしてしまいました。

当時の私は、シフト管理をするのが仕事だったので、間違えないように時間をかけて作業していました。今思えば、時間をかけずに失敗をしないようにするにはどうすればいいのか?を考えて行動すべきでした。

今の私ならすぐにシフト管理ツール【らくしふ】を導入するでしょう。

シフト管理業務をしている方は、今一度今の仕事のやり方が適切かどうか、見直してみてください。