LINEでシフト管理ができる！【らくしふ】の特徴と使い方をご紹介

 

シフト管理をエクセルでやっているけど記入ミスや集計ミスが発生してしまう！確実で効率の良い方法ってないの？

 

こんな悩みを解決します。

 

結論から言うと、シフト管理ツール【らくしふ】を導入する！です。

 

【らくしふ】はLINEを使ってシフト管理ができるサービスのことで、

導入すれば以下のような問題を解決することが可能となります。

 

 

 

【らくしふ】を導入することでシフト管理業務の効率を格段にアップさせることができます。

 

この記事では【らくしふ】の特徴を詳しくご紹介しているので、

シフト管理業務の効率をアップさせて他の業務に専念したい！という方は【らくしふ】の導入を検討してみてください。

 

LINEを使ったシフト管理ツール【らくしふ】とは

 

【らくしふ】は、LINEを使ってシフト表を自動で作成・管理ができるツールです。

 

LINEを使ってシフトの申し込みを送信 → 【らくしふ】で自動集計されるので、

時間と手間のかかるシフト表作成作業を大幅に短縮することが可能。

 

 

 

【らくしふ】の操作画面はめちゃくちゃシンプルで、誰でも感覚的に扱える造りになっているので、スマホやパソコン操作が苦手な方でも安心して利用できるサービスです。

 

4つの大きな特徴

 

【らくしふ】の4つの特徴を詳しくご紹介します。

 

シフト回収機能

シフト回収機能とは、LINEを使ってシフト表を簡単に提出することができるという機能です。

 

この機能を使えば、従来のシフト管理業務で感じやすい以下の問題を解決することができます。

• 上司が不在でシフトの打合せができない
• シフト表の提出忘れ
• シフト表作成ミスによる再提出

 

 

シフトの調整作業では、シフト調整ミスによる当日の人手不足！が深刻な問題ですよね。

この問題は人間が手作業でシフトの調整をした場合に発生するもので、よく「ヒューマンエラー」とも言われます。

 

シフト回収機能のおかげで、こんなヒューマンエラーの発生を防ぐことが可能。

 

さらにLINEでシフト表のやりとりができるので、シフト調整作業に対するストレス激減にも繋がります。

 

私の職場では、下記のような要因からシフト表の作成が後回しになりがちです。

 

 

【らくしふ】でいつでも気軽にシフト調整ができるようになれば、あとでやろう！がなくなりシフト調整の効率化につながります。

 

シフト作成機能

シフト作成機能は、LINEで送られてきた複数のシフト表を自動で一つにまとめるという機能です。

 

シフト表を手作業でまとめると下記のようなヒューマンエラーの発生確が高まります。

 

シフト作成機能があれば、シフト調整作業のヒューマンエラーを完全に防止することが可能。

 

 

私の職場では月末になると、シフト調整担当者が丸1日かけて職員全員のシフト集計作業を行います。

さらに、作り上げたシフト表に間違いがないか管理者が一つ一つ確認するのでかなりの労力と時間が費やされていました。

 

シフト作成機能があれば、シフト集計作業が省略され、さらに職場全体のスケジュールを誰でも簡単に把握できるようになるため、効率的なシフト調整が可能になります。

 

モデルシフト機能

モデルシフト機能とは、無駄な人件費の削減につながるという機能です。

 

あらかじめ最善のシフトを設定しておくことで、集計されたシフト表がその設定に適しているかを教えてくれます。

この機能を使えば、最適な要員配置が可能になり人件費の無駄を省くことが可能です。

 

 

私の仕事では、電気工事のプロジェクトが複数同時に行われるので、

工事の進捗や作業内容から人員の配置をしっかり考えてシフトを組まなければ無駄な作業員を配置してしまう可能性があります。

 

3人でこなせる現場に6人も配置してしまうと無駄な人件費が発生することに。。

 

モデルシフト機能を設定することで最善の人員配置を行えるようになり無駄な人員配置を防止することが可能です。

 

 

シフトデータと勤怠データの連携機能

シフトデータと勤怠データの連携機能は、シフト表と勤怠データを連動させて「シフトの予実管理」ができるという機能です。

 

シフト表と勤怠表の情報をエクセルでまとめる！という作業を省略することができます。

 

シフト管理は【らくしふ】で管理、勤怠表はエクセルで管理では仕事の効率はアップしません。

 

【らくしふ】がシフト表と勤怠表を連携してくれるので、2つの表をまとめる作業でミスが発生する心配なし。

 

作業時間の短縮と集計時の編集ミスがなくなる！というだけで作業効率が格段に上がります。

 

使い方

 

使い方は簡単の3ステップ

1. 職員から管理者にシフト表を提出(LINEを使って簡単提出)
2. 提出された多数のシフト表を【らくしふ】が自動集計し適正なシフト表を作成
3. 作成されたシフト表から【らくしふ】が無駄な人件費が使われていないか！などの数値を算出

 

上記の使い方の中で、

従業員側で操作することはLINEでシフト表を送る

管理者側で操作することは【らくしふ】で回収したシフトをまとめる

たったこれだけです。

 

導入当初、モデルシフト機能や労務違反防止機能なども使っていたのですが慣れてしまうとシフト回収・共有機能、シフト表作成機能がメインになっています。

使い方の詳細については無料で取り寄せることができる資料を参考にしてみてください。

 

ウチの業種にならこの機能はめちゃくちゃ使える！といった発見があるはずです。

 

無料の資料請求はこちら > > > LINEでシフト管理【らくしふ】

 

導入事例①　電気設備を管理する会社で【らくしふ】を導入

私は電気設備を管理する会社に勤めていて職員10人～15人のシフト管理する業務を行っています。

さらに、大きい電気工事プロジェクトのときは別業者の方のスケジュールも併せて調整しなければならない！という環境で仕事をしていました。

 

スケジュール調整にかかる時間と労力があまりにも大きかったので、

誰でも簡単にシフト調整ができる仕組みを導入したい！

という想いから【らくしふ】を導入することに。

 

【らくしふ】を導入してから以下のようなメリットを得ることができました。

• 急な要因の変更に対応できるようになった
• 作業の進捗状況に応じて現場を変更できるようになった
• 現場からでもシフト変更ができるようになった

 

シフト調整の不備が原因で現場の仕事がストップすることがなくなったので全体の仕事の効率がアップ。さらに全体のスケジュール管理する管理者の負担が激減し別の仕事に専念することが可能になりました。

 

効率やミスの発生率を考えると、シフト管理業務は手作業で行うものではなく【らくしふ】のようなアプリを使って自動化するべきだと感じています。

 

スケジュール管理が忙しくて他の業務に手が回らない！急なシフト変更は処理が手間だから絶対に受け付けない！

このような考えで仕事をしている管理者さんは試しに【らくしふ】を導入してみてはいかがでしょうか。

「今まで苦労して処理していあ仕事はなんだったんだろう。。」と感じるはずです。

 

今なら、無料で試せるトライアル期間のサービスが実施されているのでチャンスですよ！

無料トライアルのお申し込みはこちら > > > 【無料トライアル実施中】LINEでシフト管理らくしふ

導入事例②　アルバイトの入れ替わりが激しい飲食店で【らくしふ】を導入

 

 

私の知り合いで、アルバイトの入れ替わりが激しくシフト調整のが難しい状況が続いたので【らくしふ】を導入してみた！という居酒屋で働いている方がいます。

 

【らくしふ】導入前のシフト調整はこんな感じ

• シフトの変更は1週間以上前に店長に直接申し込まなければならない
• 毎月25日までに翌月分のシフト表(手書き)を店長に提出しなければならない
• 急に休みを申請するときは変わってくれる人を自分で見つけなければならない

 

私が学生の頃アルバイトをしていた居酒屋と同じスタイルなので、上記のようなシフト調整をしている職場はいっぱいあると思います。

知り合いが勤める居酒屋でアルバイトが辞めてしまう原因の一つが「シフト変更の融通が利かないから」だそうです。

 

【らくしふ】を導入してからは、シフト変更の申請がやりやすくなってお店の雰囲気がよくなった！と言っていました。

シフトを管理する店長の負担が減り、さらにシフトを申請するアルバイト側のストレスがなくなることで全員が居酒屋の仕事に集中できるようになった

のではないでしょうか。

 

シフト管理の負担を減らすだけで職場の雰囲気がガラッと改善されるのでしたら、導入の価値はめちゃくちゃ大きいですよね。

 

 

LINEを使ったシフト管理ツール【らくしふ】はこんな人におすすめ

上記の項目に当てはまる方は【らくしふ】を導入すべき。

シフト管理作業の効率がめちゃくちゃアップするので、導入前と導入後で感じるストレスが全然違います。

 

私の会社では、会社が認めていないソフトの導入が一切できません。

 

しかし、私はプロジェクトチーム全員の了承を得て、プライベートのスマホに【らくしふ】を入れてもらいました。

お金のかかることなので嫌がる方もいましたが、【らくしふ】を導入することで得られるメリットを説明すると全員了承。

 

会社の都合で【らくしふ】を導入することができなくて困っている！という方で会社の経費を使うことはできないかもしれませんが、

私のようにプライベートのスマホに導入してみてはいかがでしょうか。

 

エクセルでシフト管理を行った失敗体験

 

【らくしふ】導入前はエクセルを使ってシフト管理をしていこうと試行錯誤していました。

この時期に体験した、エクセルでシフト管理をこなすのは難しいと感じた事例をいくつかご紹介します。

 

最新のシフト表の共有が難しい

エクセルでシフト表を作成すると、最新のファイルがわからなくなる事象が発生します。

 

私が実際に体験したのは、

体調不良などで長期間会社を休み、復帰後シフト表のエクセルファイルが複数作成されている！

同僚Aさんは、Aファイルが最新だと思いAファイルを更新し続け同僚BさんはBファイルが最新だと思いBファイルを更新し続けていた！

とういう事象です。

 

私の代わりに担当してくれた方は「過去のデータを残した方が親切」と考えたのでしょうが、どのファイルが最新なのか全くわからなくなってしまいました。

 

すぐ異変に気が付いたので大きな問題は発生しませんでしたが、スケジュール調整に使われているファイルで最新の情報がわからなくなることは大事な予定をすっぽかしてしまうことに繋がります。

 

エクセルでスケジュールを管理する場合、担当者が長期の休みをとる際には注意が必要です。

 

設定している数式を壊される

私が勤務やシフトの管理を担当していたときは、エクセルにいろんな数式やマクロを設定していました。

 

数式やマクロは担当者しか理解できないからやめてほしい！と言われた時期がありますが、導入すればとても便利なものなので誰でも直感的に扱える仕様にする！という条件で設定していました。

上記のような「人間の思考が伴わない機械的な編集」は数式やマクロを導入して自動化すべきです。

 

背景色を編集や曜日の修正は大したことのない作業かもしれませんが、毎日毎日繰り返し行うのは効率的ではありません。

 

数式やマクロを設定したエクセルシフト表を使い始めてしばらくの間は何も問題ありませんでした。

しかし

担当者が変わってから設定していた数式やマクロがぐちゃぐちゃになってしまった。。

 

数式やマクロを設定するならば設定した内容を変更できないような仕様にする必要があります。

 

シフト表の編集にはパソコンが必要

現場作業がある方は、外出先で勤務を確認したり調整したいという機会が多いかと思います。

 

エクセルで勤務表を管理していた頃は、エクセルから出力した勤務表を現場に持っていき取引先の方と打合せをしていました。

職場に戻ると打合せ予定日に別の大事な仕事を入れられてしまい取引先との約束を断らなければいけない！という事象が度々発生

 

上司からは｢外出先で予定を決めるときはまず職場に連絡をいれて確認してからにしてくれ！｣と言われていましたが、

予定を入れるだけなのに確認が必要なんて取引先に迷惑だし仕事にならない！

という不満が多かったのですがカイゼンされることはありませんでした。

 

【らくしふ】を使えば、最新の勤務情報をスマホですぐに確認することができるだけでなく、

LINEするだけで予定を追加することができるので現地での打合せに最適

 

現場でスケジュール調整することが多い私にとって、このいつでもどこでもシフト調整することができる機能はとても魅力的な機能です。

 

シフト管理は専用のツールを利用すべき

 

｢エクセルによるシフト管理の失敗体験｣を紹介させていただきました。

 

いろんな失敗を経験した私が言えることは、

エクセルのスキルを見つけることができる経験になるのでデメリットだけではない。しかし、勤務やシフトの管理は専用ツールを使うべき！

ということです。

 

専用ツールは有料なものがほとんどで専用ツールを使い始める前は毛嫌いしていましたが、

自分で試行錯誤して作成するエクセルなんかよりも遥かに使いやすく便利なものばかり。

 

専用ツールを導入するのにかかる費用と無料でシフト管理したときに費やされる時間を比較した場合、

専用ツールを導入した方が圧倒的に効率が良いのは間違いありません。

 

費用をかけずにどうにかしてシフト管理を試みたとき、膨大な時間を費やしてしまいました。

 

重要なのは費用をかけないことではなく、どうやっていいシステムを導入するかを考えること。

 

 

シフト管理業務をしている方は、今一度今の仕事のやり方が適切かどうか、見直してみてください。