【個人事業主必見】エクセルで帳簿を作るメリット・デメリットとは？

 

「エクセルで帳簿をつけているけど、毎年確定申告のたびに憂うつになる…」

「レシートの入力に時間がかかって、本業に集中できていない…」

 

そんな悩みを抱えたことはありませんか？

 

私は2020年に10年間勤めた会社を辞め、個人事業主として独立しました。

当時は経理の知識がゼロ。

 

とりあえずエクセルで帳簿を自作してみたものの、手入力のミスや確定申告書類との二重入力に何度も頭を抱えました。

 

この記事では、エクセルで帳簿を作ることの「リアルなメリット・デメリット」を体験談をもとに徹底解説。

さらに、VBAを活用した自動化の方法と、それでも越えられない限界についても正直にお伝えします。

 

「エクセルで帳簿管理しているけど、このままでいいのかな？」と感じている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

エクセルで帳簿をつけている個人事業主が感じる「あるある悩み」

個人事業主になると、日々の仕事をこなしながら経理まで自分でやらなければなりません。

最初は「エクセルでいいか」と思って始めても、続けるうちに「あれ、これって正しいの？」という不安が積み重なってきます。

 

まずは、エクセル帳簿でよくある悩みを整理してみましょう。

 

こんな悩み、あなたにも当てはまりませんか？

次の項目をチェックしてみてください。

• 毎月のレシートや領収書をエクセルに入力するのに1〜2時間以上かかる
• 勘定科目（旅費交通費・消耗品費など）を選ぶたびにネットで調べている
• 数式がいつの間にか壊れていて、合計金額がおかしくなっていた
• 月末にまとめて入力するため、記憶が曖昧になって間違いが増える
• 確定申告の直前に「金額が合わない！」となって深夜まで作業した
• 青色申告決算書の書き方がわからず、毎年ゼロから調べ直している
• 本業が繁忙期に重なると経理が後回しになり、年末に書類の山と格闘する

 

私自身、独立した当初はこれらのほぼすべてに悩んでいました。

特に辛かったのは、仕事が一番忙しい時期に確定申告の準備まで重なること。

 

年末になると憂うつな気持ちがずっと続いていて、「経理だけは本当に嫌い…」と何度も思いました。

 

エクセル帳簿で陥りやすい「3つのパターン」

エクセル帳簿がしんどくなるには、共通したパターンがあります。

自分がどのパターンに当てはまっているか確認してみてください。

 

【パターン①】開業当初は乗り切れるが、仕事が増えると追いつかなくなる

開業したての頃は取引件数が少ないため、手入力でも何とかなります。

しかし、仕事が増えて取引件数が月50件→200件になったとき、エクセルでの処理は一気につらくなるので注意が必要です。

 

【パターン②】「なんとなく合っている」という感覚で申告してしまう

エクセルはミスを自動で検知してくれません。

誤った数値を入力してもそのまま計算が続くため、間違いに気づかずに確定申告してしまうリスクがあります。

 

【パターン③】年々複雑になる税制に対応しきれなくなる

インボイス制度・電子帳簿保存法など、経理に関わるルールは毎年変わっています。

エクセルはあくまで「表計算ソフト」であって、法改正に自動で対応してくれません。

 

エクセルで帳簿を作る「3つのメリット」

「エクセルで帳簿をつけることには、デメリットしかないの？」というわけではありません。

まずは正直にメリットも整理しておきましょう。

 

メリット①　コストがかからない

エクセルはすでにパソコンにインストールされているケースが多く、新たなソフト費用が発生しません。

開業直後で固定費を抑えたい時期には、この「無料で始められる」という点は大きなメリットです。

 

メリット②　自由にカスタマイズできる

エクセルは列の追加・削除、色の変更、関数・マクロの設定まで、自分の好みに合わせて自由に設計できます。

自分の事業スタイルに合った仕訳帳・現金出納帳・経費帳を作れるのは、エクセルならではの強みです。

 

メリット③　データ互換性が高い

エクセルファイルはCSV形式への変換が容易で、会計ソフトや税理士への共有もスムーズです。

将来的に会計ソフトへ移行する際も、エクセルのデータをCSV書き出しして取り込む形で対応できます。

 

エクセルで帳簿を作る「5つのデメリット」——なぜこんなに苦労するのか？

エクセルは「表計算ソフト」であって「会計ソフト」ではありません。

この根本的な違いが、経理業務でエクセルを使い続けることの大きなデメリットを生み出しています。

 

デメリット①　手入力が多く、ヒューマンエラーが起きやすい

エクセルでは銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込む機能がありません。

そのため、毎月の取引データはすべて手入力することになります。

 

私も「¥5,400」と入力すべきところを「¥54,000」と打ってしまい、月次の合計が大幅にズレた経験があります。

 

デメリット②　確定申告書類と連動せず、二重入力が発生する

エクセルに仕訳データを入力しても、そのデータが自動的に青色申告決算書に反映されるわけではありません。

別途、申告書類へ数字を転記する作業が必要です。

 

手間が倍になるうえに転記ミスのリスクも上がるので注意してください。

 

デメリット③　管理が属人化してしまう

「自分だけがわかるルール」でエクセルを組んでしまうと、少し時間が経ったときに「このシートは何のためにあるんだっけ？」となります。

税理士に見てもらいたいときも、独自フォーマットのエクセルだと説明に時間がかかることが多いので注意してください。

 

デメリット④　法改正への対応を自分でしなければならない

2023年のインボイス制度導入や電子帳簿保存法の改正など、経理に関わる法律は毎年のように変化しています。

会計ソフトなら法改正に自動対応してくれますが、エクセルは自分でフォーマットや計算式を修正しなければなりません。

 

デメリット⑤　データ消失・破損リスクがある

エクセルファイルはパソコンのローカルに保存されることが多く、故障やウイルスでデータが消えるリスクがあります。

1年分の仕訳データが消えてしまった場合の被害は、計り知れません。

 

ExcelVBAで帳簿作業を自動化する方法【サンプルコード付き】

デメリットがある一方で、エクセルにはVBA（マクロ）という強力な自動化機能があります。

私も本業でVBAを多数開発していたため、そのスキルを帳簿作業にも応用しました。

 

VBA自動化①：CSVデータを仕訳帳へ自動転記するマクロ

銀行やクレジットカード会社からダウンロードしたCSVファイルを、仕訳シートへ自動転記するマクロです。

手入力の手間を大幅に削減できます。

■ サンプルコード

Sub ImportCSVToJournal()

Dim ws As Worksheet
Dim csvPath As String
Dim lastRow As Long

' CSVファイルのパスを指定（同フォルダ内のbank_data.csvを読み込む）
csvPath = ThisWorkbook.Path & "\bank_data.csv"

' 仕訳帳シートを指定
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("仕訳帳")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1

' CSVを別ブックとして開いてデータをコピー
Dim csvBook As Workbook
Set csvBook = Workbooks.Open(csvPath)
Dim csvWs As Worksheet
Set csvWs = csvBook.Sheets(1)
Dim i As Long

' 2行目からデータ終端まで繰り返し転記
For i = 2 To csvWs.Cells(csvWs.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
ws.Cells(lastRow, 1).Value = csvWs.Cells(i, 1).Value  ' 日付
ws.Cells(lastRow, 2).Value = csvWs.Cells(i, 2).Value  ' 内容
ws.Cells(lastRow, 3).Value = csvWs.Cells(i, 3).Value  ' 金額
lastRow = lastRow + 1
Next i

csvBook.Close SaveChanges:=False

MsgBox "CSVデータの取り込みが完了しました。"

End Sub

 

コードの動き方を解説します。

 

このマクロは、3つのステップで動作します。

• csvをThisWorkbook.Pathと同じフォルダから自動で探して開く
• CSVの2行目（1行目はヘッダーと想定）からデータが終わる行まで、For〜Nextループで1行ずつ仕訳帳シートへ転記
• 転記が完了したらCSVブックを閉じ、完了メッセージを表示する

 

実行するには、ExcelのVBAエディター（Alt+F11）を開き、このコードを貼り付けてからF5キーで実行するだけ。

プログラミング初心者でも、コピー＆ペーストで試せる簡単なコードです。

 

→ → → 経理処理に応用できる「CSV出力マクロ」のダウンロードはこちら

 

VBA自動化②：複数月のデータを一括集計するマクロ

月ごとに別ファイルで管理している経費データを、一つのシートに自動でまとめるマクロです。

年末の確定申告前に「全月分のデータを一か所に集める」作業を自動化できます。

 

■ サンプルコード

Sub MergeMonthlyData()

Dim folderPath As String
Dim fileName As String
Dim wbSource As Workbook
Dim wsDest As Worksheet
Dim lastRow As Long

' 月次データが保存されているフォルダパスを指定
folderPath = "C:\経理データ\2024\"
Set wsDest = ThisWorkbook.Sheets("年間集計")

' フォルダ内のxlsxファイルをすべて処理
fileName = Dir(folderPath & "*.xlsx")

Do While fileName <> ""
Set wbSource = Workbooks.Open(folderPath & fileName)
Dim wsSource As Worksheet
Set wsSource = wbSource.Sheets(1)
Dim srcLastRow As Long
srcLastRow = wsSource.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

' 年間集計シートの最終行の次へデータをコピー
lastRow = wsDest.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
wsSource.Range("A2:E" & srcLastRow).Copy _
Destination:=wsDest.Cells(lastRow, 1)

wbSource.Close SaveChanges:=False
fileName = Dir()  ' 次のファイルへ
Loop

MsgBox "全月データの集計が完了しました。"

End Sub

 

コードの動き方を解説します。

• folderPathに指定したフォルダの中にある.xlsxファイルをDir関数で一覧取得
• Do〜Loopでフォルダ内のファイルを一つずつ自動的に開く
• 各ファイルのシート1にあるA2〜E列のデータを、年間集計シートの最終行の次へ貼り付ける
• ファイルを閉じたら次のファイルへ移り、全ファイルを処理し終えたらメッセージを表示する

 

このマクロを使えば「1月.xlsx」「2月.xlsx」…「12月.xlsx」を1クリックで一つのシートにまとめられます。年末の集計作業が大幅に楽になるはずです。

 

→ → → 経理処理に応用できる「転記マクロ」のダウンロードはこちら

 

VBA自動化③：取引内容から勘定科目を自動入力するマクロ

取引内容のキーワードをもとに、勘定科目を自動で割り当てるマクロです。

「旅費交通費」「通信費」「消耗品費」などをキーワードで自動判定させることで、手動選択の手間を省けます。

 

■ サンプルコード

Sub AutoCategorize()

Dim ws As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim i As Long
Dim content As String

Set ws = ThisWorkbook.Sheets("仕訳帳")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row

' B列（取引内容）を読み取り、D列（勘定科目）に自動記入
For i = 2 To lastRow
content = ws.Cells(i, 2).Value  ' B列：取引内容

' キーワードに基づいて勘定科目を自動割り当て
Select Case True
Case InStr(content, "電車") > 0 Or InStr(content, "バス") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "旅費交通費"
Case InStr(content, "通信") > 0 Or InStr(content, "携帯") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "通信費"
Case InStr(content, "消耗品") > 0 Or InStr(content, "コンビニ") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "消耗品費"
Case InStr(content, "書籍") > 0 Or InStr(content, "本") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "新聞図書費"
Case InStr(content, "接待") > 0 Or InStr(content, "会食") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "接待交際費"
Case Else
ws.Cells(i, 4).Value = "要確認"  ' 判定できない場合フラグ
End Select
Next i

MsgBox "勘定科目の自動入力が完了しました。要確認の項目は手動で修正してください。"

End Sub

 

コードの動き方を解説します。

• B列（取引内容）を2行目からデータ終端まで1行ずつ読み取る
• InStr関数で取引内容の文字列の中に特定のキーワードが含まれているかを確認する
• キーワードに一致した場合、D列（勘定科目）に対応する科目名を自動入力する
• どのキーワードにも一致しない場合は「要確認」と入力し、後から手動確認できるようにフラグを立てる

 

キーワードのリストを増やすほど自動化の精度が上がります。自分の事業でよく使う取引内容を事前に登録しておくと便利です。

 

→ → → 経理処理に応用できる「条件分岐Select Case」の解説記事はこちら

 

VBAで自動化しても越えられない「3つの限界」

VBAを駆使してエクセル帳簿を自動化することは可能です。

しかし、しばらく使い続けると「これ以上はVBAでは無理だ」と感じるはずです。

 

実際に私が感じた「越えられない壁」を正直にお伝えします。

 

限界①　銀行・クレジットカードのリアルタイム自動連携ができない

VBAでCSVを取り込むマクロは作れますが、「銀行サイトからCSVをダウンロードする」という手作業は毎月必ず必要です。

会計ソフトなら銀行口座やクレジットカードとAPI連携しているため、取引データの自動取込が可能なのでCSVのダウンロード作業すら不要になります。

 

限界②　確定申告書類の自動作成は事実上できない

どれだけ丁寧に仕訳データを整備しても、ExcelVBAだけで青色申告決算書や確定申告書類を自動作成するのは非常に困難です。

国税庁の書類の書式は毎年変わる可能性があり、その都度マクロを修正し続けるのは現実的ではありません。

 

限界③　インボイス制度・電子帳簿保存法への対応が難しい

2023年から始まったインボイス制度への対応も、ExcelVBAだけでは困難です。

適格請求書発行事業者番号の管理や、仕入税額控除の計算など、税務処理は年々複雑化しています。

 

会計ソフトはこれらの法改正に自動対応しており、ユーザー側での対応は基本的に不要です。

 

経理の悩みを根本から解決する「最短の方法」

ここまで読んでいただいた方はおわかりかと思いますが、

頑張ってVBAで自動化するよりも、最初から会計ソフトを使った方が圧倒的に楽になる

なのは間違いありません。

 

私の経験を正直にお伝えすると、「最初からエクセルを使わずに会計ソフトを使えばよかった」と後悔しています。

 

会計ソフトを使えばこれだけのことが自動化できる

VBAでは実現できなかった以下のことが、会計ソフトならすべて自動化できます。

• 銀行口座・クレジットカードとの自動連携（取引データを自動取り込み）
• AIによる自動仕訳・勘定科目の自動提案
• 青色申告決算書・確定申告書類の自動作成
• インボイス制度（適格請求書）への自動対応
• 電子帳簿保存法への対応
• レシートをスマホで撮影するだけで自動仕訳する機能
• スマホからいつでもどこでも入力・確認が可能

 

実際に私は会計ソフトを導入してから、経理に費やす時間は激減しました。

今では本業の合間の休憩時間にスマホでサッと入力を済ませています。

 

確定申告書類も、ソフト上でほぼ自動作成できるため、1月中旬から準備を始めて余裕をもって申告している。

「経理が嫌い」だった私が、今では「経理は別に苦じゃない」と思えるようになったのは、間違いなく会計ソフトのおかげです。

 

私が実際に使っている会計ソフト「マネーフォワード」は商工会議所の方や先輩個人事業主の方から、

経理をやったことがない人でも扱えて、「確定申告」「請求書作成」「帳簿作成」「銀行口座連携」など、いろんな機能が使えてコスパもいい

と勧められたものです。

 

実際に使ってみて、「会計ソフトってこんなに便利なものなのかっ」と大感動。

 

会計ソフトの導入を検討している！これから個人として企業する！という方は、「マネーフォワード」是非チェックしてみてください。

▶ 【個人事業主おすすめ】マネーフォワードを使うべき7つの理由と導入メリット

 

まとめ｜エクセル帳簿のメリット・デメリットと次の一手

この記事でお伝えしたことを整理します。

【エクセル帳簿のメリット】

• コストがかからない（初期費用・月額費用ゼロ）
• 自由にカスタマイズできる
• データ互換性が高く、CSV書き出しもスムーズ

 

【エクセル帳簿のデメリット】

• 手入力によるヒューマンエラーが起きやすい
• 確定申告書類と連動せず、二重入力が発生する
• 管理が属人化してしまう
• 法改正への対応を自分でしなければならない
• データ消失・破損リスクがある

 

VBAを使えばある程度の自動化（CSV取込・月次集計・自動仕訳）は実現可能です。。

VBAで「銀行口座連携」「確定申告書類の自動作成」「インボイス対応」などの自動化は難しいので、会計ソフトを活用しましょう。

 

エクセルで帳簿管理することの限界を感じている方、確定申告のたびに憂うつになっている方は、ぜひ一度会計ソフトの無料トライアルを試してみてください。

「こんなにラクになるなら、もっと早く使えばよかった」と感じるはずです。