データ管理業務の効率をアップさせるコツ【実用的なエクセルマクロ3選】
疑問がある人
こんな要望にお答えします。
結論からいうと、業務内容に合わせたエクセルマクロを導入する！です。
エクセルマクロは、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミングを使って日頃行なっているエクセル作業を自動化させることができます。
例えば以下のようなことを自動化できます。
- シート1のテキストをシート2に転記する
- ブック1のテキストをブック2に転記する
- 入力されたテキストの内容で背景色を変える
上記の項目を自動化するだけでも、データ管理の効率を格段にアップさせることができます。
この記事では、データ管理業務に利用できる3種類のエクセルマクロについて詳しくご紹介しています。
目次
シートから別シートに情報を転記するエクセルマクロ
シートから別シートに情報を転記するエクセルマクロはデータ管理業務に限らず、いろんなエクセル作業に応用することができます。
私の職場では、決められた様式の書類作成業務によく使われています。
ひらめく人
別シートに情報を転記するマクロはいろんな仕事に応用することができるので使い方を是非マスターしてみてください。
サンプル事例
「工事注文書」という、決められた書類の作成作業をエクセルマクロを使って自動化する。
具体的にどのような処理を自動化できるかは下記の動画を参考にしてください。
- 「一覧表」シートの情報を「工事注文書」シートに転記する
- 工事番号を指定するだけで、各項目の情報を転記する
- 各項目の書式を自動設定する
上記の3つの項目を自動化するマクロが設定されています。
シートから別シートに情報を転記するエクセルマクロを導入することで以下のような効果を得ることができます。
転記マクロのメリット
- 過去に作成した書類を簡単に出力できるようになった
- 編集ミスが激減した
- 作業スピードがアップさした
下記の記事では、転記マクロの導入方法が詳しく紹介されています。
コピペしてすぐに使えるサンプルマクロが掲載されているので、転記マクロをすぐにデータ管理業務に応用したい！と考えている方は是非チェックしてみてください。
ブックから別のブックに情報を転記するエクセルマクロ
ブックから別のブックに情報を転記するエクセルマクロは、マクロが設定されたブックを操作するだけで複数のブックを同時に編集することが可能です。
そのため、いろんなブックを開いて画面を切り替えながら作業をする必要がなくなるため仕事の効率をアップさせることができます。
サンプル事例
「勤務表」というブックの編集内容を、「個人の超勤整理簿」に反映させる。
具体的にどのような処理を自動化できるかは下記の動画を参考にしてください。
職場全員の勤務を管理している一覧表の情報を、個人の超勤整理簿に反映させています。
このマクロは、実際に私が勤める職場で問題となっていた事象を解決するために開発しました。
その事象とは、
「職場全員の勤務を管理している一覧表」の内容と「個人の超勤整理簿」の内容が毎回違っていて、管理者が行う月末の整理が大変
ということです。
そもそも入力内容がほとんど同じなのに、管理しているブックを分けているのが問題なのでは？と感じますよね。
管理者にブックをまとめることを提案すると、「会社で決められたルールなのでまとめることはできない！」だそうです。
悩んでる人
内容を一致させなければならないブックが複数ある場合、ブックから別のブックに情報を転記するマクロはとても便利です。
ブックから別のブックに情報を転記するマクロを導入することで以下のような効果をえることができました。
ブックから別のブックに情報を転記するマクロのメリット
- 開くブック数を最小限に抑えることができる
- 編集ミスを減らすことができる
- データ管理が簡素化する
下記の記事では、ブックから別のブックに情報を転記するマクロの導入方法が詳しく紹介されています。
コピペしてすぐに使えるサンプルマクロが掲載されているので、ブックから別のブックに情報を転記するマクロをすぐにデータ管理業務に応用したい！と考えている方は是非チェックしてみてください。
新しくブックを作成し情報を転記するエクセルマクロ
新しくブックを作成し情報を転記するエクセルマクロは、新規で作成したブックに一部分のデータを転記し、指定する場所に名前をつけて保存することができます。
膨大な量のデータを管理しているブックの一部の情報を別のブックで編集・管理したいというときに便利なマクロです。
サンプル事例
あらゆる情報が記載されている「設備台帳」から、「設備場所」「品形」「取付日」の情報だけを新規ブックに転記。ファイル名を「データ管理(現在日時)」としてデスクトップに保存する。
マクロを実行すると下記のような処理を行うことができます。
右側のブックをデスクトップに新規作成
どんなに情報量が多くても一瞬で必要な情報だけを取り出すことができます。
ひらめく人
新しくブックを作成し情報を転記するマクロのメリット
- 膨大な量のデータを抜粋して編集できる
- バックアップ保存としても利用できる
- 転記作業の効率がアップする
ありとあらゆる情報を管理しているエクセルファイルの中で、「これとこれの情報を別のブックに取り出したい」という場面があるかと思います。
そんなとき「新しくブックを作成し情報を転記するマクロ」が役立ちます。
一度に複数のブックを作成することも可能なので、転記する項目毎にブックを作成することも可能です。
膨大な量のデータ管理をブックごとで行っている方におすすめのエクセルマクロです。
VBA初心者が効率化マクロを導入する方法
VBAなんて扱ったことないけどエクセル作業を自動化するマクロを導入したい！
このような問題を抱えながら日々のエクセル業務をこなしている方がおおくいらっしゃるのではないでしょうか。
こんな問題を解決する方法がこちら
- マクロの開発を外注に依頼する
- マクロが設定されたエクセルファイルをダウンロードする
- 参考書やネットでVBAスキルを身に付ける
VBAの勉強を始める前は上記の方法で効率化マクロを導入していました。
完成されたマクロを使ってエクセル業務を処理する
↓
作業効率が２倍以上アップ！！
↓
便利すぎて自分でもマクロを設定したいと考え始める
↓
参考書やネットの情報でVBAスキルを身に付ける
↓
マクロ開発を代行できる程のスキルを習得
VBAは
他のプログラミングに比べて参考書やネットで紹介されている情報量が多いので初心者でも導入しやすい
という特徴があります。
毎日のルーティーン作業にうんざりしている、だれでもできる単純作業に時間を費やしている、という方はあなたに合った方法でVBAを導入しちゃいましょう。
マクロの開発を外注に依頼する
マクロの開発を外注に依頼する導入方法は
VBAを全く扱えない方でもエクセル作業を自動化できる最も簡単な方法
です。
「こんなエクセル作業を自動化したい」「作った資料を自動的にPDFで保存したい」「決まった様式に写真を自動で貼り付けたい」
こんな感じで実現したい内容を依頼するだけで業務内容に合ったマクロを開発してくれます。
ガッツポーズの人
デメリットは、費用がかかることだけ。
開発内容、依頼先によってかかる費用は大きく異なります。
私が会社員の頃利用していた業者さんは１マクロあたり2万円～3万円の費用がかかりました。
疑問がある人
ちなみに、マメBlogでもエクセルマクロ開発代行サービスを承っています。
開発内容の確認、VBAコードの設定、動作確認後の調整、など全ての工程を私（マメ父ちゃん）が行っているので、
費用が安い！スピード納期！！
でやらせてもらっています。
ほとんど独学で身に付けたVBAスキルなので、内容によっては開発できないこともあるのでご了承ください。
ご相談、見積もり依頼は完全無料ですので気になる方は下記のリンクよりお問合せ下さい。
マクロが設定されたエクセルファイルをダウンロードする
VBA初心者でも『マクロが設定されたエクセルファイルをダウンロード』ですぐにエクセル作業を自動化することができます。
たとえば、
A４用紙に写真を貼り付けてコメントを入力する作業を自動化したい！という場合、
『写真を貼り付けるマクロ』が設定されたエクセルファイルをダウンロードすれば問題解決です。
実際に、『写真を貼り付けるマクロ』をダウンロードして使っている様子がこちら
ガッツポーズの人
『マクロが設定されたエクセルファイルをダウンロード』する導入方法は、
VBA初心者でもマクロを導入できる、費用が安い、
というメリットがあります。
しかし
VBAに関する情報が多く公開されているとはいえ、ネット上で想定するマクロは見つけることが難しい
というデメリットもあります。
ガッツポーズの人
個人ブログやファイルを販売できるサイト「note」や「Tips」ではいろんなマクロの情報が掲載されているので是非参考にしてみてください。
今までマメBlogで受注した効率化マクロを下記のnoteで掲載していますので併せてチェックしてみてください。
参考書やネットでVBAスキルを身に付ける
先程も紹介しましたが、
VBAは他のプログラミングに比べて参考書やネットで紹介されている情報量が多いので初心者でも導入しやすい
プログラミングです。
言い換えると、
情報量が豊富なので自分で勉強できちゃう
ということです。
私のVBAスキルはほとんど独学で身に付けたもので、
考えた処理のほとんどをVBAで表現できるレベルにまで到達した！
と思っています。
私の作ったマクロをプロのプログラマーが見れば、
お前の書くコードはインチキだ！「変数の宣言」とか「引数」を正しく使えよ！！
と感じるはずです。
でも、
私からすればどうでもいい！！！想定した内容を正しく処理できればよくないですか！？
独学であっても『写真を貼り付けるマクロ』『全てのシートをPDF出力するマクロ』『連番を振るマクロ』など、
業務内容に合ったマクロを開発できるようになれます。
独学でVBAスキルを身に付けるコツは、
エラーが発生してもいいからひたすらコードを書く、なんでもいいからエクセル作業をマクロ化してみる
です。
とは言っても、全くの知識0の方は何をすればいいかわからないですよね。
VBA知識0の初心者の方は、参考書『たった1秒で仕事が片づくExcel自動化の教科書【増強完全版】』を読んでみてください。
VBAの知識0の方でもすいすい読み進められる内容になっています。
やさしい内容にも関わらず「え！！VBAを使えばこんなことできるの！？」と感動すると思います。
実際に私はこの参考書を読んでからVBAの勉強を始めました。
ひらめく人
VBAの魅力を発見した後は、
ひたすら自動化したい処理を実現するコードを書くだけ
です。
【VBA 写真を貼る】、【VBA PDF出力】、のようにネット検索すれば知りたいコードをすぐにゲットできます。
実現したい処理に向かって、「調べる→書いてみる→エラーを改善する→調べる」を繰り返していると
自然といろんなマクロが作れるようになっているはずです。
VBAに興味が湧いてきたという方は今からVBA学習をスタートさせちゃいましょう。