毎月の経理作業をラクにする方法 ～ 知識0の私にもできた実体験 ～
「また確定申告の季節がきた…」と思うだけで憂うつになっていませんか？
独立当初の私もそうでした。
私は2020年に10年勤めた会社を辞め、個人事業主として独立。経理の知識はまったくのゼロ。
仕訳って何？勘定科目ってどこで調べるの？という状態から始まり、本業が忙しい時期に確定申告の準備をしなければならない状況が続きました。
毎年、年末が近づくにつれて気持ちが重くなっていく感覚は、今でも忘れられません。
でも、安心してください。
「エクセルVBAでの自動化」や「会計ソフト」を駆使すれば経理をラクに行う
ことができます。
今では、本業の合間にちょろちょろっと経理処理をするだけ。
この記事では、そんな私が試行錯誤の末にたどり着いた「経理作業をラクにする方法」を体験談を踏まえてご紹介。
エクセルVBAを使った自動化の具体的な方法から、さらに一歩進んだ効率化の手段まで、わかりやすく解説していきます。
個人事業主の経理が「嫌い」になる理由、全部わかります
個人事業主として働いている方なら、一度は経理が嫌になった経験があるのではないでしょうか。
本業に集中したいのに、気づけば領収書の山を前にため息をついている。。。
そういった経験は、決してあなただけではありません。
こんな悩みを抱えていませんか？
以下の悩みに1つでも当てはまる方は、ぜひこの先を読み続けてください。
- 毎月の仕訳入力に1〜2時間以上かかり、本業を圧迫している
- 領収書やレシートが気づけば引き出しにたまっていて、後でまとめて入力するのが苦痛
- 勘定科目の分け方がわからず、毎回ネット検索しながら進めている
- 確定申告の時期になると青色申告書類の作り方を調べるところから始まる
- エクセルで仕訳表を自作しているが、数式が崩れたり転記ミスが発生して不安
- 入力に時間をかけすぎて、経理が嫌いになってきた
私はこれらすべてに当てはまっていました。
独立した当初、経理の知識はゼロ。
商工会議所の無料セミナーや、知人からのアドバイスを頼りに少しずつ覚えていきましたが、仕訳をエクセルに手入力する作業は本当に時間がかかりました。
本業が忙しいときに限って、確定申告の準備をしなければならない。。。
そのたびに「経理さえなければ…」と何度思ったことかわかりません。
「経理嫌い」の個人事業主が陥りがちなパターン
経理を後回しにしてしまうと、さらに状況が悪化します。
- 1ヶ月分の領収書をまとめて入力しようとして、記憶があいまいになりミスが増える
- 確定申告直前に大量の仕訳作業が発生し、毎年同じ後悔を繰り返す
- 入力ミスに気づかないまま申告してしまい、税務上のリスクが生じる
「毎月コツコツやろう」と思っても、忙しさにかまけてつい後回しにしてしまう。
このパターンから抜け出せない方が、実はとても多いのです。
なぜ経理が嫌いになるのか？根本的な原因を整理する
経理が嫌いになる背景には、「エクセル管理の限界」という根本的な原因があります。
多くの個人事業主がエクセルで仕訳や出納帳を管理していますが、実はエクセルは経理作業に向いていない部分が多くあります。
エクセル経理が「つらい」3つの理由
エクセルで経理を管理しているときに感じる「しんどさ」の原因を整理してみましょう。
理由①：自動仕訳の仕組みがない
エクセルは計算ツールであり、会計ソフトではありません。
銀行口座やクレジットカードの明細を取り込んで自動で仕訳する機能がないため、すべて手入力が必要です。
1件1件入力する作業の積み重ねが、経理を「嫌いなもの」にしてしまいます。
■ 理由②：確定申告書類と連動していない
エクセルで仕訳表を作っても、そこから青色申告決算書や確定申告書を自動で作ることはできません。
結果として、「仕訳入力→数字を集計→申告書に手書きまたは別ソフトで転記」という二度手間が発生します。
■ 理由③：管理が属人化して再現性がない
自分なりにエクセルを作り込んでいくと、翌年に同じ作業をしようとしたとき「なぜこの数式になっているのかわからない」という状況が生まれます。
また、フォーマットが壊れたときの修復も大変です。
私がエクセル経理で費やしていた時間
私の実体験をお話しします。
独立後の最初の1年間は、エクセルに自作した仕訳表を使って経理を管理していました。
1ヶ月あたりの入力・チェック時間は3〜4時間
確定申告の時期には、さらに集計と書類作成に丸一日
作成した書類の最終チェックに３時間
本業の合間にこれだけの時間を経理に使っていたのですから、嫌いになるのも無理はありませんでした。
まずはエクセルVBAで経理作業を自動化してみよう
エクセル経理の非効率さを少しでも改善する方法として、「VBA（マクロ）」を活用する手があります。
VBAとはエクセルに組み込まれているプログラミング機能のことで、繰り返し作業を自動化することが可能です。
私自身、会計ソフトを導入する前はエクセルVBAで経理の自動化に挑戦していました。
ここでは、私が実際に使っていた方法と、具体的なVBAコードを紹介します。
VBA活用例①：仕訳データを別シートへ自動転記するマクロ
毎月の仕訳入力が終わったあと、「月次集計シート」へデータを転記する作業を自動化したマクロです。
手作業でコピー＆ペーストしていたものが、ボタン一つで完了するようになりました。
【サンプルVBAコード：仕訳データ転記マクロ】
Sub TransferShiwake()
Dim wsInput As Worksheet
Dim wsOutput As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim outputRow As Long
Set wsInput = ThisWorkbook.Sheets("仕訳入力")
Set wsOutput = ThisWorkbook.Sheets("月次集計")
' 入力シートの最終行を取得
lastRow = wsInput.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
' 出力シートの書き込み開始行を取得（データの続きから）
outputRow = wsOutput.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
' 2行目からデータをコピー（1行目はヘッダー）
Dim i As Long
For i = 2 To lastRow
wsOutput.Cells(outputRow, 1).Value = wsInput.Cells(i, 1).Value '日付
wsOutput.Cells(outputRow, 2).Value = wsInput.Cells(i, 2).Value '勘定科目
wsOutput.Cells(outputRow, 3).Value = wsInput.Cells(i, 3).Value '金額
wsOutput.Cells(outputRow, 4).Value = wsInput.Cells(i, 4).Value '摘要
outputRow = outputRow + 1
Next i
MsgBox "転記が完了しました。"
End Subこのマクロを実行すると、「仕訳入力」シートに入力したデータが「月次集計」シートへ自動で追記されます。
→ → → 経理処理に応用できる「転記マクロ」のダウンロードはこちら
VBA活用例②：仕訳データをCSV出力するマクロ
仕訳データを他のソフトや税務署のe-Taxに取り込むためにCSV形式で出力するマクロです。
【サンプルVBAコード：CSV出力マクロ】
Sub ExportToCSV()
Dim ws As Worksheet
Dim filePath As String
Dim fileNum As Integer
Dim lastRow As Long
Dim i As Long
Dim lineData As String
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("仕訳入力")
lastRow = ws.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
' 保存先を選択
filePath = Application.GetSaveAsFilename
InitialFileName:="仕訳データ_" & Format(Date, "YYYYMM"),
FileFilter:="CSVファイル (*.csv), *.csv"
If filePath = "False" Then Exit Sub
fileNum = FreeFile
Open filePath For Output As #fileNum
For i = 1 To lastRow
lineData = ws.Cells(i, 1).Value & "," & _
ws.Cells(i, 2).Value & "," & _
ws.Cells(i, 3).Value & "," & _
ws.Cells(i, 4).Value
Print #fileNum, lineData
Next i
Close #fileNum
MsgBox "CSVファイルを出力しました。"
End Subこのマクロを使えば、月末に仕訳データをワンクリックでCSV出力できます。
→ → → 経理処理に応用できる「CSV出力マクロ」のダウンロードはこちら
VBA活用例③：複数ブックのデータを1つに集約するマクロ
月ごとに別々のエクセルファイルで管理している場合、年間集計をするときに一つひとつ開いて転記する作業が発生します。
以下のマクロはフォルダ内のすべてのエクセルファイルを自動で開き、データを集約します。
【サンプルVBAコード：複数ブック集約マクロ】
Sub MergeAllBooks()
Dim folderPath As String
Dim fileName As String
Dim wbSource As Workbook
Dim wsDest As Worksheet
Dim wsSource As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim destRow As Long
folderPath = "C:\Users\YourName\Documents\仕訳データ\" '変更してください
Set wsDest = ThisWorkbook.Sheets("集計")
destRow = wsDest.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
fileName = Dir(folderPath & "*.xlsx")
Do While fileName <> ""
Set wbSource = Workbooks.Open(folderPath & fileName)
Set wsSource = wbSource.Sheets(1)
lastRow = wsSource.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
wsSource.Range("A2:D" & lastRow).Copy _
Destination:=wsDest.Cells(destRow, 1)
destRow = destRow + lastRow - 1
wbSource.Close SaveChanges:=False
fileName = Dir
Loop
MsgBox "全ブックのデータを集約しました。"
End Sub年間の仕訳データを一気に集約できるので、確定申告前の集計作業が格段に楽になります。
→ → → 経理処理に応用できる「複数ブック集約マクロ」のダウンロードはこちら
VBAで自動化しても、これだけは解決できなかった
VBAを活用すれば、エクセル経理の作業効率をアップさせることは十分可能です。
実際に私は、同じようなルーティーン作業をVBA使って自動化させていました。
しかし、エクセルVBAで経理を自動化するにはどうしても乗り越えられない「壁」があります。
エクセルVBAには超えられない3つの限界
VBAで自動化できても、以下の3つの壁はどうにもなりませんでした。
限界①：銀行・クレジットカードとの自動連携ができない
銀行やクレジットカードの取引明細を取り込んで自動仕訳する機能は、エクセルVBAでは実現が困難です。
毎月、明細をダウンロードして手作業で仕訳に転記する作業は変わらず残ります。
限界②：確定申告書類の自動作成ができない
青色申告決算書や確定申告書をエクセルVBAで自動作成するのは、税法の知識も必要で非常に難しい作業です。
仕訳入力→集計→申告書への転記という流れが自動化できず、最終的な手作業が残ります。
限界③：マクロのメンテナンスが必要
自作のVBAマクロは、入力フォームを変更するたびにコードを修正しなければなりません。
プログラムの知識が必要なうえ、時間が経つとコードの意味を忘れてしまうことも多く、管理コストがかかります。
正直、エクセルを使い続けたことを後悔している
ここで、私の本音をお伝えします。
VBAを使って頑張って自動化しても、根本的な解決にはなりません。
「自動化したはずなのに、まだこんなに手作業がある」と感じながら、毎月・毎年の経理作業をこなしていました。
正直に言うと、最初からエクセルを使わずに会計ソフトを使えばよかった！と今でも後悔しています。
エクセルに費やした時間と労力を、もっと本業に使えていたはずなのです。
経理でラクをするなら会計ソフトの導入一択
ここまでVBAでの自動化方法を紹介してきましたが、正直ここまでやるなら、もっと楽な方法があります。
それは、クラウド型の会計ソフトを導入することです。
会計ソフトを導入してしまえば、VBAコードの修正や仕訳の見直し、金額の確認、などめんどうな確認作業をする必要がなくなります。
独立当初から会計ソフトを使えばよかったと後悔しない日はありません。
会計ソフトを使うと、VBAでは不可能だったことが全部できる
クラウド型の会計ソフトを導入してからは、以下のことがすべて自動化されました。
- 銀行口座・クレジットカード連携による自動仕訳（手入力がほぼゼロになった）
- 領収書のスマホ撮影でデータ取り込み（レシートの山から解放された）
- 青色申告決算書・確定申告書の自動作成（集計→申告書への転記が不要）
- 請求書の発行・管理も同じソフトで完結
毎月の経理処理にかかる時間は本業の合間の休憩時間で十分。
年末の憂うつ感も、確定申告の手間も、なくなります。
仕訳の疑問はソフトのQ&Aで即解決
「どの勘定科目を使えばいいかわからない」という悩みも、会計ソフトの公式ホームページのQ&Aを見ればほぼ解決できます。
具体的な仕訳例が豊富に掲載されているため、わからないことがあってもすぐに確認できる。
私のように経理の専門知識がない方でも簡単に調べられるよういろんな仕訳事例が掲載されています。
ちなみに、私が利用しているのは「マネーフォワード」という会計ソフトです。
商工会議所や個人事業主の先輩たちから紹介されたのをきっかけに使い始めたのですが、めちゃくちゃ使いやすく経理をやったことがない方でもサクサク操作できるはず。
会計ソフト「マネーフォワード」については下記の記事で詳しく紹介しています。
▶ 【個人事業主おすすめ】マネーフォワードを使うべき7つの理由と導入メリット
まとめ：経理が嫌いな個人事業主が取るべき最短ルート
この記事では、経理が嫌いな個人事業主のために、経理作業を楽にする方法を体験談とともに解説しました。
最後にポイントを整理します。
- 経理が嫌いになる原因はエクセル管理の限界にある
- VBAで仕訳転記・CSV出力・複数ブック集約などの自動化は可能
- ただし、銀行連携・確定申告書の自動作成はVBAでは対応困難
- 会計ソフトを使えばVBAでは不可能な自動化まですべて対応できる
- 経理処理の時間が激減し、本業に集中できるようになる
私のように経理知識ゼロでも、会計ソフトを使えばラクに確定申告を行えるようになります。
まずはVBAで自動化を試してみるのも良いですが、「どうせなら根本から解決したい」と思う方は、会計ソフトへの切り替えが最短ルートです。
少しでも経理の負担が減り、本業に使える時間が増えることを願っています。