【個人事業主必見】経理がめんどくさい！こんな問題を解決する方法5選

 

個人事業主として仕事をしながら、経理まで自分でこなすのは本当に大変です。

 

「レシートを整理して、仕訳を入力して、確定申告書類を作って…」という作業が積み重なるたびに、「こんなに時間と労力をとられるなんて思わなかった」と感じている方も多いのではないでしょうか。

 

私も2020年に10年勤めた会社を退職し、個人事業主として独立したとき、経理の知識はゼロでした。

仕訳のやり方もわからず、商工会議所の無料セミナーに通いながら独学で勉強した経験があります。

 

この記事では、個人事業主の経理がめんどくさくなる原因と、その解決策5選をわかりやすく解説します。

エクセルVBAを使った自動化から、もっと根本的な解決策まで順を追って紹介するので、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

そもそも経理がめんどくさいのはなぜ？あなたの悩みを整理しよう

個人事業主として独立してから、「こんなに経理に時間をとられるとは思わなかった」という声をよく耳にします。

本業をこなしながら経理まで一人でやるのは、思っている以上に負担が大きいものです。

まずは、多くの個人事業主が感じている共通の悩みを確認してみましょう。

 

あなたはこんな悩みを抱えていませんか？

次のリストを読んで、「自分のことだ」と思う項目はいくつありますか？

どれか一つでも当てはまった方は、今の経理のやり方を見直す必要があるかもしれません。

 

私も独立当初はまったく同じ状況でした。

エクセルで出納帳を作り、一件一件手作業で仕訳を入力していましたが、入力とチェックだけで毎月数時間を費やすことに。。。

本業で忙しい中、経理にまで時間をとられることが本当にストレスでした。

 

なぜ個人事業主の経理はここまで大変なのか？

個人事業主の経理がとくに負担が大きい理由は、「一人で全部やらなければならない」からです。

 

会社員時代は、経理部門が帳簿づけや確定申告の手続きをすべてやってくれていました。

しかし個人事業主になると、売上の管理・経費の記録・仕訳・帳簿づけ・確定申告書類の作成まで、すべてを自分でこなす必要があります。

 

しかも日々の本業（営業・納品・クライアント対応）と並行して行わなければならない。

これが「経理がめんどくさい」と感じる根本的な原因と身に染みて感じています。

 

個人事業主の経理がめんどくさくなる5つの原因

経理が大変に感じる背景には、いくつかの具体的な原因があります。

「なんとなく大変」で終わらせず、原因をしっかり把握することが改善への第一歩です。

 

原因① エクセルでは自動仕訳ができない

エクセルは非常に優れたツールですが、会計特有の「自動仕訳」機能がない。

 

銀行口座やクレジットカードから取引データを取り込んで、自動的に勘定科目へ振り分けるという動きはエクセルには存在しないのです。

結果として、取引が発生するたびに「日付・勘定科目・金額・摘要」を一行ずつ手入力することに。。。

月に取引が50件あれば、それだけで相当な時間がかかります。

 

原因② 事業とプライベートのお金が混在しやすい

個人事業主は法人と違い、事業用の口座とプライベートの口座が分かれていないケースが多い。

 

同じ口座でコンビニのコーヒー代と取引先への振込が混在していると、どれが経費でどれがプライベートの支出かを仕訳するだけでも大変な作業になります。

この混在が、帳簿づけを複雑にして「めんどくさい」と感じさせる大きな原因の一つです。

 

原因③ 確定申告の書類作成に専門知識が必要

青色申告では貸借対照表・損益計算書・青色申告決算書などの書類を作成する必要がある。

 

これらは会計の専門的な知識がないと、作成するだけでも相当な時間がかかります。

しかも提出先は税務署。間違えると税務調査の対象になる可能性もあるため、精神的な負担も大きいのです。

 

原因④ 管理が属人化して、年末にまとめてやろうとする

日々の記帳を「後でまとめてやればいい」と後回しにしがち。

 

記帳を後まわしにしても、すぐに何かの問題に繋がることはありません。

ですが、後回しに年末・確定申告シーズンに膨大な量の処理が一気に押し寄せます。

「去年のレシートはどこに入れたっけ？」「この入金は何の売上だったか覚えていない」というパターンに陥りやすく、記録が不完全なまま申告してしまうリスクもあります。

 

原因⑤ 勘定科目や仕訳のルールがわからない

「この経費はどの勘定科目に分類すればいい？」という疑問解決に時間がかかる。

 

たとえば、Zoomの月額料金は「通信費」か「ソフトウェア利用料」か、Amazonで購入した仕事道具は「消耗品費」か「工具器具備品」か、など

このような判断のたびに調べて手が止まることが、経理をめんどくさく感じる大きな要因になっています。

 

解決策① エクセルのVBAを使って仕訳を自動化する

まず手軽にできる改善策として、エクセルのVBA（マクロ）を使って経理作業を自動化する方法があります。

VBAを使えば、手作業だった繰り返し作業を自動化できるため、入力時間を大幅に削減可能です。

 

VBAで実現できる経理自動化の具体例

VBAを活用した経理自動化には、次のような方法が有効です。

 

 別シートへのテキスト転記マクロ

「入力シート」に日付・金額・摘要を入力すると、自動的に「仕訳帳シート」へ転記されるマクロです。

入力のたびにシートを切り替える手間が省けて、入力スピードが上がります。

Sub TransferData()
Dim wsInput As Worksheet
Dim wsJournal As Worksheet
Dim lastRow As Long

Set wsInput = ThisWorkbook.Sheets("入力")
Set wsJournal = ThisWorkbook.Sheets("仕訳帳")

' 仕訳帳の最終行を取得
lastRow = wsJournal.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1

' 入力シートのデータを仕訳帳に転記
wsJournal.Cells(lastRow, 1).Value = wsInput.Range("B2").Value ' 日付
wsJournal.Cells(lastRow, 2).Value = wsInput.Range("B3").Value ' 借方勘定科目
wsJournal.Cells(lastRow, 3).Value = wsInput.Range("B4").Value ' 貸方勘定科目
wsJournal.Cells(lastRow, 4).Value = wsInput.Range("B5").Value ' 金額
wsJournal.Cells(lastRow, 5).Value = wsInput.Range("B6").Value ' 摘要

' 入力欄をクリア
wsInput.Range("B2:B6").ClearContents

MsgBox "転記が完了しました。"
End Sub

 

→ → → 経理処理に応用できる「転記マクロ」のダウンロードはこちら

 

 CSV出力VBA（銀行データを仕訳形式に変換）

ネットバンキングからダウンロードしたCSVデータを読み込み、仕訳帳の形式に変換して出力するマクロです。

Sub ImportBankCSV()
Dim filePath As String
Dim wsData As Worksheet
Dim wsJournal As Worksheet
Dim lastRow As Long, i As Long

' CSVファイルのパスを取得
filePath = Application.GetOpenFilename("CSVファイル,*.csv")
If filePath = "False" Then Exit Sub

Set wsData = ThisWorkbook.Sheets.Add
wsData.Name = "銀行データ"
Set wsJournal = ThisWorkbook.Sheets("仕訳帳")

' CSVをインポート（QueryTablesを使用）
With wsData.QueryTables.Add(Connection:="TEXT;" & filePath, _
Destination:=wsData.Range("A1"))
.TextFileCommaDelimiter = True
.Refresh BackgroundQuery:=False
End With

' 仕訳帳へ転記（2行目からデータ処理）
lastRow = wsData.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
For i = 2 To lastRow
Dim nextRow As Long
nextRow = wsJournal.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
wsJournal.Cells(nextRow, 1).Value = wsData.Cells(i, 1).Value ' 日付
wsJournal.Cells(nextRow, 4).Value = wsData.Cells(i, 3).Value ' 金額
wsJournal.Cells(nextRow, 5).Value = wsData.Cells(i, 2).Value ' 摘要
Next i

' 一時シートを削除
Application.DisplayAlerts = False
wsData.Delete
Application.DisplayAlerts = True

MsgBox "銀行データのインポートが完了しました。"
End Sub

 

→ → → 経理処理に応用できる「CSV出力マクロ」のダウンロードはこちら

 

 

 複数ブックを操作してデータを集計するマクロ

月ごとに別ファイルで管理している経費データを一つのシートに集約するマクロも有効です。

Sub MergeMonthlyData()
Dim folderPath As String
Dim fileName As String
Dim wbSource As Workbook
Dim wsDest As Worksheet
Dim lastRow As Long

folderPath = "C:\経理データ\2024\" ' データが保存されているフォルダ
Set wsDest = ThisWorkbook.Sheets("年間集計")

fileName = Dir(folderPath & "*.xlsx")

Do While fileName <> ""
Set wbSource = Workbooks.Open(folderPath & fileName)

Dim wsSource As Worksheet
Set wsSource = wbSource.Sheets(1)
Dim srcLastRow As Long
srcLastRow = wsSource.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row

' データをコピーして集計シートに貼り付け
lastRow = wsDest.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
wsSource.Range("A2:E" & srcLastRow).Copy _
Destination:=wsDest.Cells(lastRow, 1)

wbSource.Close SaveChanges:=False
fileName = Dir()
Loop

MsgBox "全月データの集計が完了しました。"
End Sub

 

→ → → 経理処理に応用できる「複数ブックを集計するマクロ」のダウンロードはこちら

 

VBAを使うときの注意点

VBAを使えば入力作業の一部を自動化できますが、実際に使い始めるにはVBAの基礎知識が必要です。

 

マクロを組む時間と手間もかかりますし、エクセルファイルが壊れたときのリスク管理も自分でやらなければなりません。

それでも「まずエクセルで経理の効率化をしたい」という方には、VBAは有効な選択肢の一つです。

 

解決策② 事業用口座とプライベート口座を分ける

VBAによる自動化とあわせて取り組みたいのが、事業用の銀行口座を別に開設することです。

 

口座を分けるだけで、帳簿づけの際に「これは経費か？プライベートか？」と迷う回数が劇的に減ります。

事業用口座からの出入金はすべて仕訳の対象、という明確なルールができるからです。

開設する口座は、楽天銀行・PayPay銀行などのネット銀行が手数料も安くておすすめです。

 

解決策③ 領収書・レシートはすぐにデジタル化する

「後でまとめてやる」は経理の敵です。

領収書やレシートが出たその日に、スマートフォンで写真を撮ってデジタル保存する習慣をつけるだけで、年末の書類探しという苦行がなくなります。

電子帳簿保存法の改正で、領収書のデータ保存が認められるようになったため、紙の保管義務も以前より緩和されています。

 

解決策④ 勘定科目は「よく使うものだけ」先に覚える

すべての勘定科目を最初から完璧に覚えようとする必要はありません。

 

個人事業主がよく使う勘定科目は、実は限られています。

 

この8種類を押さえておくだけで、日常の仕訳の8割はカバーできます。

仕訳がわからないときは、会計ソフトの公式Q＆Aページを見れば大抵の疑問は解決できるので、私はよく活用しています。

 

解決策⑤ エクセルVBAの「限界」を知って、次の手を打つ

エクセルVBAでできることはたくさんありますが、正直ここまでやるなら会計ソフトを導入した方が楽だと私は思います。

 

私は業務効率化マクロをいくつも開発してきましたが、経理処理を自動化するマクロの開発は本当に大変！そして自動化できる範囲には、どうしても限界がある。と実感しているからです。

たとえば次のようなことは、エクセルVBAでは難しいく私には実現す可能でした。

 

エクセルVBAではできない3つのこと

・銀行口座・クレジットカードとのリアルタイム自動連携

VBAでCSVをインポートすることはできますが、銀行やカード会社のデータを毎日自動で取得して、仕訳まで自動で振り分けることはVBAでは実現できません。

会計ソフトなら、連携設定をしておくだけで翌朝には前日の取引データが自動取込されていて、勘定科目の候補まで提示してくれます。

 

 ・確定申告書類（青色申告決算書・貸借対照表など）の自動生成

エクセルで仕訳帳を作っても、そこから確定申告書類を自動作成する機能はありません。

書類の様式に合わせて数字を転記する作業が別途発生するため、結局は手間が残ります。

 

・ インボイス制度・電子帳簿保存法への対応

2023年以降、インボイス制度と電子帳簿保存法への対応が義務化・厳格化されています。

これらへの対応をエクセルで行うのは非常に難しく、手動管理ではリスクが高くなっています。

 

私が会計ソフトを導入した経緯と使ってわかった本音

VBAで経理を自動化しようと試みた時期もありましたが、私が最終的にたどり着いたのが会計ソフト『マネーフォワード クラウド』です。

 

2020年に独立したとき、最初はエクセルで仕訳帳と出納帳を作り、せっせと手入力していました。

経理の知識がゼロだったので、仕訳の方法や確定申告のやり方を無料セミナーや商工会議所で教えてもらいながら、なんとか一人でこなす日々。。。

 

そんなとき、周りの個人事業主から「個人事業主ならマネーフォワードがおすすめ」だと紹介されました。

最初は「会計ソフトにわざわざお金を払うのは…」と躊躇していましたが、試しに使ってみるとめちゃくちゃ便利で感動すること間違いなし。

銀行口座を連携させると前日の取引データが翌朝には自動取込されていて、仕訳候補まで表示されます。

私がやることは、表示された候補が正しいかを確認してOKボタンを押すだけ。

 

エクセルで毎月数時間かかっていた作業が、本業の合間の休憩時間にスマホでサクッとできるようになりました。

確定申告シーズンになっても、日頃から口座連携と仕訳確認をこまめにやっていれば、書類はほぼ自動で完成します。

「去年はあんなに憂うつだったのに、こんなに楽でいいのか」と正直拍子抜けしたほどです。

 

まとめ：個人事業主の経理は「やり方」を変えるだけで劇的に楽になる

個人事業主の経理がめんどくさい原因は、エクセル手入力による作業量の多さ・管理の煩雑さ・専門知識の壁にあります。

 

この記事で紹介した5つの解決策をまとめます。

VBAで経理を効率化することは確かに有効ですが、「銀行自動連携・確定申告書類の自動生成・インボイス対応」はVBAでは難しい。

 

これらをまとめて解決したいなら、会計ソフト導入がベストです。

会計ソフトを使い始めてから、経理に費やす時間と精神的な負担が大幅に減少し、本業に集中できる時間が増えたと実感しています。

 

私が利用している会計ソフトについては関連記事「【個人事業主おすすめ】マネーフォワードを使うべき7つの理由と導入メリット」で紹介しています。

 

 

経理に追われる毎日から抜け出して、本業に集中できる環境を手に入れましょう。