【エクセル】ドロップダウンリストを設定する方法~別シートにある一覧表の情報をリスト化~

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疑問がある人

ドロップダウンリストを設定して作業効率をアップさせたい。ドロップダウンリストはどうやって設定するの?

こんな疑問にお答えします。

この記事では、ドロップダウンリストの設定方法を操作中の画面を使ってわかりやすく解説しています。

ドロップダウンリストを設定して作業効率をアップさせたい!と考えている方は是非参考にしてみてください。

 

ドロップダウンリストとは

ドロップダウンリストとはセルに直接テキストを入力するのではなく、指定するリストを呼び出し、リストの中からテキストを選択しセルにに入力できるというものです。

 

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困った人

ドロップダウンリストは他にもプルダウンと言わればすが、どっちの方が正しいのか、違いがあるのかはわかりません。。

下図のように、ドロップダウンリストが設定されたセルをクリックするとリストが表示されます。

 

表示されたリストから入力したい項目をクリックするだけでテキストを入力することができます。

同じ入力内容の繰り返し!ある程度決まっている用語しか入力することがない!という場合にドロップダウンリストの設定が有効です。

 

 

ドロップダウンリストの設定方法

ドロップダウンリストの設定には大きく3つの方法があります。

 

  • リスト項目を直接入力する方法
  • リスト項目の情報を一覧表から取得する方法(表を直接選択)
  • リスト項目の情報を一覧表から取得する方法(名前の管理)

仕事でよく使われるのは2つ目と3つ目の一覧表からリスト項目の情報を取得する方法です。1つ目のリスト項目を直接入力する方法のやり方も知っていて損をすることはないので順番にご紹介していきます。

 

リスト項目を直接入力する方法

1.ドロップダウンリストを設定するセルを選択する

B2セル~B11セルにドロップダウンリストの設定をしていきます。

 

2.「データ」→「データの入力規則」をクリック

ドロップダウンリストの設定は「データの入力規則」を必ず利用します。

 

3.「入力値の種類」→「リスト」を選択

「入力値の種類」→「リスト」を選択すると上記のような画面になります。

 

4.「元の値」にリスト項目を入力する

ドロップダウンリストに果物をリスト化してみます。

「項目1,項目2,項目3, ・・・」のようにリストを作成していきます。ここで注意したいのが、目と項目を区切る記号は半角カンマ( , )ということです。全角カンマ( 、 )だとリスト化されないので気を付けてください。

 

5.ドロップダウンリストの確認

「▼」をクリックするとドロップダウンリストが表示されます。先ほど入力した果物がリスト化されています。これでリスト項目を直接入力する方法は完了です。

 

 

リスト項目の情報を一覧表から取得する方法(表を直接選択)

1.ドロップダウンリストに表示させる一覧表を作成する

sheet2に作成された一覧表の情報をsheet1で表示させます。

 

2.ドロップダウンリストを設定するセルを選択する

B2セル~B11セルにドロップダウンリストの設定をしていきます。

 

3.「データ」→「データの入力規則」をクリック

ドロップダウンリストの設定は「データの入力規則」を必ず利用します。

 

4.「入力値の種類」→「リスト」を選択

「入力値の種類」→「リスト」を選択すると上記のような画面になります。

 

5.元の値に欄をクリックし、一覧表を選択する

 

6.ドロップダウンリストの確認

 

リスト項目の情報を一覧表から取得する方法(名前の管理)

この方法は上記で紹介している「リスト項目の情報を一覧表から取得する方法(表を直接選択)」する方法と結果は同じです。

名前の管理を使うやり方は、一覧表に名前を定義して、その名前をリスト化する!という方法です。「表を直接選択する方法」と「名前の管理を利用する方法」のどちらがいいというわけではありませんが、両方の使い方を覚えていた方がなにかと便利だと思います。

 

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ひらめく人

私は「名前の管理を利用する方法」を利用しています。ドロップダウンリストを複数設定する場合、管理しやすい気がします。

1.ドロップダウンリストに表示させる一覧表を作成する

sheet2に作成された一覧表の情報をsheet1で表示させます。

 

2.作成した一覧表に名前を付ける

「名前の定義」を使うことで一覧表に好きな名前を付けることができます。一覧表の数が多かったり、複雑な一覧表の場合には「名前の定義」を利用した方がドロップダウンリストの設定が楽になります。

3.ドロップダウンリストを設定するセルを選択する

B2セル~B11セルにドロップダウンリストの設定をしていきます。

 

4.「データ」→「データの入力規則」をクリック

ドロップダウンリストの設定は「データの入力規則」を必ず利用します。

 

5.「入力値の種類」→「リスト」を選択

「入力値の種類」→「リスト」を選択すると上記のような画面になります。

 

6.「元の値」に一覧表に付けた名前を入力する

「元の値」に先ほど定義した名前を入力します。ここで注意したいのが、記号(=)は半角にするということです。名前をカッコ「」でくくってしまう方も多いので注意しましょう。

 

7.ドロップダウンリストの確認

 

「名前の定義」を使う方法も「一覧表を直接選択」する方法もやっていることは同じなのでどちらでもドロップダウンリストは表示されます。

 

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指示する人

ドロップダウンリストをいっぱい設定するとき「名前の定義」を使った方があとあと整理しやすいのかな。と個人的に思います。

 

仕事では同じシート内にある一覧表の情報をドロップダウンリストで表示させるよりも、別のシートにある一覧表の情報をドロップダウンリストで表示させることの方が多いと思います。ドロップダウンリストは実務でよく使われる技術なので是非マスターしてみてください。

 

ドロップダウンリストに関するマメ知識

ドロップダウンリストはとても便利なシステムで、利用すると作業効率をアップさせることができます。上記の設定方法の解説では簡単なリストを表示させていますが情報量の多い一覧表をリスト化するとかなり便利です。

例えば、「氏名、会社名、住所、連絡先」の一覧表を作成し、ドロップダウンリストに表示させる設定にしておけば入力作業の手間を大幅に削減することができます。

 

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悩んでる人

私の職場には、紙の一覧表を見ながらデータ入力しているおじいちゃんがいますがかなり作業スピードは遅いです!

こんな便利なドロップダウンリストをもっと便利に使えるようになるマメ知識をご紹介します。

 

リスト以外のテキストも入力したい!エラーを解除する方法

ドロップダウンリストを設定すると、リストを選択してテキストを入力する機会が多くなります。しかし、リスト以外のテキストを手入力したい!なんてこともありますよね。

ドロップダウンリストを設定するときに「エラーメッセージ」に関する設定を変更しなければ、リスト以外のテキストを入力することはできません。下図のようなエラーが表示されます。

このエラーを出ないようにして、リスト以外のテキストを手入力するには以下のように設定する必要があります。

上記のチェックをはずすだけで、エラーが表示されなくなります。リスト以外のテキストを手入力することができ、さらにリストからテキストを入力することもできます。

 

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ひらめく人

基本的にはリストからの入力がほとんどだけど、手入力が必要になることもある!という方はエラー非表示設定を忘れずに行ってください。

 

キーボードだけでドロップダウンリストを開く方法

マウスを使わずキーボードだけで操作をした方が作業スピードが速い場合があります。さらにキーボードだけでドロップダウンリストからリスト項目を選択入力することができるようになれば作業スピードがもっと速くなります。

やり方はドロップダウンリストが設定されているセルを選択後、「Altキー」+「↓」。リストを表示させたあとは入力したいテキストを選択して「Enter」を押すだけ

 

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上を目指す人

ドロップダウンリストと「Altキー」+「↓」の合わせ技で効率をアップさせてください。

 

ドロップダウンリストが設定されたセルを探す

ドロップダウンリストをいくつも設定していると「どこに設定したんだっけ?」とわからなくなってしまうことがあります。シートの仕様を大幅に変更しなければならないというときに、ドロップダウンリストを設定したセルがわかればなにかと便利です。

やり方は「ホーム」→「検索と選択」→「データの入力規則」を選択する。です

実行すると入力規則が設定された全てのセルが灰色になります。

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ひらめく人

ドロップダウンリストを設定を大幅に変更したい!というときに使えます。

 

VBAを使ってドロップダウンリストを設定することが可能

VBAを使ってドロップダウンリストを設定すると以下のようなことができるようになります。

 

  • 条件によってリスト内容を自動的に変更する
  • 条件によってドロップダウンリストを表示するかしないかを決定できる
  • 項目の増減を自動的に変更する

VBAを使えば、ドロップダウンリストに関しても「自動化」をすることができます。気になる方は下記の記事を参考にしてみてください。

VBAを使ったドロップダウンリストを設定する方法について詳しく解説されています。