エクセルで図形をきれいに揃える方法【ショートカットキーやマクロの利用で効率アップ】
豆父ちゃん
こんな疑問にお答えします。
結論からいうと、ショートカットキーを使いこなす！またはマクロを設定する！です。
基本的にエクセルは、図形を使った資料作成に不向きとされています。しかし仕事ではそんなことを言ってられません。補足説明のために簡単な図が必要だったり、直線や矢印を組み合わせてブロック図を作成する！というように、エクセルで図形を使わなければならない場面は意外と多いかと思います。
直線をまっすぐ引けなかったり、ちょうどいい丸の大きさに調整できなかったりしますよね。シンプルな組織図やフローチャートは図形を使えば簡単に作れると思いきや、簡単にはいきません。直線と直線の接合部に少し隙間ができたりははみ出てしまったりと思い通りの資料が作れない！という経験をしたことがあるかと思います。
この記事では、図形を使ってきれいな資料を作成できるようになるテクニックを紹介します。
目次
図形の大きさを編集
図形の大きさを編集するにはコツがいります。マウスを使ってなんとなく図形を編集していてもキレイな資料を作成することはできません。
例えば下図のように、大きさがバラバラな図形(円)の大きさをまとめて揃えることが可能になります。一つ一つ図形を選択して大きさを揃えていくのは効率の良い方法とは言えません。
図形をまとめて選択し、数値でサイズを変更すると一瞬で複数の図形の大きさを揃えることができます。図形の大きさを編集するコツさえ身に着ければ、今まで数時間かけて編集していた内容がほんの数分で処理することができるようになります。
図形の大きさを編集するには3つの方法があります。
- マウス操作による編集
- 数値を入力するして編集
- Shiftキー ＋ 矢印キー
全ての編集方法ができるようになると、シチュエーションによって編集方法を変えながら作業を行うことができるようになるので作業効率を格段にアップさせることができます。
マウスでドラックする方法
一般的な方法で手軽に大きさを編集することができます。しかしマウスの操作で大きさを微調整するのは難しいというデメリットがあります。
数値を入力する方法
図形の書式→サイズでの大きさ編集は微調整が可能なのでおすすめの方法です。また図形を複数選択した状態で大きさの変更を行うと、選択している図形をまとめて指定した大きさに編集することが可能です。
Shiftキー ＋ 矢印キーまたはShiftキー ＋ 矢印キー ＋ Ctrlキー
図形選択中にShiftキーを押しながら矢印キーを入力することで図形の大きさを調整することができます。さらにShiftキーとCtrlキーを押しながら矢印キーを入力することで大きさの微調整を行うことができます。
マウス操作や数値入力よりも大きさの微調整を行いたいという方におすすめのショートカットキーです。
図形の表示位置を編集
図形の表示位置を揃えることはキレイな資料作りに欠かせません。図形が揃っているのと揃っていないのとでは資料の見栄えが全然違います。
マウスでドラックする方法
図形を選択した後、マウスをドラックさせると図形を移動させることができます。最も簡単に図形の表示位置を編集することができる方法です。しかし微調整が難しいというデメリットがあります。
Alt ＋ マウス操作
Altキーを押しながらマウスをドラックさせ図形を移動させると、セルとセルの境目で移動を一時停止させることができます。複数の図形の位置をセルとセルの境目に揃えることができるのできれいな資料を作成できるようになります。
矢印キーで移動させる方法
図形を選択した後、矢印キーで図形を移動させることができます。図形を重ねて資料を作成するときには矢印キーを使って図形を移動させる方法がおすすめです。
図形編集でおすすめのコマンド
図形を編集には「オブジェクトの選択」と「トリミング」というコマンドがおすすめです。この2つのコマンドと先ほど紹介した図形の大きさ、表示位置を編集する方法を組み合わせて編集することで、効率的に図形の編集作業が行えるようになります。
オブジェクトの選択
オブジェクトの選択を使うと、図形をまとめて選択することができます。
図形の大きさや表示場所をまとめて編集することができるので図形の編集作業を効率的に行うことができます。
トリミング
写真データやプリントスクリーンで貼り付けたデータには必要のない余分な部分がありますよね。トリミングを使えば、この余分な部分を思い通りに切り取ることができます。
トリミングで画像を切り取るときもAltキーを使うとセルとセルの境目に合わせて切り取ることができます。
Altキーを使ったトリミングを使えば画像データを同じ大きさに切り取ることができます。
コマンドをツールバーに設定しておけばすぐにコマンドを使えるようななるのでとても便利です。私は「オブジェクトの選択」「トリミング」「ボタン(ユーザーフォーム)」の3つのコマンドをツールバーに設定し作業しやすい環境にしています。
下記のページでは、ツールバーにコマンドを設定する方法が詳しく紹介されています。気になる方は是非チェックしてみてください。
図形を編集するエクセルマクロ
図形の編集にはマクロを使うことがおすすめです。
- 大きさを自動で編集
- 表示位置を自動で編集
- 色を自動で編集
編集する内容が決まっている資料作成はマクロを使うことで完全自動化することができます。手間と時間のかかる図形編集を自動化することで作業効率を格段にアップさせることができます。
私の会社では、毎月同じような資料を作成して協力会社の方に提出しています。その資料の中には「出席の有無」、「添付資料の有無」という記載事項がります。これは有り無しのどちらかに図形で〇をつけなさい！という内容なのですが、図形の大きさや表示位置の調整に意外と手間がかかっていました。
マクロを使えば図形の大きさや表示位置の調整を自動化することができるので無駄な手間を省くことができます。
下記のサイトでは図形を編集するマクロの作り方や導入の方法について詳しく紹介されています。また図形の挿入調整できるマクロが設定されたエクセルファイルをダウンロードしてお使いいただけます。
図形を編集するエクセルマクロの導入事例
図形を編集するエクセルマクロは仕事でよく使われます。仕事の効率をアップさせたい！という要望で開発した図形編集マクロをいくつか紹介します。
写真を自動で貼り付けるマクロ
写真の貼り付けマクロは、写真の大きさや表示場所を自動で調整することができます。
写真データの名前を表示させたり貼り付ける場所を指定したりすることも可能です。使い方によっていろんなアレンジをすることが可能です。写真を自動で貼り付けるマクロの開発依頼は下記の送信フォームからお問い合わせ下さい。
図形（直線）を使った予定表の編集マクロ
日付や時間を入力した一覧表の情報をもとに予定表を自動的に作成するエクセルマクロです。
図形（直線）や罫線を使って予定を表示します。線の種類や色を変えることでいろんな種類の予定を一目で確認することができます。図形（直線）や罫線を使って予定表を作りたい！と言う方は是非参考にしてみてください。