データ管理業務の効率をアップさせるコツ【実用的なエクセルマクロ3選】

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疑問がある人

データ管理業務の効率をアップさせたい!

こんな要望にお答えします。

結論からいうと、業務内容に合わせたエクセルマクロを導入する!です。

エクセルマクロは、VBA(Visual Basic for Applications)というプログラミングを使って日頃行なっているエクセル作業を自動化させることができます。

例えば以下のようなことを自動化できます。

 

  • シート1のテキストをシート2に転記する
  • ブック1のテキストをブック2に転記する
  • 入力されたテキストの内容で背景色を変える

上記の項目を自動化するだけでも、データ管理の効率を格段にアップさせることができます。

この記事では、データ管理業務に利用できる3種類のエクセルマクロについて詳しくご紹介しています。

 

シートから別シートに情報を転記するエクセルマクロ

シートから別シートに情報を転記するエクセルマクロはデータ管理業務に限らず、いろんなエクセル作業に応用することができます。

私の職場では、決められた様式の書類作成業務によく使われています。

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ひらめく人

上記のようなイメージです

別シートに情報を転記するマクロはいろんな仕事に応用することができるので使い方を是非マスターしてみてください。

 

サンプル事例

「工事注文書」という、決められた書類の作成作業をエクセルマクロを使って自動化する。

 

具体的にどのような処理を自動化できるかは下記の動画を参考にしてください。

 

 

  • 「一覧表」シートの情報を「工事注文書」シートに転記する
  • 工事番号を指定するだけで、各項目の情報を転記する
  • 各項目の書式を自動設定する

上記の3つの項目を自動化するマクロが設定されています。

シートから別シートに情報を転記するエクセルマクロを導入することで以下のような効果を得ることができます。

転記マクロのメリット

 

  • 過去に作成した書類を簡単に出力できるようになった
  • 編集ミスが激減した
  • 作業スピードがアップさした

下記の記事では、転記マクロの導入方法が詳しく紹介されています。

コピペしてすぐに使えるサンプルマクロが掲載されているので、転記マクロをすぐにデータ管理業務に応用したい!と考えている方は是非チェックしてみてください。

 

ブックから別のブックに情報を転記するエクセルマクロ

ブックから別のブックに情報を転記するエクセルマクロは、マクロが設定されたブックを操作するだけで複数のブックを同時に編集することが可能です。

そのため、いろんなブックを開いて画面を切り替えながら作業をする必要がなくなるため仕事の効率をアップさせることができます。

 

サンプル事例

「勤務表」というブックの編集内容を、「個人の超勤整理簿」に反映させる。

 

具体的にどのような処理を自動化できるかは下記の動画を参考にしてください。

職場全員の勤務を管理している一覧表の情報を、個人の超勤整理簿に反映させています。

このマクロは、実際に私が勤める職場で問題となっていた事象を解決するために開発しました。

 

その事象とは、

「職場全員の勤務を管理している一覧表」の内容と「個人の超勤整理簿」の内容が毎回違っていて、管理者が行う月末の整理が大変

ということです。

 

そもそも入力内容がほとんど同じなのに、管理しているブックを分けているのが問題なのでは?と感じますよね。

管理者にブックをまとめることを提案すると、「会社で決められたルールなのでまとめることはできない!」だそうです。

 

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悩んでる人

いろんなルールが追加されて管理する方も大変です。。

内容を一致させなければならないブックが複数ある場合、ブックから別のブックに情報を転記するマクロはとても便利です。

 

ブックから別のブックに情報を転記するマクロを導入することで以下のような効果をえることができました。

ブックから別のブックに情報を転記するマクロのメリット

 

  • 開くブック数を最小限に抑えることができる
  • 編集ミスを減らすことができる
  • データ管理が簡素化する

下記の記事では、ブックから別のブックに情報を転記するマクロの導入方法が詳しく紹介されています。

コピペしてすぐに使えるサンプルマクロが掲載されているので、ブックから別のブックに情報を転記するマクロをすぐにデータ管理業務に応用したい!と考えている方は是非チェックしてみてください。

 

新しくブックを作成し情報を転記するエクセルマクロ

新しくブックを作成し情報を転記するエクセルマクロは、新規で作成したブックに一部分のデータを転記し、指定する場所に名前をつけて保存することができます。

膨大な量のデータを管理しているブックの一部の情報を別のブックで編集・管理したいというときに便利なマクロです。

 

サンプル事例

あらゆる情報が記載されている「設備台帳」から、「設備場所」「品形」「取付日」の情報だけを新規ブックに転記。ファイル名を「データ管理(現在日時)」としてデスクトップに保存する。

 

マクロを実行すると下記のような処理を行うことができます。

右側のブックをデスクトップに新規作成

どんなに情報量が多くても一瞬で必要な情報だけを取り出すことができます。

 

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ひらめく人

このマクロはバックアップ保存用としても利用できます。

新しくブックを作成し情報を転記するマクロのメリット

 

  • 膨大な量のデータを抜粋して編集できる
  • バックアップ保存としても利用できる
  • 転記作業の効率がアップする

ありとあらゆる情報を管理しているエクセルファイルの中で、「これとこれの情報を別のブックに取り出したい」という場面があるかと思います。

そんなとき「新しくブックを作成し情報を転記するマクロ」が役立ちます。

 

一度に複数のブックを作成することも可能なので、転記する項目毎にブックを作成することも可能です。

膨大な量のデータ管理をブックごとで行っている方におすすめのエクセルマクロです。

 

データ管理業務は自動化することがおすすめ

管理業務やチェック業務はプログラミングを使って自動化してしまうことがおすすめです。

なぜなら、手作業で作業を行うより「早い・正確・簡単」に作業を処理することができます

特に、毎日行うような単純作業はプログラミングを使った方が絶対に効率的です。

私はVBAを使ってエクセル作業の自動化を行うようになってから作業スピードが上がった以外にも、「仕事のストレスが激減する」というメリットを得ることができました。

毎日同じような単純作業を繰り返していると、肉体的にも精神的にも疲れが溜まってきます。

疲れているときにノルマを気にして黙々と作業を進めると思わぬミスを発生させてしまい、やり直しなんてことも、、

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ダウンする人

単純作業は負のスパイラルに陥りやすい。。

エクセルマクロを使えばエクセル作業をプログラムが代わりに処理してくれるので、自分は別の仕事に取り掛かることができます。

あなた一人で二人分の仕事をこなすことだって可能になります。

エクセル作業が多い!人手が少ない!という環境で働いている方はエクセルマクロの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

下記の記事では、本気でVBAを身につけたい!という方におすすめのプログラミング学習方法をご紹介しています。

記事で紹介している【1st Step】はプログラミング初心者の方のためのオンライン学習サービスです。

 

私はエクセルVBAの参考書【1st Step】の2つの教材を利用することで、0からVBAスキルを身につけることができました。

仕事をしながらプログラミングの勉強を継続させるのはとても大変でした。

 

  • 意味不明な用語を調べなければならない
  • わからない部分があっても誰かに教えてもらえない
  • 成長しているのか実感しにくいためモチベーションを保てない
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ガッツポーズの人

【1st Step】を始めてからは、こんな問題で悩むことがなくなりました。

仕事をしながらプログラミングの勉強をしたい!と考える方は是非参考にしてみてください。

>>【1st Step】公式ホームページはこちら