進捗管理をエクセルで行う方法【複数人の進捗を一括管理できる仕組みを紹介】

疑問がある人

チームの進捗状況を効率よく管理したい。いい方法ってないの？

こんな疑問にお答えします。

この記事では、各個人シートの情報を進捗管理シートに集約するVBAを使ってチームの進捗管理を効率よく把握する方法を紹介しています。

チームの進捗管理を行う方法はいくつかありますが、効率の良い方法を採用しなければ作業が複雑化して余計な仕事が増えてしまうことがあります。私の職場では「各個人が作成している進捗管理表を一つ一つコピーして１つのエクセルファイルにペーストする」という作業を行っていましたが、エクセルファイルの数が多いと作業に時間がかかったりコピペミスが発生したりする可能性があります。

情報を１つのシートに集約するVBAを導入すればこんな問題を解決することができます。

1 進捗管理を行うエクセルとはどういうもの？
2 進捗管理VBAを導入する方法
3 進捗管理VBAで仕事の効率アップ
4 業務内容に合わせたVBAを開発するためには基礎を学ぶ必要がある

進捗管理を行うエクセルとはどういうもの？

進捗管理をするエクセルは、Aさんはここまで仕事が進んでいて、Bさんはまだ全然仕事が進んでいない、というようにメンバー各々がどれだけ仕事が進んでいるかを確認するためのものです。

各メンバーのシート情報を「進捗管理シート」に集約します。

VBAを使って情報を集約することで、転記ミスを防止し作業時間を短縮することができます。業務に合わせた様式に設定することで、どんな様式にも対応することができます。

今まで私が経験した進捗状況管理方法は以下のようなものでした。

チーム全体の進捗状況を管理するために、メンバー各々が編集している進捗管理表エクセルを一つ一つ確認する

→チーム全体の比較ができない

進捗管理ブックを作成し、メンバー各々のシートを作って編集する

→チーム全体の比較ができない

→管理を目的としているのに、編集作業がメインになってしまう

これらの方法はあまり効率のいい手段ではありません。

情報を集約するVBAを使えば、チームメンバーが編集する進捗管理のエクセルファイルもしくはシートの情報を一瞬で集約することができるので、上記のデメリットを全て解消することごできます。

進捗管理VBAを導入する方法

進捗管理VBAを導入する方法を画像を使って順番にご紹介していきます。

1.様式設定

この記事で紹介している進捗管理表は上記の様式で作成しています。業務内容によって様式は自由に変更することができます。

2.VBAを起動

3.標準モジュールを作成

4.ModuleにVBAを記入

5.Moduleに記入するサンプルVBA

1	Sub 案件進捗()
2	Dim Ash As Worksheet
3	Dim Bsh As Worksheet
4	Dim Csh As Worksheet
5	Dim Dsh As Worksheet
6	Dim Esh As Worksheet
7	Dim Fsh As Worksheet
8	Set Ash = ThisWorkbook.Worksheets(“案件進捗")
9	Set Bsh = ThisWorkbook.Worksheets(“Aさん")
10	Set Csh = ThisWorkbook.Worksheets(“Bさん")
11	Set Dsh = ThisWorkbook.Worksheets(“Cさん")
12	Set Esh = ThisWorkbook.Worksheets(“Dさん")
13	Set Fsh = ThisWorkbook.Worksheets(“Eさん")
14	ga = Ash.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
15	gb = Bsh.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
16	gc = Csh.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
17	gd = Dsh.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
18	ge = Esh.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
19	gf = Fsh.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
20	Ash.Range(Ash.Cells(5, 2), Ash.Cells(ga, 21)).Clear
21	Ash.Range(Ash.Cells(5, 2), Ash.Cells(ga, 21)).ClearFormats
22	Ash.Cells(4, 2) = “1"
23	For i = 6 To gb
24	ga = Ash.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
25	For j = 2 To 18
26	Ash.Cells(ga + 1, j) = Bsh.Cells(i, j)
27	Next j
28	Next i
29	For i = 6 To gc
30	ga = Ash.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
31	For j = 2 To 18
32	Ash.Cells(ga + 1, j) = Csh.Cells(i, j)
33	Next j
34	Next i
35	For i = 6 To gd
36	ga = Ash.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
37	For j = 2 To 18
38	Ash.Cells(ga + 1, j) = Dsh.Cells(i, j)
39	Next j
40	Next i
41	For i = 6 To ge
42	ga = Ash.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
43	For j = 2 To 18
44	Ash.Cells(ga + 1, j) = Esh.Cells(i, j)
45	Next j
46	Next i
47	For i = 6 To gf
48	ga = Ash.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
49	For j = 2 To 18
50	Ash.Cells(ga + 1, j) = Fsh.Cells(i, j)
51	Next j
52	Next i
53	ga = Ash.Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row
54	Ash.Range(Ash.Cells(5, 2), Ash.Cells(ga, 18)).Borders.LineStyle = xlContinuous
55	Ash.Range(Ash.Cells(5, 2), Ash.Cells(ga, 18)).Borders(xlInsideVertical).LineStyle = xlContinuous
56	Ash.Range(Ash.Cells(5, 2), Ash.Cells(ga, 18)).Borders(xlInsideHorizontal).LineStyle = xlContinuous
57	Ash.Cells(4, 2).ClearContents
58	Ash.Range(Ash.Cells(5, 5), Ash.Cells(ga, 9)).HorizontalAlignment = xlCenter
59	Ash.Range(Ash.Cells(5, 11), Ash.Cells(ga, 14)).HorizontalAlignment = xlCenter
60	Ash.Range(“B:R").EntireColumn.AutoFit
61	Ash.Range(“E:I").EntireColumn.ColumnWidth = 8
62	Ash.Range(“K:N").EntireColumn.ColumnWidth = 10
63	End Sub

6.シートにVBAを記入

7.シートに記入するサンプルVBA

1	Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
2	On Error Resume Next
3	If Target.Row = 1 And Target.Column = 1 Then
4	Call 案件進捗
5	If Err <> 0 Then
6	Err.Clear
7	End If
8	End If
9	End Sub