議事録自動作成ソフト【AIGIJIROKU】の特徴 ~ 議事録作成の無駄な時間を大幅に削減できる ~

Left Caption

豆父ちゃん

議事録の作成ってものすごい手間と時間がかかる。もっと効率よく議事録を作成したい。

こんな疑問にお答えします。

結論から言うと、議事録自動作成ソフト【AIGIJIROKU】を導入する!です。

私の会社では、議事録は若手社社員が作成するもの!という風習があります。私も入社してから5年間、議事録担当をしていましが、経験の少ない若手社員にとってとても難しい作業だと思います。

 

  • 経験が少ないため、話している内容が理解できない
  • 内容が理解できない会議を聞いていると眠くなる
  • 冗談なのか本気なのかわからない会話がある

上記のようなことから、議事録は熟練された知識があるベテラン社員が行うべきものでは?と感じていました。しかし会社の風習を簡単に変えることはできません。現に私も後輩に議事録担当を任せて次のステップの仕事をしています。

専用ソフトを使って議事録作成を自動化し、仕事の効率をアップさせましょう。


議事録自動作成ソフト【AIGIJIROKU】とは

AIが会議の発言をリアルタイムに文字起こし – クラウドだからノートPC1台あれば、ミーティング参加者の会話を自動でテキストに変換。記録&翻訳、議事録作成にかかる時間や手間、文字起こしに掛かるコストを削減し、御社のスマートミーティングを推進します。

議事録作成業務を0分に!音声認識制度最高99.8%

AIが参加者を判別。自動で録音、記録、修正、翻訳を行います。

 

 

議事録自動作成ソフト【AIGIJIROKU】の特徴

誰でも簡単に使える

【AIGIJIROKU】はログインするだけでだれでも簡単に使い始めることができます。突然、議事録の担当になっても迷うことなく対応することができます。

 

  • いつも議事録を担当している社員が休んでしまった
  • 記録用のファイルはどこにあるかわからない
  • いつも議事録をどのように記録しているのかわからない

【AIGIJIROKU】を使えば、このような問題は起こりません。議事録担当自体なくなり、だれでも簡単に議事録を作成することができます。私の職場では、スマホやパソコン操作が苦手なベテラン写真の方でも簡単に操作しています。

 

低価格設定

【AIGIJIROKU】の料金

料金 無料 1500円/月 29800円/月
主な機能 チュートリアルと閲覧可能 閲覧・収録・編集が可能 全機能が利用可能

私の会社では、月額1500円のプランを利用しています。議事録が必要な会議や打ち合わせが一ヶ月のうちに数十件あるのですが、すべて【AIGIJIROKU】を使っています。

もし【AIGIJIROKU】を使わずに手作業で議事録を作成した場合、どれだけの手間と時間が必要なのか想像もできません。

 

業種別音声認識機能

私は、電気設備を保守・管理する会社に勤めています。

会議や打合せでは聞いたこともないような専門用語がよく使われるのですが、行種別音声認識機能を使えば正確に記録することができます。例えばガセン、アレスタ、トランスなど、日常生活では耳にすることのない用語も正確に認識されます。

【AIGIJIROKU】が導入される前、私が入社したての頃はボイスレコーダーやメモをとって議事録を作成していました。聞いたこともない用語を文字にするのはとても大変な作業で、議事録担当になったときはとても苦労しました。

勉強のために若手社員が議事録をとる風習がらありましたが、議事録を作成する業務の効率を考えると決して良い方法ではありません。

【AIGIJIROKU】を使えば、経験に関係なく確実に議事録を作成することができるので、議事録作成業務の効率が格段にアップします。

 

いろんな環境に適応

【AIGIJIROKU】はいろんな環境で使うことができます。

Aパターン・・・Aさん、Bさん、Cさんが同一空間で1台のPCスピーカ・マイクを使う場合

Bパターン・・・Aさん、Bさん、Cさんが別々の空間でそれぞれのPCからイヤホンを使う場合

Cパターン・・・別々の空間でAさんがイヤホンを使い、BさんがPCスピーカ・マイクを使う場合

Dパターン・・・Aさん、Bさんが同一空間で、CさんとDさんが同一空間でそれぞれがPCスピーカ・マイクを使う場合

 

私の職場では、ほとんどが対面での会議や打合せだったのでボイスレコーダーやメモを取って議事録を作成していました。しかしテレワークや在宅勤務が増えて、zoomなどの通信ソフトを使った会議の議事録を収録するために【AIGIJIROKU】を利用することが多くなりました。

直接会って打合せができないため、会議や打合せが機械的なものになった気がします。

 

  • その場の雰囲気を感じとるができない
  • 雑談が減り、いろんな「気付き」がなくなった
  • 会議や打合せの重要性の低下

対面での会議や打合せが増えることで、上記のようなデメリットが発生してしまいます。そのため会議で打合せた内容を確実に記録しなければ、さらに会議の重要性が低下し会議なんて必要ない!ということになりかねません。

対面でできない会議では、【AIGIJIROKU】を利用し全ての打合せを確実に記録する必要があります。

【AIGIJIROKU】の利用で議事録作成業務の効率アップに加え、作成する議事録の精度アップの効果が実証され、【AIGIJIROKU】の利用が当たり前になっています。

 

議事録自動作成ソフト【AIGIJIROKU】導入での変化

【AIGIJIROKU】の導入で、議事録作成にかかっていた時間を大幅に削減することができました。

一日中会議をしたときの議事録は、作成に1週間から2週間の時間がかかっていました。時間が経つにつれてボイスレコーダーやメモからの文字お越しの精度も落ちてしまうので完成度はあまり高くない議事録になってしまっていたと思います。重要な仕事が重なったときは議事録の作成が後回しになってしまい、最悪の場合議事録を作成しなかったときもあります。

さらに議事録担当者が不在のとき、だれも議事録をとっておらず作成すること自体不可能という会議もいくつもあります。

【AIGIJIROKU】が導入されるきっかけとなったのが、1年や2年前の資料を調査する監査です。この監査で今まで真剣に考えていなかった議事録の在り方が問題となり【AIGIJIROKU】が導入されました。

【AIGIJIROKU】導入での変化

 

  • 議事録作成にかかる時間がなくなった
  • だれでも議事録を作成することができるようになった
  • 議事録の取り忘れがなくなった
  • 完成度が統一された
  • 会議の準備で過去の議事録を参考にする人が増えた

会議や打ち合わせが多い、議事録を作成する時間がもったいないと考えている方は是非【AIGIJIROKU】の導入を検討してみてください。

 

議事録作成は自動化するべき理由

理由① 手間と労力がかかる作業の割に利用されることが少ない

議事録の作成は手間と労力がかかり難しい作業であることを紹介してきました。それにも関わらず、私の職場では作成した議事録が役立つことはほとんどありません。

なぜなら議事録は、問題発生後の振り返りで使われることがほとんどだからです。

 

  • 作業中にケガをした
  • 材料の発注を間違えてしまった
  • スケジュール調整がうまくいかなかった

上記のような問題が発生したときに議事録を確認し、誰がどのような発言をしていたのか、問題が発生しないような打合せをしていたか、など確認します。

議事録が使われないということは問題が発生していない!ということなので良い事なのですが、手間と時間をかけて作成したものが使われないまま終わってしまうのでモチベーションが上がりません。

 

理由② 振り返り作業は楽しい作業ではない

理由①で説明したように議事録は、問題発生後の振り返りで使われることがほとんどです。

振り返りはまた同じ問題を発生させないようにするための重要な作業なのですが、ネガティブな要素を洗い出す作業なので、楽しい要素は一つもありません。

 

  • なぜ問題が発生したのか
  • 誰の指示で問題が発生したのか
  • ルールは守られていたのか

同じ失敗を繰り返さないために振り返り作業が必要とされていますが、やっていることは問題を発生させた犯人探しをしていることと変わりありません。

議事録を職場のみんなて確認しているときに、「私はこんな発言していない、議事録が間違っている」という指摘を受けたことがあります。議事録を作成したあとすぐにボイスレコーダーのデータは削除していたので、議事録が正しいかどうかの確認をする術がありませんでした。議事録の作成には責任が伴うので注意が必要です。

 

理由③ 上司によって記録するべきポイントが異なる

上司によって議事録の記録すべきポイントが異なることがあります。

A上司の場合

一言一句漏らさず議事録を作成すること。誰がどんな発言をしたかが重要

 

B上司の場合

重要だと思うところだけまとめること。あいさつや冗談話は省略すること

上司によって議事録の取り方を変えなければいけないのはかねり大変な作業です。

A上司の場合、議事録の作成にかなりの労力と時間がかかるが完成した議事録に個人差がない。
B上司の場合、簡単に議事録を作成できるが議事録の完成度に個人差が出る。

それぞれにメリットとデメリットが存在します。一番の問題は議事録担当者の負担が大きい!ということです。議事録を記録する手法を途中で変更する!ということは簡単なことではありません。

【AIGIJIROKU】を利用すれば、だれでも簡単に同じ完成度の議事録を作成することができます。

 

作業の効率を上げるには専用ソフトの活用がおすすめ

作業効率を上げるには専用ソフトの活用がおすすめです。

【AIGIJIROKU】の導入前、なんとか議事録作成業務の効率を上げようと思い、ボイスレコーダーの音声をスマホの無料文字お越しアプリでテキスト化する!という方法をとっていました。しかし無料アプリではテキスト化の精度が悪く、確認と修正でかなりの時間と労力を費やしていました。

このとき、ほんきで作業効率を上げるなら専用、尚且つ有料のソフトの導入が必要不可欠と感じました。

下記では、私が体験した作業効率アップにおすすめの専用ソフトを紹介しています。

 

情報共有ビジネスツール【Stock】

スマホやパソコン操作が苦手なベテランの方でも簡単に操作できるほど扱いやすい情報共有ツールです。現場で撮影した写真を共有したり、作業別にファイルや写真データを【Stock】に保存し職場内で共有できます。外出勤務があり、職場の全員で打ち合わせをする時間が限られている!という方におすすめです。

主な機能①スマホで操作可能
スマホから撮影した写真もすべてボタン1つでストックできます。

主な機能②メール自動転送機能
あなたが普段お使いのメールに来たメール内容を、自動で「Stock」にストックすることができます。

主な機能③自動プレビュー
いちいちダウンロードすることなく、ファイルや画像が、ブラウザ上でプレビューされます。

 

 

 

クラウド見積書・請求書・領収書管理サービス【Misoca】



経理業務をエクセルで処理しているという方におすすめの会計ソフトです。【Misoca】導入前はマクロを組んだエクセルで経理業務を行っていたのですが、専用ソフトには敵わないと諦めて【Misoca】を利用しています。

私が感じる一番のメリットは、確定申告ソフトなどに連携できるということ!

入力ミスや転記ミスが許されない経理業務は自作のエクセルではなく、しっかりとした専用ソフトがおすすめです。

主な機能①簡単に入力できる様式
設定されている入力項目に沿って入力するだけで請求書がすぐに作成できます。

主な機能②便利な変換機能
見積書から納品書・請求書への変換や、請求書から領収書・検収書の作成もカンタンです。転記ミスや記載漏れの心配はもうありません。

主な機能③素早くメール
メール送付・PDF発行・リンク共有・郵送もワンクリックで完了。請求書自動作成や自動メール送信、確定申告ソフトへの仕訳自動送信などの自動化機能で、経理業務の手間を大幅に効率化します。

 

 

予定管理ツール【aipo】

 

スケジュール管理を低価格で素早く簡単に行いたい!という方に【aipo】はおすすめです。必要な機能を自分で選ぶことができ、選んだ機能分の料金しかかかりません。

有料ソフトの導入ができない職場だったので、【aipo】導入前はマクロを組んだエクセルカレンダーでスケジュール管理を行っていました。

エクセルカレンダーと【aipo】の両方を使ってみて、エクセルカレンダーよりもはるかに【aipo】の方が使いやすく感じました。専用ソフトを導入してもよい環境では積極的に専用ソフトを導入していきましょう。

下記のリンクでは、【エクセルカレンダーのダウンロード】をすることができます。実際に私が使っていたエクセルカレンダーなので十分使いやすいと思います。有料ソフトの導入ができない環境で働く方は是非参考にしてみてください。

 

主な機能①日程調整を自動化してメール往復をゼロに
自動抽出された自分の空き時間をお客様にお伝えできるので、1回のメール送信で日程が決まります。 仮の予定でカレンダーが埋まることはもうありません。

主な機能②社内外の予定をひとつのカレンダーで
ひとつの画面でチームのメンバーや会議室の予定を確認できるので、空き時間がひと目で分かります。 同じ時間帯に重複して予定を登録しようとするとアラートが表示されるため、ダブルブッキングを防げます。

主な機能③チームの成長に合わせて機能も成長を
やりたいことが増えてきたら、使いたい機能を追加できます。チームの仕事の幅が増えても、チーム規模が大きくなっても、ずっと使えます。

 

 

上記3つの専用ソフトは私が実際に使ってみて、使いやすくて作業効率がアップした!と感じた専用ソフトです。作業効率をアップさせたいと考えている方は是非参考にしてみてください。