プロジェクトリーダーに必要なスキル【優秀なリーダーになる考え方】

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豆父ちゃん

プロジェクトのリーダーを任命された。リーダ-に必要なスキルや知識ってなに?

こんな疑問に対して、私の経験を踏まえてお答えします。

結論から言うと、リーダーとしての考え方を身に着け試行錯誤しながら行動する!です。

私は、大手電気設備管理会社に勤めています。仕事では、何件もの電気工事監督を行っていてプロジェクトリーダーとして業務を行っています。

何年もプロジェクトリーダーを任されているので、協力会社との打合せや工事内容の打合せなど、業務を円滑にすすめることができるようになりましたが、最初はとても大変でした。

下っ端作業員からプロジェクトリーダーに代わる時期が一番大変です。

今まで行ってきた仕事のやり方や考え方を改めないとリーダーは務まりません。さらにプロジェクトではいろんな方と一緒に仕事はするケースがほとんどです。

私の仕事では、常に4系統の会社の方と打合せしながら電気工事プロジェクトを行っています。

 

  • 工事を発注した会社
  • 工事を施工する会社
  • 電気設備の材料を販売している会社
  • 建築関係の会社

プロジェクトリーダーは、他系統の会社の方との打合せから電気工事に関する技術的なことの把握まで行わなければなりません。

何年もプロジェクトリーダーを任されている私が、リーダーとしての考え方やおすすめの働き方を紹介します。

 

プロジェクト全体のスケジュールを管理

プロジェクトリーダーで最も大事な役割が、プロジェクト全体のスケジュール管理をする!ということです。

記事の冒頭でも紹介しましたが、プロジェクトというのはいろんな会社の方々と仕事をすることがほとんどです。リーダーが全体のスケジュールを常に把握しておかなければ円滑にプロジェクトを進めることができません。

私がプロジェクトリーダーを任されるようになった時期で一番苦労したのが、このスケジュール管理です。

 

  • 材料っていつまでに用意すればいい?
  • 建築さんのあとに電気工事をしたいんだけど、建築工事はいつやるの?
  • 予定より施工が長引きそう、プロジェクトの期限っていつまで?

プロジェクトリーダーには、いろんな質問や意見の問い合わせが一気にきます。即答するためには常にスケジュールを把握しておく必要があります。「スケジュールを確認してから回答しよう!」なんてやっていたらいつまでたっても仕事は進みません。質問や意見の確認作業で時間をかけるのはなるべく避けましょう。

スケジュール管理の効率を上げるために私が導入したのが、情報共有ツール【Backlog】です。

【Backlog】は、プロジェクト全体のスケジュールを一目で確認することができます。さらにプロジェクト毎に必要な項目を分けてスケジュール管理することが可能なので、スケジュール管理業務が不慣れな方でも安心してプロジェクトを進めることができます。

【Backlog】導入前はエクセルでスケジュール管理を行っていたのですが、どうしても編集に時間がかかったり、編集ミスによるスケジュール調整のやり直し作業が発生していました。【Backlog】を導入すると、プロジェクトメンバーが常に全体のスケジュールを確認することができるので、スケジュール調整のやり直し作業がなくなり効率よくプロジェクトを進めることができるようになります。

さらにプロジェクトリーダーへのスケジュール確認の問い合わせが激減するため仕事に余裕が出てくるはずです。これからプロジェクトのリーダーを任される方や大勢の方と仕事を進めている方に、情報共有ツール【Backlog】の導入をおすすめします。

プロジェクトの課題を洗い出す


プロジェクトリーダにとって、あらかじめ課題を洗い出しておく!ことはとても重要です。課題を把握しておけば問題に直面したとき迅速に対応することができます。課題の洗い出し作業はリーダーがやるべきことであって、プロジェクトメンバーの仕事ではない!と私は考えています。

 

私がまだリーダーではなく、いち作業員として仕事をしているとき当時のプロジェクトリーダーから、

実際に手を動かして仕事をしているんだから、今の問題や今後の課題が見えてくるよね?他系統のメンバーに周知したいから課題の洗い出しよろしく

と言われました。

 

当時の私は、勉強のため!自分の経験値になる!と思い、いち作業員でありながら課題の洗い出し作業も行っていました。

しかし、プロジェクトリーダーを任されるようになって気づいたことが、

作業員が自分の作業に集中できる環境を作らなければ、プロジェクト全体の作業効率が下がる!

ということです。メンバーの方に丸投げするのではなく、日頃のコミュニケーションの中で課題を聞き取りを行う程度にしましょう。

課題の洗い出しには経験が必要ですが、リーダー経験の少ない方には難しい作業です。経験の少ないリーダーにおすすめの方法を3つ紹介します。

 

日頃からメンバーとコミュケーションをとる

コミュニケーションの中には課題のヒントとなる話題が必ずあるはずです。特に注意すべき話題が「仕事に対する愚痴」です。仕事に対して愚痴がこぼれるということは、課題があってまだ解決に至っていないから!という状況がほとんどです。

メンバーがどのようなことに不満を持って仕事をしているのかを把握することができれば、おのずと課題が見えてくるはずです。

 

先輩プロジェクトリーダーに教えてもらう

今わからない課題を自分一人で考えても洗い出すことなんて不可能です。もしかすると、今行っているプロジェクトに課題なんて存在しない!という可能性だってあります。

自分で考えて捻りだす課題よりも、経験豊富な先輩から今まで経験した課題を教えてもらう方が、絶対に有益な課題であるはずです。

 

専用のツールを導入する

先ほど紹介した【Backlog】にはチーム全員で課題を洗い出す機能が備わっています。課題の洗い出しはプロジェクトリーダーの仕事!と紹介しましたが、【Backlog】を使えばメンバー全員が気軽に今抱えている課題を提示することができるので、いち作業員に課題の洗い出し作業を任せている状況とは少し異なります。

メンバー全員で提示した課題を解決するための担当者や期限を明確にすることができるので、課題の洗い出しから課題解決までを一連の流れで行うことが可能になります。

 

問題の振り返りよりもこれからのことを考える

私の会社では、電気工事プロジェクト中に、作業員がケガをした!打合せ不足で損害が発生した!などの問題が発生すると、問題の振り返りを徹底的に行うためかなりの時間を費やします。

 

  • 職場全員が参加する緊急会議
  • PDCAサイクルによる問題解決
  • プロジェクトの詳細を周知するための報告書作り

2日間~3日間はこの振り返り作業でプロジェクトがストップしてしまうのですが、プロジェクトの期限が伸びるということはありません。振り返り作業はしなければならないが、計画されたプロジェクトは利益のために計画通り行わなければならない!というのが現状です。

もちろん問題が発生したときの振り返り作業も大切です。同じ失敗を繰り返しては元も子もありません。しかし私は、失敗を踏まえて今後どのように行動していくかを検討することが最も大切だと考えています。

 

楽しい環境作り


プロジェクトリーダーにとって楽しい環境作りはとても重要です。仕事が楽しいと思える環境はメンバーのやる気の向上に繋がり、プロジェクトを円滑にすすめることが可能になります。

楽しんで仕事をしている人は、誰とでもよくコミュニケーションを計り、いつも笑っている傾向にあります。

コミュニケーションが活発なグループは、何気ない会話の中で課題の洗い出しができていたり、スケジュール調整を行っているので自然と効率よくプロジェクトをすすめることができます。

プロジェクトチームの雰囲気はリーダーの存在感によって決まってしまいます。自分の存在感がプロジェクトチームの雰囲気にどのような影響を与えているか、いまいちど振り返ってみてください。

私がプロジェクトリーダーを任されるようになった時代は、メンバーが現場作業経験の多い土方系の人がほとんどでした。そのため作業や打合せのときは強めの口調ではあるもののハキハキとした雰囲気で上手にコミュニケーションがとれていましたが、今は働き方改革やパワハラ問題で昔よりコミュニケーションが取りづらい時代になってしまいました。

プロジェクトメンバー間でどうしてもコミュニケーションが上手にとれない!という方に、感謝の気持ちをプロジェクトメンバーに手軽に伝えることができるツール【GIFT】がおすすめです。

【GIFT】とは、プロジェクトメンバー間で仕事の評価や感謝の気持ちをアプリを使って簡単に伝えることができるツールです。感謝の気持ちを通貨に変換することで、仕事を頑張っていろんなメンバーから感謝されると仮想のお金が溜まっていき、やる気の向上に繋がるというシステムです。

【GIFT】を導入することで、プロジェクトの雰囲気がよくなりました。

 

  • 感謝をいっぱいもらっているメンバーを見て自分も頑張ろうと思える。
  • 感謝をしてもらえるように頑張る
  • 困っているメンバーの手助けをしたくなる

感謝の気持ちを伝えると同時にポジティブな行動が生まれるはずです。自分のプロジェクトチームの雰囲気がいまいちよくない!と感じている方は社内通貨ツール【GIFT】の導入を検討してみてください。