Typetalkの導入で苦手な日程調整作業を克服【情報共有が下手な方に最適のビジネスチャットツール】
豆父ちゃん
こんな悩みを解決します。
結論から言うと、ビジネスチャットツール【Typetalk】を導入する！です。
会社員として仕事をする上で、会話ができること！コミュニケーションがとれること！は基本的なことである。と思っている方が多くいらっしゃいます。
しかし、そんなことはありません。
社会人でも、会話が下手でコミュニケーションをとることが苦手な人はいっぱいいます。
私は、同僚や上司に対してうまく会話やコミュニケーションをとることはできますが、後輩に対してはとても苦手です。どうにかカイゼンしようと試みていますが、仕事に対する姿勢だったり共通の話題が少ない！といった理由で後輩に対しての苦手意識をなかなか解消させることができませんでした。
ビジネスチャットツール【Typetalk】を使えば、こんな悩みをすぐに解決することができます。
- 大勢の人が働く現場での日程調整
- 時間がないときの打合せ
- 苦手な上司、後輩との簡単な会話
- 履歴を残しておきたい報連相
【Typetalk】の導入で解決した私の悩みは、後輩とのコミュニケーションです。仕事の進捗状況や成果物の提出を後回しにしていた後輩に【Typetalk】で細かく状況を確認することができるようになりました。直接話しかけるよりもコミュニケーションがとりやすく、以前より後輩からのレスポンスが早くなったと感じています
ビジネスチャットツール【Typetalk】を使えば、対面で会話をすることが苦手な人ともチャットで会話をすることができ、打合せ業務を円滑に進めることができるようになります。
この記事ではビジネスチャットツール【Typetalk】について詳しく紹介しています。私のように、職場内でのコミュニケーションで悩みを抱えている方は是非【Typetalk】の導入を検討してみてください。
目次
ビジネスチャットツール【Typetalk】とは？
【Typetalk】は、情報共有を素早く・正確にすることができるビジネスチャットツールで、チャットを使って業務での会話を見える化することができます。業務連絡やスケジュールの打合せなど、プロジェクト内で起こっているいろんな出来事をチームに共有することでより良いチームワークを実現することができます。
今の時代、テレワークや在宅勤務で打合せをチャットで行う企業が増えています。仕事の進捗状況の報告や簡単な日程調整の連絡などはわざわざ電話連絡しなくてもチャット連絡で十分対応することができます。
チャット連絡の最大のメリットが、相手にとって都合の悪いタイミングでも情報を送信できる！ということです。
【Typetalk】導入前は、相手の都合のいいタイミングを考慮してメールや電話をかけて打合せをするようにしていました。これが結構ストレスのかかる作業で、もし相手の都合がつかなければ自分の仕事もストップしてしまうことも度々発生してしまいます。
チャット機能を使えば、相手の都合を考える必要はありません。さらに、デスクトップアプリとiOSとAndroidのモバイルアプリが用意されているのでいつでも、外出先でも情報を送信することができるので仕事の効率化にも繋がります。
ビジネスチャットツール【Typetalk】についてもっと詳しく知りたいという方は下記の公式ホームページを参考にしてみて下さい。
【Typetalk】のおすすめ機能
【Typetalk】には連絡業務に関連するいろんな機能が備わっています。仕事の効率が上がった！と実感できるほど連絡業務を円滑に処理できるようになりました。そんな【Typetalk】を実際に使ってみて感じたおすすめの機能を紹介します。
チーム全員で会話するグループチャット
グループで会話をしているかのようにチャットをすることができます。対面での打合せで素早く打合せした方が良い場合もありますが、チャットで会話をすることでいろんなメリットを得ることができます。
- 会話の振り返りができる
- いつでも、どこでも連絡することができる
- 打合せ内容の証拠を残せる
私の仕事では、打合せ内容の証拠残しが重要です。
【Typetalk】で打合せ内容の証拠を残すことで、打合せした覚えがない！打合せした内容の認識違い！などの問題を防ぐことができます。
口頭だけでの打ち合わせで問題ない！と思った事案でも、事業を進めていくうちに「あのときの打ち合わせ内容と違う！」ということになることがあります。【Typetalk】で打合せを行うことで打ち合わせした内容を残すことができます。打合せの履歴からちょっとした簡単な打合わせでも、食い違いを防ぐことができます。
【Typetalk】導入前は、簡単な打ち合わせでも書類を作り、お互いハンコを押して打ち合わせを行っていましたが、手間と時間がかかっていました。【Typetalk】を導入してから簡単な打ち合わせはチャットで行うようになり、手間が省けて効率よく打ち合わせ業務を進めることができるようになりました。
トピックの作成
プロジェクトやタスクごとに「トピック」を作ってチームの会話を整理します。トピックの意義やチームで共有したい情報を「説明欄」に書き留めることもできます。
会話を整理することで、振り返り作業の効率がアップします。
トピック分けをしていると、あの会話をした日はいつだっけ？あの会話の内容はなんだっけ？からお目当の会話まで素早く検索することができます。
複数のプロジェクトを同時に進めていると、打ち合わせ内容、予定、担当者の把握が難しくなってしまいます。私は、いくつもの電気工事の監督業務を同時に進めなければならない時期があり、多い時には15件もの電気工事の監督業務を並行して行っていました。
打ち合わせ事項は工事別にファイリングしているので、整理整頓には自信がある！と考えていましたが、別工事の打ち合わせ内容を別の担当者に伝えてしまう！という事象を度々発生させてしまいました。
【Typetalk】のトピック機能を使えば、工事毎に情報を整理し、気になったときにトピックを確認し頭の中を整理することができるので、上記のような問題を解消することができます。
ダイレクトメッセージ
1:1で個別に会話したい場合は「DM（ダイレクトメッセージ）」を利用できます。プライベートなチャットなので、他の人に知られる心配はありません。
私の仕事では、契約に関すること！や契約金額に関する！などを一部のメンバーの方には非公開にしたい事項が多々あります。
このような非公開事項を一部のメンバーに周知するためにダイレクトメッセージ機能を利用しています。
ファイル添付
さまざまなファイル（PNG/JPEG/GIF/DOC/PDF）をドラッグ＆ドロップでメッセージに添付、後から検索もできます。
会社のパソコンではセキュリティ上、添付ファイルを送信する場合、ウィルスのスキャンをしてから添付する！というシステムになっています。添付ファイルを送るだけの作業でかなり時間がかかるため、いつの間にか利用しなくなってしまいました。
【Typetalk】では、写真データからドキュデータまで、いろんな形式のファイルを添付でき、さらにドラッグ&ドロップで添付することができるので便利です。
データを共有するという点では【Typetalk】の他に、ビジネス情報共有ツール【Stock】がおすすめです。【Stock】は誰でも簡単に扱えるようなシンプルな作りで、確認しやすいフォルダわけができるのが特徴です。
チャットのように打合せや会話ではなく、データのやりとりをメインに使いたい！という方はビジネス情報共有ツール【Stock】の導入を検討してみてください。下記の記事で【Stock】について詳しく紹介しているので、併せて確認してみてください。
【Typetalk】はこんな職場環境の方におすすめ
私の仕事では、電気工事ごとに打合せする業者が異なります。例えば、〇〇工事では〇〇工事業者と打合せをし、××工事では××電材業者と打合せをする！といったように、常にいろんな方と打合せを行いスケジュール調整を行わなければなりません。複数の業者とちょっとした打合せやスケジュール調整が重なると、一日中電話対応に追われる！という日もありました。
私のような連絡業務が多く、チームで仕事をしている会社員に【Typetalk】はおすすめです。
スケジュール管理が多い業種の方
スケジュール管理が多い仕事だとメンバー間で連絡のやりとりを密に行わなければ、スケジュール調整ミスが発生してしまいます。
いろんな会社の方と同時にスケジュール調整を行う場合、メールでは話が進まないときがあります。
例えば、
A社からB社にメールでスケジュール調整しているとき、C社とD社では調整内容がわからない。後日、A社からC社とD社にスケジュール調整をすると都合が合わない。
ということがよくあります。
【Typetalk】を使ってA社とB社のやりとりをすることで、【Typetalk】に私の総合的なスケジュールが入力されます。その総合的なスケジュールをC社とD社が確認できるので、調整のやり直しがなくなり、スケジュール管理の効率が格段にアップします。
チームで仕事をする方
チームで仕事をする場合、連絡のやりとりはとても重要です。
【Typetalk】でのやりとりを、チームメンバー全員で確認することができるので、情報の周知を効率的に行うことができます。
また会話履歴をいつでも、どこでも確認することができるので打合せ内容を再確認する手間がなくなります。
私の職場では5人体制でプロジェクトを進めていて、連絡は【Typetalk】で取り合っています。スケジュールやプロジェクトの進捗状況はもちろん、質問や疑問をメンバー間で共有することができます。現場の写真を共有し、設備に詳しいメンバーからアドバイスをもらう！という使い方もできます。チャット機能で情報を流しておいて、確認できるメンバーが自分のタイミングで情報を確認する！というように、効率的に情報を共有できるようになりました。
今までは、電話で連絡をしても相手が会議中や打合せで通じなかったり、折り返し電話がかかってくる頃には問題が解決している！なんてこともありました。
現場作業が多い業種の方
現場作業が多い方は勤務時間ギリギリまで作業を行うことが多く、職場での打合せ不足で必要な情報が共有できない！ことがあります。
【Typetalk】を使えば、チームメンバー間の会話を閲覧することで、現場作業中でも必要な情報を取得することができます。
また現場作業の多くは、その日の作業結果を報告することができません。ある程度まとまって作業が終わってから職場に報告する！方法をとっている方がほとんどです。
【Typetalk】を使えば、作業が終わった都度職場に報告することができるので、密な連絡体制を取ることができます。さらに現場作業が遅れて予定を変更しなければならない事象が発生しても、すぐに対応することができます。
コミュニケーションが苦手な方
会社では、対面で打合せすることが基本だ！コミュニケーションは会社員の基本だ！という古い考えの方が多くいます。
もちろん対面でコミュニケーションをとることはとても重要ですが、どうしてもコミュニケーションが苦手という方もいます。
【Typetalk】で連絡業務の効率をあげることで、対面で会話をしたりコミュニケーションをとることが苦手な方でも、素早く・正確に情報を伝達することができ、さらに本業に集中することができるようになります。
上記のような項目に当てはまる方は【Typetalk】の導入を是非検討してみて下さい。
【Typetalk】を導入して変わったこと
【Typetalk】の導入することで、連絡業務の効率が格段に上がります。私が経験した体験談を踏まえて、【Typetalk】の導入による仕事の変化について紹介します。
コミュニケーションの苦手を克服
私の職場には、
仕事は早くて正確にこなせるけど、コミュニケーションが苦手で報告が遅れたり、先延ばしにして忘れてしまう！
という先輩がいます。
【Typetalk】の導入で、業務報告をチャットで行っても良い！となったので、上記のような問題がなくなり、コミュニケーションが苦手な先輩が生き生きと仕事ができるようになり、職場内での愚痴が減り、雰囲気がよくなる！という効果が出てきました。
もちろん対面で会話し、コミュニケーションをとることは大事なのですが、誰もができるわけではありません。コミュニケーションが苦手な方やコミュニケーションをとろうとしない方を、私はいっぱい見てきました。
【Typetalk】を導入することで、対面でのコミュニケーションの機会が減ってしまうデメリットはありますが、
報告業務を円滑に進めることができる！職場の雰囲気がよくなる！
というメリットがあります。職場環境を見極めて【Typetalk】の導入を検討してみてください。
会話履歴を有効活用
【Typetalk】でやりとりした会話は記録されているので、履歴として見返すことができます。
この機能で、上司と打合せした内容がいつの間にか変わっている！という事象を防止することができます。
私の職場では、
「打合せした覚えがない！」「誰に許可を取ってやっているんだ！」
というように、問題が発生してから問い詰めてくる上司がいます。
このような、後出しジャンケンをしてくる方がいる職場に【Typetalk】は導入されるべきです。
【Typetalk】を導入してから、誰かを責める発言！や犯人探しをする発言！が激減しました。その代わりに【Typetalk】での打合せ履歴を確認し、問題点を議論する機会が増える！という理想的な環境になりました。
情報共有の漏れがなくなる
複数人でプロジェクトを進めていると、メンバー全員に情報を共有しながら業務を進めることがほとんどです。
私が入社同時の情報共有は、資料を回覧し署名する！という超アナログ方法でした。いろんなデメリットがあることに気づかず、何十年もこの超アナログ方法で情報共有を行っていました。
資料を回覧するデメリット
- 紙の無駄遣い
- 休みや現場に出ている人で回覧が止まり素早い情報の共有ができない
- 担当業務以外の無駄な情報まで回覧されるようになる
- 共有された情報の内容の確認ができない
- 回覧物が多くなると保管場所に困る
【Typetalk】で、共有する情報を電子化することで素早く、適切な人に、正確に、情報を周知することが可能です。
私の職場では上記のようなデメリットが全て解消されました。それに加えて、会話の履歴をプロジェクト毎に仕分ける機能により、情報の検索が素早く行えるので情報共有の漏れがなくなる！というメリットを得ることができました。
【Typetalk】を使ってみた感想
【Typetalk】の導入で、連絡業務の効率が上がり、情報の周知漏れ！や打合せ不足！といったミスがなくなります。
仕事をする上で多くのメリットを得ることができる反面、対面での会話が減る！冗談を言い合う無駄な時間が減る！というデメリットもあります。
私は、【Typetalk】を導入をおすすめしますが、職場の全員が納得してくれるわけではありません。
冗談を言い合える時間が減ったのは寂しい！
という方もいます。
職場環境を見極めて【Typetalk】の導入を検討してみて下さい。
