議事録でメモがおいつかない問題を解決【AIGIJIROKUの導入で議事録作成を自動化】
豆父ちゃん
こんな疑問にお答えします。
結論から言うと、【AIGIJIROKU】を利用する！です。
議事録は会議や打合せの会話の記録をとり文章化する作業のことです。聞いたことをそのまま文章にする行為はかなり難しい作業で、議事録作成に慣れていない方でメモがおいつかない！ということは極普通のことです。
私の会社では、【AIGIJIROKU】を導入し議事録を作成することでメモが追い付かない問題を解決することができました。
議事録作成は新入社員や経験の浅い若手社員が行う仕事！という風潮があり、うまく議事録を作成できない若手社員が多くみんな悩んでいました。そもそも議事録作成を若手社員に任せること自体得策ではありません。なぜなら、若手社員は会議の内容についていくことがやっとで、会話を聞き取ることさえ難しいからです。
会議中は、今話していた内容の意味はなんなのだろう？今の会話はとても勉強になる！というように頭の中は会話の内容を理解することで精一杯の状態になっていました。会議の内容からいろんなことを吸収できる若手社員を議事録担当にしてしまうと、成長の機会を奪ってしまうことになります。
【AIGIJIROKU】が導入されてからは、全員が会議に集中して耳を傾けることができるようになり、さらに議事録作成に費やされる労力と時間が大幅に省略されました。
この記事では、【AIGIJIROKU】の導入で議事録作成の方法がガラッと変わった経験を詳しく紹介します。
議事録作成を若手社員に任せているような会社は【AIGIJIROKU】の必要性と利便性に気づくことが難しいかもしれません。
目次
議事録自動作成ソフト【AIGIJIROKU】議事録とは
AIが会議の発言をリアルタイムに文字起こし – クラウドだからノートPC1台あれば、ミーティング参加者の会話を自動でテキストに変換。記録＆翻訳、議事録作成にかかる時間や手間、文字起こしに掛かるコストを削減し、御社のスマートミーティングを推進します。
議事録作成業務を0分に！音声認識制度最高99.8％
AIが参加者を判別。自動で録音、記録、修正、翻訳を行います。
議事録作成を自動化するべき理由
議事録作成を自動化すべき理由として、担当者の能力によって議事録の完成度がガラッと変わってしまうから！です。
議事録担当者が会話の内容をどれだけ細かく聞き取ることができるのか！で完成度が変わってしまいます。この、「どこまで記録するのか」は個人差があり、雑談まで記録する人もいれば仕事の打合せでも関係ないと判断したものは記録しないという人もいます。
若手社員が作成する議事録と経験豊富な社員が作成する議事録の完成度は、やはり経験豊富な社員が作成する議事録の方が完成度が高くなります。要点がまとまっていて記録漏れがない議事録は振り返り作業のときにとても役立ちます。
若手社員が作成する議事録は、重要な会話の記録が抜けていたり、要点がまとまっていない議事録になってしまうことがあります。議事録を確認したとき記録された内容を理解することが難しく、会議の内容を思い出すことができない！なんてこともありました。
議事録の完成度を統一するために専用ソフトを利用して自動化するべきだと私は考えています。
- 議事録の完成度を統一できる
- 議事録作成の労力と時間を省略できる
- 別の仕事に専念することができる
- 議事録の信頼性がアップする
議事録作成を自動化することで上記のようなメリットがあります。
議事録作成の自動化をおすすめする個人的な理由として、議事録作成は大変な作業にも関わらず上司からは評価の対象にならない！ということです。
議事録は会議の会話を文章化する単純な作業と考えている上司が多く、手間をかけて完成度の高い議事録を作成したところで評価されることはありません。初めて議事録担当になったとき記録漏れがないようボイスレコーダで会議を録音し時間をかけて文章にする！という方法で作業をしていたのですが、上司からはもっと効率よく速やかに議事録を作成するよう指摘されたことがあります。
このとき、「議事録の作成に労力を費やすくらいなら他の仕事をやった方がいい」と感じました。議事録を上手に作成できるようになれば、聞く力、メモをとる力、文章化する力が身につくと思いますが私の業種ではこのような力はあまり必要とされません。私のような環境で仕事をしている会社は積極的に議事録作成の自動化をしてくべきです。
下記の記事では、真面目に働く会社員のモチベーションを保つ方法について詳しく紹介しています。
真面目に働いているのになかなか評価されない！真面目に働くことは無駄なこと？と感じている方は是非参考にしてみてください。
議事録が原因で上司とモメた体験談
私は電気設備の保守管理をする会社に勤めていて、業務内容には電気工事の監督をすることが多くありました。
1年に50件程度の電気工事の監督を行っていて、工事一件毎に施工業者を含めた会議を開催し議事録を記録しなければならないルールになっていました。議事録を作成するだけでもかなりの労力と時間が費やされることになります。このような環境で上司とモメる事件が発生してしまいました。
それは、上司によって議事録の記録方法が異なりやり直し作業が多発した！ということです。
- 上司A「議事録は必要最低限の記録でいい。」
- 上司B「議事録は全ての会話を記録すること。」
2人の上司は日頃から意見が食い違うことが度々ありました。上司の指示で書類を作成しなければならない社員は2つのパターンで議事録を作成しなければならないため、議事録担当者の負担が倍増しモメる事件へと発展しました。
上司Aの考えは、全ての会話を記録するのは大変だし、雑談まで記録する必要はない！というもの。
上司Bの考えは、議事録というのはボイスレコーダーで録音したものを文章化し保存するものだから雑談まで記録する必要がある！というもの。
どちらの考えが正しいのかはわかりませんが、職場として議事録の記録方法を統一してくれなければ議事録担当者の苦労が増える一方です。
このモメごとを解決する方法として、【AIGIJIROKU】が導入されました。
結果として、上司Bの考えで議事録を記録することになりましたが、【AIGIJIROKU】導入のおかげで議事録作成の手間が激減し、完成度を統一することが可能になりました。
議事録作成は担当者だけがストレスを溜め込んでしまうケースが多くなってしまいます。
- 議事録は単純な作業と思われがち
- 議事録担当者の苦労を上司は気づかない
- いざという振り返り場面でしか議事録を利用しない
上記のような理由で議事録作成はさほど重要ではない！と考えている管理者が多いのが現状です。
議事録作成がうまくできず悩んでいる方はストレスを溜め込んでしまう前に、専用のアプリやソフトを利用して議事録作成にかかる負担を軽していくことを検討しましょう。
デスクワークを自動化するべき理由
議事録作成に限らず、デスクワーク全体の作業を自動化をすることがおすすめです。
私が実際に体験したデスクワークの自動化が、RPAの導入とエクセルマクロの導入です。この2つを導入しただけでデスクワークの作業効率が大幅にアップしたと実感することができました。毎日の繰り返し作業や人間の思考が伴わない作業を自動化することができるのですが、如何に毎日機械的に仕事をしていたのか！ということに気づかされました。
自動化するシステムを導入は、いろんなことを考えなければならない難しい仕事に専念することができる！新しい仕事に挑戦する時間と余裕ができる！というメリットがあります。時間に追われ余裕を仕事ができていない！という方におすすめです。
RPAとは
RPAとは、毎日行う同じようなパソコン作業を自動で処理してくれるロボットのことをいいます。
例えば、月末に行う勤務整理作業や毎月行うデータ集計作業を自動化することが可能です。基本的に人間の思考が必要ない作業はすべてRPAで自動化することができます。
機械的な繰り返し作業をRPAが処理することで、時間をかけて試行錯誤が必要な作業に集中して取り組むことができるようになります。
RPAを導入することで作業効率が上がる、人件費を削減できるなど多くのメリットを得ることができます。
RPAの導入でおすすめのサービスが【MICHIRU RPA】です。
MICHIRU RPAは、RPAの導入→業務ロボ作成→運用・保守を行ってくれるので、導入の手間が全くかかりません。やることと言えば、自動化したい業務の選定だけ！です。とても簡単にデスクワークの自動化を導入することができます。
下記の記事では、PRAの導入【MICHIRU RPA】について詳しく紹介しています。
私じゃなくてもできるのでは？毎日行う繰り返し作業って大変！と感じるパソコン業務があれば、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
エクセルマクロとは
Excel VBAを使ってあらゆるエクセル作業を自動化することができます。例えば、統計を取る、一覧表を作成する、条件によって背景色を変える、といった処理を自動化することができます。仕事でよくエクセルを使う！という方はエクセルマクロの導入がおすすめです。
私は、毎日毎日同じことを繰り返さなければならないエクセル作業を自動化したい！という想いから独学でExcel VBAの勉強を始めました。今では自分で作業効率をアップさせるマクロを開発しカイゼンとして仕事で使われるエクセルファイルにマクロを導入しています。
下記の記事では、エクセル作業を自動化する方法について詳しく紹介しています。
Excel VBAに触れたことがない！という初心者の方でもわかりやすくマクロを導入するやり方が記載されているので、エクセル作業の自動化に興味のある方は参考にしてみてください。
これからは、議事録作成やデスクワークなどは専用ソフトを使ってどんどん自動化されていく時代になっていくはずです。与えられた仕事を正確にこなすことはとても大切なことですが、ほんとうに必要な作業なのかを見極め、効率を上げる方法はないのだろうか！と模索することも重要になります。