情報共有は会社員にとって必要なスキル【業務管理ツールBacklogを紹介】

Left Caption

豆父ちゃん

情報を共有することが苦手。効率よく確実に情報を共有する方法ってないの?

こんな疑問を解決します。

結論から言うと、情報共有ツール【Backlog】を利用する!です。

情報共有ツール【Backlog】がどういうものなのかを私の体験談を踏まえて紹介していきます。

 

情報共有ツール【Backlog】とは

Backlogとはタスク管理・プロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理に必要な機能は全て揃っています。課題の担当者や締め切り日を設定して、カンバンボードやガントチャートで作業の進捗を可視化することができます。詳しくは公式ホームページで確認してみてください。

 

【Backlog】はこんな方におすすめ

 

  • チームで仕事をしている
  • スケジュール管理業務が多い
  • 上司に報告する作業が多い
  • 仕事の効率を上げたい

 

私は電気設備の保守管理会社で働いているのですが、業務内容のほとんどが上記の項目にあてはまっています。【Backlog】の導入で今まで時間のかかっていた報告作業が改善され、仕事の効率が格段に上がりました。

 

情報共有ツール【Backlog】を使って仕事の問題を解決

【Backlog】を導入することで職場の問題点を解決することができました。

職場の問題点① 全員が揃う勤務が少ない

夜間勤務や休日勤務があるため職場の全員が揃わない勤務が多く、情報の共有が難しい!という状況です。置き手紙やメールなどで周知していましたが、たまに情報の共有がうまくいかず重要な予定をすっぽかしてしまう!ということが発生してしまいます。

【Backlog】を導入してからは職場の全員に情報が正確に伝わるようになりました。カンバンボード機能を使えば、周知した情報を「未対応」、「処理中」、「処理済み」、「完了」に分けて管理することができます。情報の共有漏れがなくなると同時に、進捗状況を一目で確認することができます。

 

職場の問題点② どの情報を周知すべきか迷う

上司「些細なことも報告してください。」

良い上司はこんな声かけをしてくれる!と考えている方は要注意です。

私の上司はとても話しやすく相談に乗ってくれます。些細なことも報告していたのですが、ある日「そんなことまで報告いる?お母さんじゃないんだから自分で判断したら」と言われたことがあります。このときは、正式な報告書を作成するべきか、議事録をとるだけにするべきか迷っている!という相談をしたときでした。

上司が忙しい時期に相談したのがいけなかったのですが、このとき何を報告して何を自分で判断してよいのか分からなくてなってしまいました。

【Backlog】の課題機能を使えば、口頭での報告ではなくシステムを使って周知することができます。また上司が報告不要と感じるものも周知できるので、後々トラブルがなくなります。

 

職場の問題点③ 同僚の予定がわからない

ほとんどの会社では1ヶ月先か2ヶ月先の勤務を決めて仕事をしているのではないでしょうか。私の職場では1ヶ月分の勤務表で職場全体の予定を把握しています。

しかし、緊急の予定が入ると勤務表では職場全体の予定が把握できなくなってしまいます。

1週間後に同僚と一緒に現場に出る予定をしていたのに、当日になって違う予定が入っていたのでキャンセルしてほしい!という事象が多発しました。

緊急の仕事がよく発生する職種なので仕方のないことですが、もっと効率よく職場全体の予定を把握できるシステムがあれば便利だと考えていました。

【Backlog】のガントチャート機能を使えば、職場全体の予定を一目で確認することができます。【Backlog】を導入してから当日になって予定が合わない!というような事象は発生しなくなりました。【Backlog】は急に予定が変更になってしまうような職種の方におすすめです。

 

【Backlog】を導入してから業務内容が変わった

【Backlog】導入によるメリット

大きなメリットとして、同僚や上司とのスケジュール調整が簡単になりました。

 

Backlogの導入前

 

①先方との調整

②同僚との調整

③上司との調整

※どこかの段階でスケジュールが合わなかったら調整のやり直し

 

上記のような段階を踏んでスケジュール調整していたのですが、かなりの時間と労力がかかっていました。

 

Backlog導入後

 

①Backlogで同僚や上司のスケジュールを確認

②先方との調整

③Backlogで予定を申請

 

段階の数としては同じ【Backlog】の導入前と同じですが、調整のやり直しの心配がないので仕事の効率が格段にアップしました。

 

【Backlog】導入によるデメリット

【Backlog】導入によるデメリットとして、同僚や上司とのコミュニケーションをとる機会の減少です。

Backlogの導入前は仕事の効率が悪かったけれど、スケジュールを調整するとき会話がありました。スケジュール調整時の会話が少なくなったため、スケジュールを申請される側の上司は不安があるようです。

上司「スケジュールは空いてるからいいけど、重要な予定は申請したら声かけしてほしい!ちょっとした打ち合わせをしたい」

スケジュール調整が簡単になったがためのデメリットが発生してしまいました。

便利なツールにも必ずデメリットが存在します。デメリットをしっかり考えてから導入しましょう。

 

どんな仕事でも情報の共有は大切

会社員にとって情報の共有はとても大切な業務です。社会人なら当たり前!と思われがちですが情報の共有はとても難しい作業だと思います。

情報共有のポイント

 

  • 情報をキレイにまとめる
  • 周知するタイミングを考える
  • 共有する方法を考える

情報の共有を行うときは周知される側の立場になって準備する!ということが大切です。どれだけ便利な情報共有ツールを導入したとしても、このことは常に心がけましょう。

【Backlog】を導入する前は、エクセルで予定表を作成し職場のみんなで共有して使用する!という試みを行なっていて、導入当初はうまくいっていました。

しかし、転勤などで上司が変わると「使い慣れていない予定表を使うのはめんどう」と言う意見が出てきて、自然と使われなくなってしまいました。

下記の記事で当初使っていたエクセル予定表を紹介しています。気になる方は参考にしてみてください。

転勤などでメンバーが変わる環境の場合は【Backlog】のような、しっかりしたツールの導入をおすすめします。