請求書をメールで送るなら【Misoca】が便利!経理業務がある個人事業主におすすめ

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豆父ちゃん

請求書をメールで送信する仕事に凄い時間がかかっている。効率のいい方法ってないの?

こんな疑問にお答えします。

結論から言うと、書類作成ソフト【Misoca】を利用して請求書をメールする!です。

私は電気設備を検査する仕事をしていて、現場作業と請求書や領収書の作成業務を全て一人で行っています。請求業務の負担をな極力少なくしたい!という思いから【Misoca】を利用しています。

【Misoca】を利用する前は、エクセルで請求書を作成しPDFに変換、メールで送信する!という方法で作業をしていましたが、以下のような問題に悩まされていました。

 

  • 書類作成に時間がかかる
  • 事業印を押印後、パソコンへの取り込み作業がめんどう
  • 編集ミスを発生させてしまう
  • 請求書の送付を忘れることがある

このような問題を解決するために【Misoca】を導入することになりました。この記事では、【Misoca】のメール送信機能を中心に【Misoca】の特徴をご紹介しています。



書類作成ソフト【Misoca】とは



【Misoca】は、有名な大手会計ソフトメーカー弥生が提供する書類作成ソフトです。会社名や住所、金額を入力するだけで契約書や請求書などの書類をすぐに作成することができます。

13種類のテンプレートが用意されているので、あなたに合った様式がきっと見つかるはずです。私は件名と請求金額が見やすい様式を使っています。

【Misoca】のサイトでは、請求業務に関するQ&Aが豊富に掲載されているので経理業務に関する疑問を解消することができます。

【Misoca】の公式ホームページでは、請求書をメールで送信する方法が紹介されています。(確認してみたい方はこちらからサイトに移動できます。)

私はメールで請求書を送るときの文書は【Misoca】の例文を使っています。他にも請求書を郵送するときの送付状の作り方やFAXを送るときの送付状の作り方など紹介されていてとても参考になります。

請求業務ではメール文の書き方や送付状を添えるなどの一般常識を把握しておかなければ相手に悪い印象を与えてしまいます。【Misoca】の請求の基礎知識ページを参考にしてみてください。

請求書や領収書を作成する機能だけではなく、他にもいろんなサービスがあります。

 

  • 作成した書類の郵送、メール送信
  • 確定申告や青色申告の会計ソフトと連携
  • 安心のセキュリティ
  • データのバックアップ

いろんなサービスの中で、会計ソフトと連携することが出来る!というのは最大の特徴です。このサービスは個人事業主の方にとって魅力的な機能ではないでしょうか。私はMFクラウド会計と連携させて利用しています【Misoca】で出力した請求書や領収書の内容を会計ソフトに入力する必要がないので、経理作業の短縮・入力ミスの防止という効果があります。確定申告を青色申告する、帳簿を自分で管理するという方におすすめです。

【Misoca】には、気軽に始められる無料プランやサポートが充実した有料プランが3種類用意されています。どのプランにも1年間無料お試し期間が用意されています。1年間使ってから導入するかどうか決めることができるので、請求業務の効率を上げたい!請求書のメール送信の手間を軽減させたい!という方は【Misoca】の無料体験を試してみてはいかがでしょうか。

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【Misoca】のメール機能

 

【Misoca】には相手先に請求書を送信するとても便利なメール機能があります。メール機能とはどういうものなのか、どのような場面で使えるのかを私の仕事での体験を踏まえてご紹介します。

 

取引先自動反映機能

取引先情報を登録することで請求書や領収書作成時に情報を自動で反映させることができます。登録情報に相手先のメールアドレスを登録しておくと、請求書を送信するときにワンクリックで送信することが可能になります。

エクセルやワードで書類を作成していると住所や連絡先の入力ミスや編集忘れを発生させてしまうことがあります。取引先自動反映機能を使えば相手先の名前を選択すると住所や連絡先が自動で反映されるので編集忘れの心配がありません。

請求書の編集ミスは相手からの信用問題に繋がります。私は仕事の関係で毎月約40件の取引先に請求書を発行しています。40枚もの請求書を出力していると作業がマンネリ化し、確認することを怠ってしまいがちです。もし相手先の住所や連絡先の編集を忘れてしまうと大変失礼な行為になってしまいます。

【Misoca】を使うようになってから請求書の最終確認は、会社名、件名、請求金の3項目だけの確認で済むようになりました。会社名の選択さえ間違えなければ住所や連絡先といった情報の確認は必要ないので請求業務の効率が格段にアップしたと実感しています。

 

請求書の自動作成予約・自動送信機能

取引先情報を登録していれば措定した日時に請求書を自動送信することができます。相手先に請求書を定期的に送信する業務がある方におすすめです。

私は電気設備の検査する仕事をしていて、毎月決まった取引先に請求書を提出しなければなりません。取引先の事務所の検査を終えて直接請求書を手渡しする場合もあれば、検査後請求書をメールで送信する場合があります。いろんな現場に出向いて検査作業を繰り返していると、請求書のメール送信作業を後回しにしてしまい最悪の場合忘れてしまうことがあります。

現場で検査しているからといって請求書の発行を忘れてしまうと、取引先から報酬を受け取ることはできません。仕事として完全に赤字です。

請求書の発行・提出は絶対に忘れていはいけない仕事です

【Misoca】の請求書の自動作成予約・自動送信機能は請求行の忘れ防止に繋がるとても便利な機能です。個人事業主で一人で仕事をしている方や人数の少ない職場でチェック作業が難しい方におすすめの機能です。私はこの請求書の自動作成予約・自動送信機能で何度も助けられています。

 

請求書をメールで送る注意事項

請求書を取引先に送信するにはいくつかの注意事項があります。手間を省くために一方的に請求書をメールで送信してはいけません。実際に私が取引先と請求書のやり取りの方法を決定しているときに注意している事項をご紹介します。

取引先に確認をとる

どのような請求方法にすればよいのか取引先と事前に打ち合わせをしなければなりません。請求方法としては以下の方法があります。

 

  • 請求書を手渡し
  • 請求書をメールで送信
  • 請求書を郵送

中にはメールでの請求書受け取りはできない取引先がいらっしゃいます。個人事務所や年配の方が多い事業所の場合、メールでのやりとりではなく直接手渡しで請求書を提出してほしい!という取引先がほとんどです。

請求書を提出するまえに、どのように請求書を提出すればよいのか取引先に確認をとっておきましょう。

 

電子印鑑が必要

請求書をメールで送信する場合、電子印鑑を押印する必要があります。【Misoca】導入前は、エクセルで請求書作成 → 印刷 → 押印 → メール送信 の手順で請求書をメール送信していました。取引先が増えるとかなり手間のかかる作業です。

【Misoca】では印影設定をすることで請求書に電子印鑑を自動的に押すことができます。

請求書を手渡しする取引先では、現場で請求書を印刷しそのまま提出することがあります。そのとき事業印を忘れたり朱肉を忘れると、請求書の提出ができなくなってしまいます。【Misoca】を使って請求書を出力すると印影として登録した事業印が印刷されるので忘れ物の心配がなくなります。

事業印や朱肉を現場に持って行かなければならない方に電子印鑑はおすすめです。

 

ExcelやWordを送らないこと

ExcelやWordで請求書を作成した場合、そのままのデータをメールしてはいけません。

理由としては、メールを受け取った側でいくらでも編集することができるから!です。請求したはずの金額よりも低い額の振り込みしか確認できない!なんてことにもなりかねません。

請求書をメールする場合、PDFやセキュリティがしっかりしているメール便で送付しなければなりません。

【Misoca】はメールを受け取った側がメール内のURLから請求書をダウンロードすることになります。セキュリティがしっかりしているので安心です。さらに送信先でメールが開封されたかどうかは、請求書一覧や請求書詳細画面で確認することができます。

 

【Misoca】の利用で経理業務の手間が激減

私は2021年に個人事業主として開業し、サラリーマン時代にはやったことにない経理業務を自分で行うようになりました。

 

  • 請求書・領収書・見積書の作成
  • 請求書の提出(手渡し・メール送信・郵送)
  • 帳簿の作成

経理業務は取引先が大きく関係してくるので失敗は許されません。さらに請求書のメールを送信するときの文書の書き方や郵送時の送付状の書き方など、失礼がない対応をする必要があります。

経理業務に関する一般常識が全くなかった私は請求書一枚出力するだけでも相当の時間を費やしていました。

請求書をメールする作業工程

 

  1. エクセルで請求書を作成
  2. 出力した請求書に押印、スキャンして取り込む
  3. メール文の作成、請求書を添付
  4. ミスがないか最終チェック
  5. メールを送信

これだけの請求作業を毎月行っていると、マンネリ化してしまいどこかでミスを発生させてしまいます。

【Misoca】を導入してからはこのような請求作業の手間が激減!一番の大きなメリットは、編集ミスがなくなった!ということです。請求書から領収書への変換も簡単に行う事ができるので、領収書が必要な取引先相手でも必要書類をサクサク作成することができます。