電子印鑑の導入でデスクワークの効率化【電子印鑑Agree】

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豆父ちゃん

電子印鑑を導入することで作業の効率って上がるの?

こんな疑問にお応えします。

結論からいうと、印鑑を押すという作業をデジタル化するだけで作業効率は格段にアップします。

大手電気会社に勤めている私の体験を踏まえて、【電子印鑑Agree】について詳しく紹介します。


【電子印鑑Agree】とは?

【GMO電子印鑑Agree】の特徴

【GMO電子印鑑Agree】は、契約や承認などに関する仕事を効率化できる電子契約サービスです。

GMO電⼦印鑑Agreeでは、厳格な⾝元確認に基づき発⾏される電⼦証明書を⽤いた「⾝元確認済み ⾼度電⼦署名」により実印相当の証拠⼒がある電⼦署名をすることができます。

さらに契約印と実印を使い分けるように、電⼦契約も2種類の署名⽅法があり、さまざまな契約書類の印鑑を電⼦化することができます。

他にも、社内の承認を経てから押印する!双⽅の署名が完了した⽂書を回覧する!といった押印ワークフローを変更することなく、そのまま電⼦化することができます。

料金プラン

3つの料金プランが用意されています。

お試しフリープラン

利用できるのは契約印サービスのみとなりますが、無料で利用することができます。

とりあえず【GMO電子印鑑Agree】を利用してみたいという方におすすめのプランです。

 

契約印&実印プラン

月額利用料金8,800円がかかるプランです。サービス内容は契約印、実印、電子証明証など仕事に必要なサービスを利用することができます。

8,800円ポッキリで全てのサービスが使えるわけではないので、料金内容をしっかり確認して下さい。契約業務が多い!契約業務の効率をアップさせたい!という方におすすめのプランです。

 

エンタープライズプラン

契約印&実印プランよりも充実したサービス内容になっています。【GMO電子印鑑Agree】の全てのサービスを利用することができます。

本格的に電子印鑑の導入をする!という方におすすめのプランです。

料金は下記のサイトからお問い合わせして下さい。


よくある質問

Q.相手先が電子印鑑に対応していなかったら?

実印タイプ(身元確認済み 高度電子署名)を相手に求める場合は、相手方の企業様もAgreeのご利用が必要となります。契約印タイプ(電子署名)の場合は、相手方の企業様はAgreeに加入していなくても締結可能です。

 

Q.電子契約でも証拠力はあるの?

作成者本人による電子署名がなされた電子契約については、押印した契約文書と同様に証拠力が認められます。

質問は公式サイトでも紹介されています。今まではハンコの押印がないと書類の効力がない!と言われましたが、これからは電子印でも十分効力を認められます。

 

電子印鑑の導入で変わったこと

電子印鑑の導入で、「ハンコを押す」「ハンコをもらう」という仕事が簡素化され事務仕事の効率が格段にアップしました。どのように環境が変化してか具体的に紹介していきます。

上司の予定を把握する必要がなくなった

「ハンコを押す」=「確認しました。承認します。」ということになります。そのためハンコが必要となる業務のほとんどが、上司のハンコが必要です。

期限が決められた仕事では、上司のハンコを押してもらうタイミングを考えながら作業しなければなりません。

 

例えば、

 

期限が4日後で上司からハンコを押してもらうタイミングはまだまだある。別の仕事をやってしまおう。

このようにスケジュール管理をして仕事をしていると、上司が急な仕事で1週間出張になってしまいハンコを押してもらえない!という状況に。

 

 

これは私が実際に経験した内容です。上司のハンコがない!というだけで4日後の期限に間に合わず、いろんな人に迷惑をかけてしまいました。

そんなの気をつければ簡単に防げる!と思われるかもいれませんが、期限付きの仕事をいくつも並行して行っていると、自分と上司のスケジュール管理をしなければいけないのでとても大変です。

電子印鑑があれば、出張先でも上司のハンコ(電子印)をもらうことができます。上司か不在のときでも円滑に仕事を進めることができるようになるので、仕事の効率が格段にアップします。

出張や現場作業で事務所にいる時間が限られているのに事務作業が多い!と言う方は、電子印鑑と併せて【情報共有ツールStock】がおすすめです。このソフトを使えば、事務所にいなくても上司のハンコが必要な書類を共有することが可能になり、すぐに電子印鑑を押してもらうことができるようになります。

 

ハンコの押し忘れがなくなった

ハンコが必要な書類を何十枚も処理していると、ハンコの押し忘れが発生してしまいます。

原因として、全ての書類にハンコを押してからいっきに内容を確認する!という流れ作業になってしまうからです。

このような流れ作業ではハンコの意味がないのでは?と思われるかもしれませんが、仕事の効率を考えると仕方のないことです。

私がよくやってしまう失敗は、何十枚もという書類の中で一枚だけハンコを押し忘れてしまい、気づかずに上司に書類の持ち回りをしてしまう!ということです。この場合、私のハンコがないという理由で上司のハンコをもらうことができず最初から持ち回り業務のやり直しとなってしまいます。

電子印では、書類が何十枚になっても「ハンコの押し忘れ」は発生しません。

持ち回り作業のやり直し!という最も非効率な作業をしなくて済むので、私のようなうっかり屋さんに【電子印鑑の導入】はおすすです。

新しいハンコの準備が不要

私の会社では、新しく配属される方や転勤になった方のハンコを前もって準備する!という風習があります。

そのため4月や10月の人事異動が活発な時期はハンコの準備作業がメインになることもあります。

契約書類用のハンコ

職場内共用のハンコ

氏名のゴム印

社員番号+氏名のゴム印

上記で紹介している種類よりも多く準備している職場があるそうです。

若手社員の間で「ハンコの準備作業ってかなり無駄な作業だよなぁ」という声が多かったのですが、昔からの風習をなかなか変えることはできませんでした。

しかし、【電子印鑑Agree】の導入でハンコの必要性が低くなったのでハンコの準備作業がなくなりつつあります。

ベテラン社員は電子印鑑よりもハンコ派の方が多いのが現状です。

会社内で電子印鑑の義務化が決定すれば、完全にハンコの準備作業はなくなるでしょう。今のうちに【電子印鑑の導入】を検討してみてはいかがでしょうか。

 

印鑑の問題点

私が感じる印鑑の問題点として、以下の3点が挙げられます。

 

  • 複数の印鑑の管理
  • 転勤したときの印鑑が必要な業務
  • 印鑑の変更手続き

たかが印鑑を押す作業でしょ?と思われるかもしれませんが、私はこの問題でかなりストレスを感じた時期があります。

 

複数の印鑑管理

仕事以外でも印鑑が必要な場面は多くありますよね。例えば、口座を作るときや車を買うときなどです。

新しく何かしらの契約を結ぶときに印鑑が必要となります。

これを全て一つの印鑑で契約すればいいのですが、なかなかそうはいきません。

この契約の印鑑はこれ!といったことをしていると、いつの間にか印鑑が数本に増えていきます。印鑑が増えると管理が大変になり、「これ何のため印鑑だっけ?」という問題が発生してしまいます。

私の場合、印鑑が必要な仕事に印鑑を忘れることが多く、急遽間に合わせの印鑑を購入してしまい印鑑がドンドン増えてしまう時期があります。

 

転勤したときの印鑑が必要な業務

転勤時期の印鑑問題として、異動後に転勤前の職場で印鑑が必要になる!ということです。この場合、郵送で転勤前の職場に印鑑を送って誰かに処理してもらっています。

私の印鑑を私以外の人が押す!私の手元に印鑑がなくなる!という問題が発生してしまいます。仕事上、異動した職場で新しい印鑑でスタートすることが出来ないので、かなり苦労しています。

 

印鑑の変更手続き

通帳や印鑑証明など公式な手続きには最初に登録を登録します。もし何かを変更したりする場合には登録した印鑑が必要になります。

私がよくやってしまう失敗が、登録した印鑑を移動用のバックに入れて使ってしまう!ということです。

頑丈と思われがちな印鑑も日々の振動で文字の部分が欠けてしまいます。だんだん文字が変形し、登録した印鑑が使えなくなり変更手続きをしなければなりません。

何かに登録した印鑑は使わずに保管しておけば良いのですが、日頃から大事にしまっておくと印鑑の存在を忘れてしまいます。そうなった場合でも変更の手続きが必要になります。

 

電子印鑑が当たり前の世の中になる

上記で印鑑の問題点について紹介させて頂きましたが、他にもいろんな問題で困っている方が多いのではないでしょうか。

電子印鑑が当たり前になれば、パソコンかスマホさえ有れば今までの「ハンコを押す」作業が可能になります。

スマホやパソコンを常に持ち歩くことが当たり前の世の中なので、印鑑を忘れる!なくす!ということがなくなります。

今までの印鑑の取り扱いよりも電子印鑑の方がはるかに利便性が高いので、時代に乗り遅れる前に【電子印鑑Agree】で電子印鑑を扱えるようにしましょう。