請求書払いと言われたら請求書の作成・提出が必要？【個人事業主は知っておくべき知識】
豆父ちゃん
こんな疑問にお答えします。
結論から言うと、請求書の作成、事業印、請求業務に関する知識の３つを抑えておく！です。
私は大手電気会社を退職後、個人事業主として電気関係の事業を始めました。最初に苦労したことは経理、会計関係の仕事が全くできない！ということでした。サラリーマンの頃、請求書の作成や帳簿の作成といった仕事は一切行ったことがなかったのでどのように処理をしていいのかわからずネットや書籍で経理関係の勉強をしながら仕事をしています。
開業当初ある取引先との打ち合わせで「請求書払いでお願いします。」と言われき何のことかさっぱりわからない！ということがありました。
請求書払いを簡単に言うと、請求書を提出して代金を支払ってもらうことです。他の取引先とはあたりまえのように行っていた請求方法のやりとりのことでしたが、改めて請求書払いでと言われると、どんな請求方法なのだろう？なにが必要なのだろう？と余計な疑問や不安を抱えてしまうことになります。請求書払いのことを理解して仕事をしていたつもりでも正しい知識が身についていないと実感させられました。
この記事では、経理業務に携わったことのない方向けに請求書払いについてに基礎知識、必要なものなど詳しくご紹介しています。これから請求書の作成や提出業務がある！という方は是非参考にしてみてください。
目次
請求書払いとは
請求書払いとは、取引先に請求書を提出し期日までに代金を支払ってもらうこと！をいいます。商品やサービスを受けたその場で代金を支払ってもらう現金払いやクレジット払いとの大きな違いは、代金の支払いが後払いになる！ということです。
わかりやすい例えとして次のような事例が挙げられます。
- 携帯電話や電気料金の支払いは、サービスを受けた後に代金の支払いをすることになるので請求書払い(後払い)
- スーパーでの買い物はその場で代金を支払うことになるので現金払いもしくはクレジット払い
ビジネスでの場においては現金払いやクレジット払いではなく請求書払いによるやり取りがほとんどだと思います。上記でも紹介していますが、取引先から「請求書払いでお願いします。」と言われると普段聞きなれない単語で混乱してしまうかと思いますが、決して難しいことではありません。
ここで注意しておきたいポイントとして、請求書払い＝後払いではない！ということです。
私の取引先で、請求書を提出時に現金でお支払いしてもらいその場で領収書を提出する！というやり取りをさせていただいているお客様がいます。当初、請求書払いではなく現金払いではないのか？と疑問に思いましたが、請求書を提出して代金を受け取っているので請求書払いになるそうです。正しい知識ではないかもしれませんが、「請求書払いは後払いかその場払いの違いではなく、請求書を提出するかしないかの違い」と考えるとイメージしやすいのではないでしょうか。
請求書払いとはどのようなことなのか一度理解してしまえば、取引先との打ち合わせの中で「請求書払い」というワードが出てきても不安になることはないでしょう。
請求書払いで必要なもの
請求書払いで必要なものは以下の３つです。
- 請求書
- 事業印
- 領収書(取引先からの支払い方法による)
請求書払いでは請求書よ事業印は確実に必要になるので用意できるようにしておきましょう。これから請求書払いをする！という方のために私が実際に行っている請求書払いの業務を詳しくご紹介します。
請求書の作成
請求書払いでは「請求書の作成・提出」が絶対に必要です。請求書には必要とされる記載内容があって、自分で適当に作成していいというものではありません。
- 取引先の会社名
- 取引先の住所
- 取引先の連絡先
- 自分の会社名
- 自分の住所
- 自分の連絡先
- 請求内容
- 請求金額
- 振込口座情報
- 請求書の提出日
- 支払期日
請求書には上記のような項目が最低限必要になります。請求書を作成するにあたって実際に私が経験したポイントを紹介します。紹介するポイントはネットや書籍であまり紹介されていないポイントなので、これから請求書を作成する仕事を始めるという方は是非参考にしてみてください。
１つ目のポイントとして「支払期日」には特に注意が必要！ということです。支払期日とは請求先がいつまでに代金を支払わなければならいか！を明確にするものです。支払期日がなければずっと料金が支払われない可能性だってあります。
支払期日は相手先の会計事情の打合せが必要になります。例えば、請求を受けてから翌月払いなのか、翌々月払いなのかで支払期日の記載内容が変わってきます。私は基本的に支払期日を翌月末日に設定していますが、取引先によっては翌々月末日にしている会社もあります。
事前に取引先の請求書提出の締切日と支払日を打合せしておくといいでしょう。
２つ目のポイントとして、請求書に記載する口座情報は入金するときに必要となる情報を調べて記載することがおすすめです。
私が失敗した経験談として、通帳に記載されている情報をそのまま請求書に記載して取引先に提出しました。すると通帳に記載されている情報には店舗番号は記載されていたが、店舗名は記載されていませんでした。入金には店舗名が必要になるので後日取引先から、「入金に店舗名の情報が必要です。教えて下さい。」という連絡がくるという事態になりました。
請求書に記載する口座情報は、通帳に記載されている情報だけではなく入金するときに必要となる情報を調べて記載することが重要です。
新規にやり取りを開始する取引先の場合、上記で紹介している２つのポイントに注意しながら請求書を作成してみてください。
事業印
作成した請求書には事業印の押印が必要です。事業印を押す場所は、自分の会社情報を記載している箇所です。
請求書や領収書、見積書にはカクインと言われる形が四角い事業印で、契約書や報告書などの経理関係以外の書類には丸い形の事業印を使っています。
私は開業当初、事業印（丸形）・事業印（四角形）・銀行印（丸形）の3本セットを購入して今でも使っています。この3種類があれば事業を進めるうえで困ることはありません。印鑑のいろんな種類の材質があってどれがいいのかよくわからないという方は、「黒水牛」の材質がおすすめです。比較的安価で丈夫なので長く使うことができます。事業印は開業するときや請求書を提出するときに必ず必要になるものなので、早めに準備するようにしましょう。
今では電子印鑑を併用して使っています。パソコンで出力する書類で取引先の了承を得たものに関しては電子印鑑を使っています。書類を印刷せずデータでのやり取りだけの場合、電子印鑑はとても便利です。
取引先の中には、請求書や報告書をメールで提出しなければならないことがあります。この場合電子印鑑を利用する前は、書類を印刷しハンコを押してからスキャンしてパソコンに取り込む！という作業を行なってしました。ハンコのために無駄な作業を強いられていたのですが、電子印鑑を使えばいちいち書類を印刷する手間を省くことができます。
これからの時代電子印鑑はどんどん普及していくツールなのは間違いありません。今のうちに電子印鑑を導入してみてはいかがでしょうか。下記の記事では、電子印鑑の特徴を詳しく紹介しています。是非参考にしてみてください。
領収書
請求書払いで領収書が必要な場合と不必要な場合があるので注意が必要です。領収書が必要になる場合とは、請求代金を現金または小切手で受け取るときです。別の視点で考えると、請求代金を支払った記録を残せないときに領収書が必要になる！ということです。口座振り込みでは通帳に請求代金の支払い履歴が記録されるので領収書は発行する必要はありません。
支払方法をしっかり打合せしておかなければ、請求払いでも領収書が必要なのか、口座情報が必要なのか迷うことになります。取引先との料金の支払い方法は確実に打合せするようにしましょう。
領収書を作成するときのポイントとしては、但し書きを確実に記入する！ということです。
仕事では電気設備の検査料として報酬を毎月頂いています。毎月、請求書を提出・代金の受け取り・領収書の提出を繰り返していると、「今受け取ったのは何月分の報酬だっけ？」と迷ってしまうことがあります。
このような問題は但し書きをしっかり明記していると避けることができます。私は、「〇月分電気検査料として」というように但し書きの内容を詳しく記載するようにしています。
請求書の作成は経理ソフト【Misoca】がおすすめ
【Misoca】は、有名な大手会計ソフトメーカー弥生が提供する書類作成ソフトです。会社名や住所、金額を入力するだけで契約書や請求書などの書類をすぐに作成することができます。
１３種類のテンプレートが用意されているので、あなたに合った様式がきっと見つかるはずです。私は件名と請求金額が見やすい様式を使っています。
【Misoca】のサイトでは請求業務に関するＱ＆Aが豊富に掲載されているので、今まで請求書の作成をやったことがない方でも勉強をしながら作業を進めることができます。経理業務では日付の設定の仕組みや取引先情報の記載方法など一般的な決まり事が多く存在します。【Misoca】のQ＆Aや基礎知識を紹介している記事を参考にしながら書類の作成をすることをおすすめします。
請求書・領収書作成の手間が激減
最初に取引先情報を登録することでリストから選択するだけで請求書や領収書を作成することが可能になります。他にも振込先情報や挨拶文なども一度作り込んでしまえば、次回の作成時には自動で情報が反映されることになるのでとても簡単に書類を作成することができるようになります。
今では、請求金額、件名、日付の3項目の確認だけで書類を出力していて、作業時間としては2分～3分程度で作業を終えています。
出力した請求書を領収書に変換する機能を使うことで作業効率をさらにアップさせることができます。取引先の中には、口座振り込みによる請求以外に現金払い、小切手払いのお客様がいます。集金のときには領収書を手渡さなければならないので事前に領収書を作成しておく必要があります。
領収書の作成は、出力した請求書を変換するだけ！で終了です。作業時間としては1分もかからないと思います。
私は毎月約50枚程度の請求書や領収書を出力しています。私のように大量の請求書や領収書を出力する必要がある方は【Misoca】のような専用ソフトの利用がおすすめです。
自動メール送信機能で請求書提出忘れ防止
取引先情報を登録していれば措定した日時に請求書を自動送信することができます。相手先に請求書を定期的に送信する業務がある方におすすめです。
私は電気設備の検査する仕事をしていて、毎月決まった取引先に請求書を提出しなければなりません。取引先の事務所の検査を終えて直接請求書を手渡しする場合もあれば、検査後請求書をメールで送信する場合があります。いろんな現場に出向いて検査作業を繰り返していると、請求書のメール送信作業を後回しにしてしまい最悪の場合忘れてしまうことがあります。
現場で検査しているからといって請求書の発行を忘れてしまうと、取引先から報酬を受け取ることはできません。仕事として完全に赤字です。
請求書の発行・提出は絶対に忘れていはいけない仕事です。
【Misoca】の請求書の自動作成予約・自動送信機能は請求行の忘れ防止に繋がるとても便利な機能です。個人事業主で一人で仕事をしている方や人数の少ない職場でチェック作業が難しい方におすすめの機能です。私はこの請求書の自動作成予約・自動送信機能で何度も助けられています。
お客様からの信頼度アップ
【Misoca】の請求書や見積書の様式はとてもしっかりしていて、取引先にちゃんとした経理をやっているんだなぁ！という印象を与えることができます。
同業の個人事業主の方に請求書を渡したとき、「こんなしっかりした請求書を出しているんだ！参考にしたいからなんのソフトを使っているのか教えて！」と言われたことがあります。その方はパソコンで請求書を作成するのではなく、ホームセンターなどで販売している請求書伝票を使って経理をしていたようです。
請求書や領収書の見た目はとても重要で、相手にちゃんとした経理をやっていますよ！という印象を与えることができます。
エクセルやワードを使って請求書や領収書を自作している方もいらっしゃいますが、【Misoca】の様式ほどしっかりした造りにすることはできないと思います。
請求書や領収書はしっかりしたものにしたい！取引先に良い印象を与えたい！と考えている方は【Misoca】を使った書類作成をおすすめします。下記の記事では【Misoca】の特徴を詳しく紹介しています。
【Misoca】には、気軽に始められる無料プランやサポートが充実した有料プランが3種類用意されています。どのプランにも１年間無料お試し期間が用意されています。１年間使ってから導入するかどうか決めることができるので、請求業務の効率を上げたい！請求書のメール送信の手間を軽減させたい！という方は【Misoca】の無料体験を試してみてはいかがでしょうか。
個人事業で請求書払いは当たり前
個人で事業を行っていると、今まで打合せしたことのない新規の取引先がどんどん増えていきます。いろんな取引先から新規のお仕事を頂いたとき、請求書払いで報酬を支払うという取引先がほとんどでした。中には、昔から小切手で支払っている！口座振込手数料を支払いたくない！などの理由から現金払いや小切手払いという取引先もいらっしゃいます。
請求書払いという請求方法は事業を進めるうえで当たり前のことなのでしっかり内容を把握しておくことが重要です。
新規の取引先からお仕事を頂いたとき、先方から「お使いの銀行口座はどこですか？報酬の支払いが可能かどうかしらべたいのですが。」と言われたことがあります。この場合の請求方法は自動的に請求書払いということになります。提出する請求書には打合せした口座情報を記載することになるので、打合せ内容を忘れないように注意しましょう。
実際に請求方法の打合せをする場では、現金払いなのか口座振り込みなのかという打合せではなく、どこの銀行の口座を使っているか！という打合せから入ることがほとんどです。それくらい口座振り込みによる請求書払いが当たり前になっています。
請求書を手渡しで提出する取引先もいれば、郵送する取引先もあります。郵送の場合は、封筒に請求書とは別に送付状を添えるのが一般的的です。請求書の郵送にもビスネスマナーがあるので注意しましょう。
下記の記事では、取引先に好印象を与えることができるデザイン封筒について詳しくご紹介しています。
一般的な茶封筒からデザイン封筒に変更することで取引先からの印象が変わった経験を記載しています。
気になる方は是非チェックしてみてください。
自分が行っている経理業務の内容をしっかり把握しておかなければ取引先とスムーズな打合せをすることは困難になるので事前にしっかり勉強をしておきましょう。