情報共有ツールStockの特徴【報連相が苦手な会社員におすすめのビジネスツール】

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豆父ちゃん

報連相が苦手なんだけど、完結で確実に情報を伝える方法ってないの?

こんな疑問にお答えします。

結論から言うと、情報共有ビジネスツール【Stock】を導入する!です。

私が勤めていた電気設備管理会社では、どんな仕事よりも情報共有が大切とされていました。

 

  • 上司・同僚への情報共有
  • 取引先への報告
  • 協力会社とのスケジュール調整

全ての仕事で「情報の共有」という作業が必ず必要になります。「情報の共有」をうまくできないと、仕事が遅れたり上司や同僚に迷惑をかけてしまうことがあります。

この記事では、仕事を進める上でとても大切な「情報の共有」を簡単にすることができる情報共有ツール【Stock】の特徴を私の職場体験を踏まえてご紹介しています。

情報共有ビジネスツール【Stock】とは


情報共有ビジネスツール【Stock】は、チーム内で情報を簡単に素早く共有することを可能にするツールです。シンプルな操作方法で、画面を見て直観で操作することができます。【Stock】の特徴を具体的にご紹介します。

 

チャットツールとは異なる連絡のやりとりができる

【Stock】ではテーマごとに連絡したやり取りを記録することができます

どういうことか具体的に説明すると、「事故対策」、「電気工事」、「社員旅行」の3つのテーマの打合せをするときに「事故対策」のやり取りは「事故対策」というノートに記録され、「電気工事」のやり取りは「電気工事」というノートに記録されるということです。

一般的なチャットツールでは、やり取りをテーマごとに分けて保存することができません。旅行のやり取りをしている最中に事故対策でいい案が思いついてやり取りを始めてしまうといろんな話題が入り乱れてチャット内がグチャグチャになってしまいます。あとで振り返りを行ったとき、事故対策の案のやり取りを見つけるのはとても大変です。

【Stock】ではテーマごとにやり取りの内容が記録されるので振り返り作業がとても簡単になります。

 

情報の管理がとてもシンプル

ノート(テーマ)ごとに画像やファイルを保存できるので情報の管理を誰でも簡単に行うことができます。そのためサーバー内がぐちゃぐちゃでどこになんのデータが保存されているかわからない!という問題が発生しません。

「事故対策」というノート(テーマ)を作ってしまえば、チャットのやり取り・資料のやり取り・参考資料や写真などありとあらゆる情報を「事故対策」というノートに保存すればデータの保存先がわからなくなることはなりません。職場の全員が【Stock】を閲覧できるようにしておけば、移動中やちょっとした休憩中にでも情報を確認することができます。さらに、打合せのやり取りと合わせて添付された資料や写真を確認することができるので、会議や打合せの振り返りの精度をアップさせることができます。

 

スマホやタブレットでも利用することができる

【Stock】はスマホ・タブレットからでもアクセスすることが可能なので、職場にいなくても最新の情報を取得することができます

仕事で移動作業がある、または出張がある、という方の多くは、職場のパソコンが使えなくなると最新の情報を確認することができなくなる!という問題を抱えているのではないでしょうか。こんな問題を【Stock】を使えば解決することができます。

私は、現場状況を確認してその場で協力会社と今後の予定を打合せる!ということが多くありました。そんなときは自分のスケジュール管理表を印刷して現場に持っていく!という方法で予定を調整していたのですが、今思うととてもアナログで効率の悪い方法だったと感じています。極まれに、現場までの移動中に私の予定を上司が勝手に変更している!なんてこともありました。

【Stock】を使えば、リアルタイムで最新の情報を取得することができるので、古い情報で打合せを進めてしまう!ということはありません。

 

私の仕事では上記で紹介した3つの機能だけで十分「情報の共有」作業の効率をアップに繋がっていますが、情報共有ツール【Stock】には他にもいろんな便利な機能が備わっています。もっと詳しく【Stock】の機能が知りたい!料金プランを知りたい!という方は公式ホームページから無料でダウンロードすることができる「無料資料請求」を参考にしてみてください。

ダウンロードした資料には、「サービス概要」、「Stock利用シーン」「導入事例」「料金プラン」「無料の個別相談」について詳しく記載されています。資料をダウンロードするには「資料ダウンロード」ページで「所属」「氏名」「メールアドレス」を記入する必要があります。確定後、入力したメールアドレスにStockの資料が添付されたメールが届いてダウンロードが可能となります。

ダウンロード・資料の確認までは全て無料で行うことができるので気軽に資料請求をして【Stock】の機能を確認してみてください。きっと仕事の効率アップのために導入したくなるはずです。

 

 

情報共有ツール【Stock】はこんな環境で働いている方におすすめ

情報共有ツール【Stock】は下記のような環境で働く方におすすめです。

 

  • チームで仕事をしている方
  • 従業員の人数が多い職場(10人以上)
  • とにかく報告作業が多い
  • 会議や打ち合わせが多い

私は電気設備の保守管理会社に勤めていて、チームで仕事を進めていくため、基本的にどんな業務でも報告が必要になります。まさに上記の項目すべてに当てはまるような環境でした。

結論から先に言ってしまうと、情報共有ツール【Stock】を導入することで、「情報の共有」という作業で感じていたストレスを激減させることができました

仕事の成果を報告するとき【Stock】を使えば、上司だけでなくチーム全員にまとめて成果を報告することができます。そのため「あの人には報告したけど、その人に報告するの忘れていた」というような報告不足がなくなります。日頃から仕事の成果物や重要な打合せ内容を【Stock】を使って周知していれば、だれでも好きな時に見返すことができます。この【Stock】の特徴から会議で周知される内容が減って、拘束される時間を減らすことができました。

職場の人数が多くなってしまうと「情報の共有」が難しくなり、長々とした会議や打合せが多くなってしまう傾向にあります。情報共有ツール【Stock】を使えば、会議や打合せに頼ることなく、簡単に情報の共有を行うことができます。

私の職場のように、会議や打合せが多い!いろんな人への報告物が多い!という環境で働いている方に情報共有ツール【Stock】はおすすめです

 

 

 

情報共有ツール【Stock】の導入で解決された職場の問題点

問題点① サーバー内のデータがぐちゃぐちゃに保存されている

会社では独自のサーバーとネット回線が設備されていて、いろんな職場で共通の情報を確認することができます。それほどの環境が整っていれば情報の共有は簡単そう!と思うかもしれませんが、そうではありません。

サーバー内に各々が好きなようにフォルダを作ってしまうので、フォルダの名前の付け方や保存場所はぐちゃぐちゃ状態になっています。例えば、フォルダ名「鈴木→佐藤」というように各個人間でのやりとりに使ったフォルダが消されずに何年も放置される!という状態です。

サーバー内がこのような状態なので、報告すべき重要な情報をどのフォルダに保存していいかわからない!という状態になっています。このような問題を解決しようとしてみんなで話し合い、頑張ってサーバー内の整備をしても、転勤によってメンバーが変わると保存の方法が変わってしまいます。

 

情報共有ツール【Stock】を使えばタスク管理がシンプルでとても簡単なので、上記のような問題を解決することができます。プロジェクトや業種ごとにフォルダを作成し、それに関係する情報を各フォルダ内でやりとりするので、データが乱雑に保存される心配がありません。しかも整理した情報をスマホで確認することができるので、管理業務の効率が確認にアップします。

 

問題点② 完了した仕事について問い合わせがある

長い期間仕事をしていると、昔担当した仕事内容のことを取引先や上司から聞かれる!ということがありますよね。しっかりとデータを整理していれば聞かれたことに対する参考資料をすぐに用意することが出来るかもしれませんが、見つからないことの方が多いのではないでしょうか。

私の会社では、いまだに紙ベースでデータ保管する文化が根強く存在しています。そのため、電子データよりも紙データの方が重要視され過去に行った仕事内容を探しだすのにかなりの労力と時間を費やしています。さらに、サーバーの容量を軽くするために定期的に不必要になったデータを削除してしまうので、整理されていないデータは削除されてしまいます。既に存在しない資料を探す行為ほど無駄な仕事はありません。

 

情報共有ツール【Stock】にデータを保存するルールを決めてしまえば、【Stock】に保存された古いデータをすぐに検索・閲覧することができるので、上記の問題を解決することができます。

 

問題点③ 報告書の提出箇所が複数ある

報告書を同じ職場の上司だけではなく、遠い職場の上司にも提出しなければならない!ということがあります。

このようなときは、①報告書をまとめる、②書類を送信、③確認の連絡、といった段階が必要になります。書類の提出箇所が増えればこの3段階の作業が提出する箇所分増えるためかなりの時間と労力が費やされます。さらに、全ての報告が完了してから報告書の修正依頼があった場合、報告作業のやり直しです。

電気設備の保守管理業務の性質上、夜間作業や昼から勤務開始など変則的な勤務体制で仕事をしています。そのため報告作業は最新の注意を払わなければなりません。

  • 報告する相手の出勤日
  • 上司と自分の出勤日
  • 報告書の提出期限

いろんなことを計画的に行わなければ仕事が進まず、最悪の場合報告書の提出期限が過ぎてしまう!という事態に繋がります。

 

情報共有ツール【Stock】を使うと、報告箇所が複数あっても、まとめて情報を共有することができます。たとえ報告し終えた情報の修正依頼があったとしても【Stock】にアップしたデータの修正を行い、修正した旨の連絡を行うだけで報告作業を完了させることができます。【Stock】を導入してから、遠方にいる上司の出勤日を調べる!といったことがなくなり、報告作業の負担がグッと軽くなりました。

 

「情報の共有」という仕事は相手と自分の予定を合わし、確実な情報を伝えなければいけません。私にとって精神的な負担が大きく、とてもつツライ日々を送っていました。情報共有ツール【Stock】を導入してから、上記で紹介している3つの問題が解決されただけでなく、精神的な負担も解消することができました。「情報の共有」という仕事に精神的な負担を抱えている方は是非【Stock】の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

情報共有ツール【Stock】の導入で仕事の効率がアップ

【Stock】を使って「情報の共有」作業を変えるだけで日常業務の効率が格段にアップしました。具体的にどのように効率がアップしたのかを私の職場で実際にした経験を踏まえてご紹介します。

 

写真データの取り込み方法

私の会社ではセキュリティ上、スマホとパソコンを接続してはいけない!という決まりになっています。なのでスマホで撮影した写真を会社のパソコンに取り込もうとしたとき、スマホからパソコン宛に写真を添付したメールを送信して保存する!という方法で行っていました。これはかなり手間のかかる作業で、急ぎの仕事をしているときは写真の整理整頓作業は後回しになってしまいます。

しかし、急ぎで他箇所の職場に写真を送って欲しい!というときは後回しにできないので、スマホからパソコンにメールを送るという作業で残業が発生してしまうこともありました。

【Stock】を導入をしてから、メールを使って写真を送信する!という作業はなくなり、スマホで撮影しただけで関係箇所に写真が周知されるので写真データの保存作業の効率が格段にアップしました。

 

報連相が素早く、正確になる

【Stock】のノート機能を使えば、報連相を素早く、正確に行うことができます。スマホでもやりとりができるため現場でもすぐに確認することができます。

1番のメリットは【Stock】でのやりとりが記録されている!ということ。

「あの業務ってどんな打合せだっけ?」、「あれはどうなった?」など再確認作業がなくなります。

【Stock】を使えば、報連相が苦手な方でもすぐに改善されるはずです。

唯一のデメリットとして、職場での会話が減ってしまう!ということです。報連相のほとんどを【Stock】で完了することができるので、仕事の会話が激減してしまいます。【Stock】を導入することで、空いた時間を同僚とのコミュニケーションの時間にあててみてはいかがでしょうか。

 

資料探しの手間がなくなる

【Stock】ではしっかりとしたタスク管理機能があり、データが乱雑に保存されることがありません。そのため「あの資料どこだっけ?」といった、以前作成した資料を探す手間を省くことができます。

私の会社では、仕事をせず掃除や書類の整理整頓に専念しなければならい「環境整備」という日がの設けられています。環境整備を行うと探していた資料が見つかったり、資料を探しやすいように棚やサーバー内を整理整頓できるので、とても重要な仕事と思っていましたが、今はそんなことはないと思っています。

【Stock】導入後は、【Stock】のようなビジネスツールを利用し、日頃から環境整備を行うことの方が重要だと感じるようになりました。丸一日掃除や整理整頓を行うことは、決して効率の良い仕事のやり方ではありません。

プロジェクト毎にフォルダを作成し、そのフォルダ内でデータのやりとりや報連相を行うことができるので、当時行った打ち合わせ内容や重要事項まで振り返ることができます。

資料を紙でファイリングしている方、パソコン内のデータの整理整頓が苦手な方にとって、【Stock】のタスク管理機能はとてもおすすめです。

 

情報共有は難しい仕事

情報を共有するための報連相は社会人にとって出来て当然のスキルと思われがちですが、そうではありません。報連相はとても難しい作業です。

なぜなら、相手の考えが関わってくるからです。

私は転勤するたびに報連相の難しさを体験しています。下記で紹介している体験は私が実際に経験した内容です。

A職場の体験

 

上司「些細なことでも報告してください」、「君は報連相がたりない!」

A職場ではこのよう上司と働いていました。

 

私は、仕事の効率を考え自分の判断で処理できるものは処理し、迷ったら相談する!というスタイルだったのですが、上司は、勝手な判断をせずに、まずは報告。それから行動に移す!というスタイルでした。

 

一緒に働いていくうちに些細なことでも報告するようになっていきました。仕事の効率は悪いというデメリットがありますが、意思統一をしながら仕事を処理できる!というメリットもあります。

 

 

B職場の体験

 

上司「お母さんじゃないんだからなんでもかんでも報告しなくていい。ある程度自分の判断で処理してくれ」

B職場ではこのような上司と働いていました。

 

B職場の上司は、仕事の効率を重視し、いろんなことを自分で判断して処理して良い!というスタイルの方でした。

以前の私の働き方に似ていたので、転勤当初はとまどいましたが、すぐに慣れることができました。

報連相は相手の考え方によって方法がガラッと変わってしまいます。

あの人が上司だったらこの程度報告して、この人が上司だったらこの程度報告する!なんて考えていたら気持ちが滅入ってしまいます。

【Stock】を導入すれば、こんなストレスから解放されます。私は、報告する必要がないような些細な情報も【Stock】で展開しています。上司がその情報は必要なしと判断したらそのままに、必要と判断したら返答がくる!という使い方をしています。

さらに【Stock】で展開した情報は履歴に残るので、報告不足で指摘されることがなくなります。

報連相が苦手でストレスを抱えている方にとって【Stock】はおすすめの情報共有ツールです。情報共有ビジネスツール【Stock】が気になる!という方、まずは公式ホームページから無料資料のダウンロードから始めてみてはいかがでしょうか。