Excelで経理するのは限界？実務で感じたリアルデメリットをご紹介
「Excelで経理していたら、計算が合わなくなってパニックになった…」
「確定申告の時期になると、エクセルのシートを何時間も見直すはめになる…」
そんな悩みを経験したことはありませんか？
私は2020年に10年勤めた会社を辞め、個人事業主として独立しました。
当時、経理の知識はゼロ。
最初はExcelで仕訳帳を自作し、なんとか帳簿をつけていましたが、入力ミスや計算ミスに気づくたびにストレスを感じていました。
この記事では、Excelで経理をすることの「リアルなデメリット」を体験談をもとに解説。
さらに、VBAを使った自動化の方法と、それでも越えられない限界についても正直にお伝えします。
「Excelで経理をしているけど、なんか不安…」と感じている方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
Excelで経理している人が感じる「あるある悩み」
個人事業主として仕事をしながら、経理まで自分でこなすのは想像以上に大変です。
私のように「簿記なんて習ったことない」「勘定科目って何？」という状態からスタートした方も多いはず。
まずは、Excelで経理を続けている多くの方が感じているリアルな悩みを整理してみましょう。
こんな悩み、あなたも感じていませんか？
次の項目にいくつ当てはまるか、チェックしてみてください。
- 毎月のレシートや領収書をExcelに入力するのに1〜2時間以上かかる
- 勘定科目の選択に迷い、そのたびにネットで調べている
- 数式がいつの間にか壊れていて、合計金額がおかしくなっていた
- 月末にまとめて入力するため、記憶が曖昧になって間違いが増える
- 確定申告の直前に「金額が合わない！」となって深夜まで作業した
- 青色申告決算書の書き方がわからず、毎年ゼロから調べ直している
- 本業が繁忙期に入ると経理が後回しになり、年末に書類の山と格闘する
私自身、独立した当初はこれらすべてに悩んでいました。
特に辛かったのは、仕事が一番忙しいタイミングに確定申告の準備まで重なること。
年末になると憂うつな気持ちがずっと続いていて、「経理だけは本当に嫌い…」と何度も思いました。
Excelで経理を続ける人が陥りやすい3つのパターン
Excel経理が「しんどい」と感じるようになるには、共通したパターンがあります。
【パターン①】最初は乗り切れるが、事業規模が大きくなると追いつかなくなる
開業したての頃は取引件数が少ないため、手入力でも何とかなります。
しかし、仕事が増えて取引件数が増えるにつれ、入力の手間が一気に増大します。
毎月50件だった仕訳が200件になったとき、Excelでの処理は一気にきつくなります。
【パターン②】「なんとなく合っている」という感覚で申告してしまう
Excelはミスを検知してくれません。
誤った数値を入力してもそのまま計算を続けるため、間違いに気づかないまま確定申告をしてしまうリスクがあります。
追徴課税のリスクはゼロではなく、これが一番怖いポイントです。
【パターン③】年々複雑になる税制に対応しきれなくなる
インボイス制度、電子帳簿保存法など、経理に関わる制度は年々変わっています。
Excelはあくまで表計算ソフトであり、法改正への自動対応はしてくれません。
自分でフォーマットを更新し続けるのは、相当な手間と知識が必要です。
なぜExcelの経理でこんなに苦労するのか？根本原因を解説
Excelは「表計算ソフト」であって「会計ソフト」ではありません。
この根本的な違いが、経理業務でExcelを使い続けることの大きなデメリットを生み出しています。
具体的にどんな問題が起きるのか、１つ１つ見ていきましょう。
Excel経理の「5大デメリット」を実務目線で解説
デメリット① すべてを手入力するため、ヒューマンエラーが起きやすい
Excelでは、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込む機能がありません。
そのため、毎月の取引データはすべて手入力することになります。
1件1件入力していると、キーの打ち間違いや桁間違いが必ず起きます。
私も実際に「¥5,400」と入力すべきところを「¥54,000」と入力したことがあり、月次の合計が大幅にズレて気づいた経験があります。
最悪のケースは、入力ミスに気づかず確定申告してしまうことです。
■ デメリット② 確定申告書類と連動していないため、二重入力が発生する
Excelに仕訳データを入力しても、そのデータが自動的に青色申告決算書に反映されるわけではありません。
別途、国税庁のe-Taxや申告書類に数字を転記する作業が必要になります。
この「転記」という作業がまた一つのミスの温床になります。
同じデータを二度入力する工程は、手間が倍になるだけでなく、転記ミスのリスクも抱えることになります。
■ デメリット③ 管理が属人化し、後から見直すのが大変
「自分だけがわかるルール」でExcelを組んでしまうと、少し時間が経ったときに「このシートは何のためにあるんだっけ？」となります。
私もかつて、3ヶ月ぶりに自分の仕訳帳を見直したとき列の意味がわからなくなって焦った経験があります。
税理士に見てもらいたいときも、独自フォーマットのExcelだと説明に時間がかかります。
「このセルはどこを参照しているんですか？」という質問に答えるだけで30分かかることも。
■ デメリット④ 法改正への対応を自分でしなければならない
2023年のインボイス制度導入や、電子帳簿保存法の改正など、経理に関わる法律は毎年のように変化しています。
会計ソフトであれば、法改正があったときにソフト側が自動でアップデートしてくれます。
しかしExcelは、自分でフォーマットや計算式を修正しなければなりません。
法律の内容を正確に把握し、それをExcelに反映させるには、かなりの知識と時間が必要です。
■ デメリット⑤ データ消失・破損リスクがある
Excelファイルはパソコンのローカルに保存されることが多く、パソコンの故障やウイルス感染でデータが消えるリスクがあります。
1年分の仕訳データが消えてしまった場合の被害は、計り知れません。
クラウド型の会計ソフトであれば、データは自動でクラウドに保存されるため、このリスクはほぼゼロになります。
「とりあえずExcel」が個人事業主にとって危険な理由
開業当時の私のように「無料で使えるし、とりあえずExcelで経理してみよう」という考えは非常に危険です。
短期的にはコストを抑えられますが、長期的にはかえって「時間・労力・リスク」というコストが膨らんでいきます。
経理にかけた時間は、本業にかけられるはずだった時間です。
個人事業主にとって、時間は収入と同じくらい大切。
「Excelで何とかしのげている」という状況が続くほど、その機会損失は積み重なっていきます。
ExcelVBAで経理を自動化してみる【サンプルコード付き】
開業してすぐに取り組んだのが、ExcelVBA（マクロ）による自動化でした。
本業でVBAを使ったマクロを多数開発していたこともあり、そのスキルを経理処理にも応用しようと考えたのです。
VBAを使えば「ある程度」の自動化は実現できます。
具体的な方法を見ていきましょう。
VBA自動化①：CSVデータを仕訳帳へ自動転記するマクロ
銀行やクレジットカード会社からダウンロードしたCSVファイルを、仕訳シートへ自動転記するマクロです。
手入力の手間を大幅に削減できます。
■ サンプルコード
Sub ImportCSVToJournal()
Dim ws As Worksheet
Dim csvPath As String
Dim lastRow As Long
' CSVファイルのパスを指定（同フォルダ内のbank_data.csvを読み込む）
csvPath = ThisWorkbook.Path & "\bank_data.csv"
' 仕訳帳シートを指定
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("仕訳帳")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row + 1
' CSVを別ブックとして開いてデータをコピー
Dim csvBook As Workbook
Set csvBook = Workbooks.Open(csvPath)
Dim csvWs As Worksheet
Set csvWs = csvBook.Sheets(1)
Dim i As Long
' 2行目からデータ終端まで繰り返し転記
For i = 2 To csvWs.Cells(csvWs.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
ws.Cells(lastRow, 1).Value = csvWs.Cells(i, 1).Value ' 日付
ws.Cells(lastRow, 2).Value = csvWs.Cells(i, 2).Value ' 内容
ws.Cells(lastRow, 3).Value = csvWs.Cells(i, 3).Value ' 金額
lastRow = lastRow + 1
Next i
csvBook.Close SaveChanges:=False
MsgBox "CSVデータの取り込みが完了しました。"
End Sub
コードの流れ解説を解説します。
このマクロは、3つのステップで動作します。
- bank_data.csvをThisWorkbook.Pathと同じフォルダから自動的に探して開く
- CSVの2行目（1行目はヘッダーと想定）からデータが終わる行まで、For〜Nextループで1行ずつ仕訳帳シートへ転記
- 転記が完了したらCSVブックを閉じ、完了メッセージを表示する
実行するには、ExcelのVBAエディター（Alt+F11）を開き、このコードを貼り付けてからF5キーで実行するだけ。
初めてVBAを使う方でも、コピー＆ペーストで試せる簡単なコードです。
→ → → 経理処理に応用できる「転記マクロ」のダウンロードはこちら
VBA自動化②：複数月のデータを一括集計するマクロ
月ごとに別ファイルで管理している経費データを、一つのシートに自動でまとめるマクロです。
年末の確定申告前に「全月分のデータを一か所に集める」作業を自動化できます。
■ サンプルコード
Sub MergeMonthlyData()
Dim folderPath As String
Dim fileName As String
Dim wbSource As Workbook
Dim wsDest As Worksheet
Dim lastRow As Long
' 月次データが保存されているフォルダパスを指定
folderPath = "C:\経理データ\2024\"
Set wsDest = ThisWorkbook.Sheets("年間集計")
' フォルダ内のxlsxファイルをすべて処理
fileName = Dir(folderPath & "*.xlsx")
Do While fileName <> ""
Set wbSource = Workbooks.Open(folderPath & fileName)
Dim wsSource As Worksheet
Set wsSource = wbSource.Sheets(1)
Dim srcLastRow As Long
srcLastRow = wsSource.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row
' 年間集計シートの最終行の次へデータをコピー
lastRow = wsDest.Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
wsSource.Range("A2:E" & srcLastRow).Copy _
Destination:=wsDest.Cells(lastRow, 1)
wbSource.Close SaveChanges:=False
fileName = Dir() ' 次のファイルへ
Loop
MsgBox "全月データの集計が完了しました。"
End Sub
コードの流れ解説を解説します。
このマクロの動作は、次の4ステップです。
- folderPathに指定したフォルダの中にある.xlsxファイルをDir関数で一覧取得
- Do〜Loopでフォルダ内のファイルを一つずつ自動的に開く
- 各ファイルのシート1にあるA2〜E列のデータを、年間集計シートの最終行の次へCogyして貼り付ける
- ファイルを閉じたら次のファイルへ移り、フォルダ内の全ファイルを処理し終えたらメッセージを表示する
このマクロを使えば、「1月.xlsx」「2月.xlsx」…「12月.xlsx」を1クリックで一つのシートにまとめられます。
年末の集計作業が大幅に楽になるはずです。
→ → → 経理処理に応用できる「複数ブック集約マクロ」のダウンロードはこちら
VBA自動化③：勘定科目を自動仕訳するマクロ
取引内容のキーワードをもとに、勘定科目を自動で割り当てるマクロです。
「交通費」「通信費」「消耗品費」など、よく使う勘定科目をキーワードで自動判定させることで、手動選択の手間を省けます。
■ サンプルコード
Sub AutoCategorize()
Dim ws As Worksheet
Dim lastRow As Long
Dim i As Long
Dim content As String
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("仕訳帳")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row
' B列（取引内容）を読み取り、D列（勘定科目）に自動記入
For i = 2 To lastRow
content = ws.Cells(i, 2).Value ' B列：取引内容
' キーワードに基づいて勘定科目を自動割り当て
Select Case True
Case InStr(content, "電車") > 0 Or InStr(content, "バス") > 0 Or InStr(content, "交通") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "旅費交通費"
Case InStr(content, "通信") > 0 Or InStr(content, "インターネット") > 0 Or InStr(content, "携帯") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "通信費"
Case InStr(content, "文具") > 0 Or InStr(content, "消耗品") > 0 Or InStr(content, "コンビニ") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "消耗品費"
Case InStr(content, "書籍") > 0 Or InStr(content, "本") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "新聞図書費"
Case InStr(content, "接待") > 0 Or InStr(content, "会食") > 0
ws.Cells(i, 4).Value = "接待交際費"
Case Else
ws.Cells(i, 4).Value = "要確認" ' 判定できない場合はフラグを立てる
End Select
Next i
MsgBox "勘定科目の自動入力が完了しました。「要確認」の項目は手動で修正してください。"
End Sub
コードの流れ解説をします。
このマクロはSelect Case文とInStr関数を組み合わせた、シンプルな自動仕訳ロジックです。
- B列（取引内容）を2行目からデータ終端まで1行ずつ読み取む
- InStr関数で取引内容の文字列の中に特定のキーワードが含まれているかを確認する
- キーワードに一致した場合、D列（勘定科目）に対応する勘定科目名を自動入力する
- どのキーワードにも一致しない場合は「要確認」と入力し、後から手動確認できるようにフラグを立てる
キーワードのリストを増やせば増やすほど自動化の精度が上がります。
自分の事業でよく使う取引内容を事前に登録しておくと便利です。
VBAで自動化しても越えられない「3つの限界」
VBAを駆使してExcel経理を自動化することは可能です。
しかし、しばらく使い続けるうちに「これ以上はVBAでは無理だ」と感じることになるでしょう。
実際に私が感じた「越えられない壁」を正直にお伝えします。
限界① 銀行・クレジットカードとのリアルタイム連携ができない
VBAでCSVを取り込むマクロは作れますが、それでも「銀行サイトからCSVをダウンロードする」という手作業は毎月発生します。
口座やカードの枚数が増えれば増えるほど、ダウンロードの手間も比例して増える。
会計ソフトなら、銀行口座やクレジットカードと直接API連携しているため、取引データの自動取込が可能。
CSVのダウンロード作業すら不要になるのです。
この差は、使い続けるほどに大きく感じるようになりました。
限界② 確定申告書類の自動作成は事実上不可能
どれだけ丁寧に仕訳データを整備しても、ExcelVBAだけで青色申告決算書や確定申告書類を自動作成するのは非常に困難です。
国税庁の書類の書式は毎年変わる可能性があり、その都度マクロを修正し続けるのは現実的ではありません。
私はこの壁に何度もぶつかり、「ここまで作り込む労力は本業に使うべきだ」と感じました。
会計ソフトなら、日々入力したデータをもとに確定申告書類を自動作成でき、e-Taxへのデータ連携も可能です。
限界③ インボイス制度・電子帳簿保存法への対応が難しい
2023年から始まったインボイス制度への対応も、ExcelVBAだけでは困難です。
適格請求書発行事業者番号の管理や、仕入税額控除の計算など、税務処理は年々複雑化しています。
また、電子帳簿保存法では電子取引データの保存要件（検索可能性・改ざん防止）を満たす必要があります。
Excelで要件を満たすには専門知識と継続的な管理が必要で、個人事業主が一人で対応するのは相当な負担です。
会計ソフトはこれらの法改正に自動対応しており、ユーザー側での対応は基本的に不要です。
経理の悩みを根本から解決する「最短の方法」
ここまで読んでいただいた方はおわかりかと思いますが、
VBAで頑張って自動化するよりも、最初から会計ソフトを使った方が圧倒的に楽
なのは間違いありません。
私の経験を正直にお伝えすると、「最初からエクセルを使わずに会計ソフトを使えばよかった」と後悔しています。
エクセルとVBAに費やした時間は、今思うと本当にもったいない。。。
会計ソフトを使えば、ExcelVBAでは実現できなかった以下のことがすべて自動化できます。
- 銀行口座・クレジットカードとの自動連携（取引データを自動取り込み）
- AIによる自動仕訳・勘定科目の自動提案
- 青色申告決算書・確定申告書類の自動作成
- インボイス制度（適格請求書）への自動対応
- 電子帳簿保存法への対応
- レシートをスマホで撮影するだけで自動仕訳する機能
- スマホからいつでもどこでも入力・確認が可能
私が実際に使っている会計ソフト「マネーフォワードクラウド確定申告」を導入してから、経理に費やす時間は激減しました。
今では本業の合間の休憩時間にスマホでサッと入力を済ませています。
確定申告書類も、ソフト上でほぼ自動作成できるため、1月中旬から準備を始めて余裕をもって申告できるようになりました。
「経理が嫌い」だった私が、今では「経理は別に苦じゃない」と思えるようになったのは、間違いなく会計ソフトのおかげです。
私が実際に使って経理の悩みが一気に解決した会計ソフト「マネーフォワード」については、下記の記事で詳しく紹介しています。
▶ 【個人事業主おすすめ】マネーフォワードを使うべき7つの理由と導入メリット
まとめ｜ExcelでなくVBAでもなく「会計ソフト」が正解
この記事でお伝えしたことを整理します。
- Excelで経理をするデメリットは「手入力ミス」「確定申告書類との未連動」「属人化」「法改正への非対応」「データ消失リスク」の5つ
- ExcelVBAを使えば「CSV取り込み」「月次集計」「自動仕訳」などある程度の自動化はできる
- それでも「銀行口座連携」「確定申告書類の自動作成」「インボイス対応」などは会計ソフトでしか実現できない
- 会計ソフトを使えば、日々の仕訳・口座連携・確定申告がすべて一元管理できる
- 個人事業主こそ、早めに会計ソフトへ移行することで本業に集中できる
Excelで経理することの限界を感じている方、確定申告のたびに憂うつになっている方は、ぜひ一度会計ソフトの無料トライアルを試してみてください。
「こんなに楽になるなら、もっと早く使えばよかった」と感じるはずです。