個人事業主なら持っておくべき事務用品【経理・会計・書類作成業務の効率アップ】
豆父ちゃん
こんな要望にお答えします。
この記事では、個人事業主なら持っていて絶対損をしない事務用品６選をご紹介します。
私は大手電気会社を退職後、個人事業主として電気関係の事業を行っています。サラリーマン時代は会社の備品を使って仕事をしていたのであまり気にならなかったのですが、開業当初に感じたことがあらかじめ事務用品を用意しておかないと仕事にならない！ということです。
しかも今まで購入したことのない経理・会計業務向けの事務用品も準備しなければなりません。
個人事業主で本業に加え経理・会計業務も自分でこなしているという方に、実際に私が使って便利と感じた事務用品をご紹介します。
デスクマット
作業デスクがある場合、デスクマットは必須アイテムです。
デスクの傷つきや日焼けを防止することができます。
さらに紹介しているデスクマットがあればマウスパットが不要になります。デスクマット上ならどこでもマウスが反応してくれるので、狭いスペースでマウスを浮かせながら操作しなければならないストレスがなくなります。
リーズナブルな価格なので、汚れたり気分を変えたいというときに買い換えをしてもいいと思います。
穴あけパンチ
穴あけパンチといってもいろんな種類があります。穴明パンチは以下の項目に注目して商品選びをすることをおすすめします。
- 用紙を固定する金具があること
- まとめて20枚以上穴明ができること
- 穴をあける力が伝わりやすいこと
上記の項目の中でも一番重要なのは1つ目に記載している「用紙を固定する金具があること」です。
用紙を固定する金具がなけらば、閉じる用紙の真ん中に折り目を付けてパンチの中央に折り目を合わせるという作業が必要になります。とても面倒な作業であり、ときどき穴の位置がズレてしまうというデメリットがあります。
私は以前、安物の穴あけパンチを使っていたのですが、用紙を固定する金具がなく穴をあける力が全然伝わらない！という商品でした。自分で事業を営むようになって書類を綴じることが多くなり、すぐに穴あけパンチを買い替えました。
穴あけパンチのようにいろんな種類がある商品は値段で決めるのではなく、商品の性能で決めるべき！だと私は思います。穴明あけパンチの購入を検討している方は、是非上記で紹介した項目に注意してみてください。
オリジナルデザイン封筒
封筒は請求書や見積書などの書類をを取引先に郵送するときに使用します。事業をしていると必ず必要になる事務用品なので常に在庫を確保しておきましょう。
封筒のなかでも私がおすすめするのは、【チャミロ】のオリジナルデザイン封筒です。【チャミロ】は封筒のオリジナルデザインを制作・販売するサービスを行っています。【チャミロ】で制作する封筒は、全面印刷を行ってから断裁・型抜・各種加工・製袋を行うリッチな製法が採用されています。一目で量販店で販売されている封筒とは全然違う！という印象を取引先に与えることができます。
オリジナルデザイン封筒を使うことで以下のようなメリットを得ることができます。
- 事業イメージを封筒で伝えることができる
- 封筒にまで気を使って事業をしている印象付けることができる
- ほかの会社と差別化を図ることができる
ホームセンターで販売されている一般的な茶封筒から事業イメージをプリントしたオリジナルデザイン封筒に変更することで取引先に与える印象をアップさせることができました。
下記の記事では、【チャミロ】のオリジナルデザイン封筒で取引先に好印象を与えた経験について詳しく紹介しています。
取引先に封筒を使って書類を送ることが多い！という方は是非参考にしてみてください。
印鑑
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価格:7,000円 |
事業を営んでいくには印鑑は必ず必要な事務用品です。どの種類の印鑑を準備すればいいのかわからない！という方は上図で紹介している３点セットの印鑑がおすすめです。
印鑑を購入するときは以下の項目に注目して商品選びをすることをおすすめします。
- 事業印、角印、銀行印がセットになっていること
- 丈夫な材質であること
- 印鑑ケースがあること
事業印、角印、銀行印の３種類があれば大概の業務に支障なく事業を進めることができます。
実際に私は、丸い形の事業印と四角い形の角印しか利用していません。事業用の口座を開設するために銀行印を作成しましたが、実際に使う機会はありませんでした。事業用の口座を開設予定の場合、必要になるのであらかじめ用意しておくといいでしょう。
印鑑の材質は「黒水牛」がおすすめです。黒水牛は安価で上部という特徴があります。黒水牛製の印鑑を5年以上使い続けていますが、文字が潰れたり滲んだりしていません。
セットで印鑑の購入を検討している場合、印鑑ケースが付属されていることを確認しましょう。
使用後の印鑑は盤面に朱肉が残ってしまうので保存が難しくなります。印鑑ケースを用意していなかった頃、使用後の印鑑の盤面にティッシュを輪ゴムで巻いて保存している時期がありました。毎回ティッシュを巻く作業がめんどうですぐに印鑑ケースを購入しました。印鑑ケースは初めから用意しておくことをおすすめします。
モバイルモニター
モバイルモニターがあれば二画面でパソコンの操作が可能になります。モバイルモニターを購入するときは以下の項目に注目して商品選びをすることをおすすめします。
- 大画面であること
- 高画質フルHDであること
- 値段が3万円以下であること
個人的には、「モバイルモニターで値段が3万円を超えるならタブレットを購入した方がいいのでは？」という考えがありモバイルモニターの購入を先延ばしにしていました。しかし上記で紹介しているモバイルモニターは3万円以下で大画面高画質フルHDということで即決購入させていただきました。パソコンを使ったデスクワークでは欠かすことのできないアイテムになっています。
私は家で作業するときはデスクトップのパソコンにモバイルモニターを接続して作業を行い、外出先で作業を行うときはノートパソコンにモバイルモニターを接続して作業をしています。
どんな環境でも二画面で作業できるというのは大きな特徴です。
私は、「請求書や領収書を作成しながら帳簿を確認する」というような使い方をしています。
二画面の作業に慣れてしまうと一画面では物足りなくなってしまうはずです。作業効率も格段にアップさせることができるので、パソコンを使ったデスクワークが多いという方にモバイルモニターはおすすめです。
モバイルプリンター
エプソンのモバイルプリンターはwifi対応でバッテリー付きです。電源ケーブルやUSBケーブルがなくても書類を印刷することができるので、外出先で書類を印刷する機会がある業種におすすです。
3年以上使い続けていますが、付属のバッテリーはフル充電でA4用紙30枚程度印刷することができます。
パソコンとプリンターがあれば、どこでも書類を印刷することができるのはエプソンモバイルプリンターの大きな特徴です。
モバイルプリンターがあれば取引先で領収書や請求書などの書類を印刷することができます。
私は取引先で作業をしたらその場で報告書と請求書を提出してしまいます。取引先の担当者からもすぐに書類を提出してもらった方が整理しやすいと言っていたので、自分にとっても取引先にとってもメリットの多い商品です。
エプソンのモバイルプリンターの最大の特徴がwifi機能があるということです。この機能を使えば、パソコンとプリンターを繋ぐコードがなくても書類を印刷することができます。外出先で書類を印刷しようとしたけど、接続ケーブルを忘れてしまった！という経験を何度もしたことがあります。こんなときでもエプソンのモバイルプリンターなら書類を印刷することが可能です。
モバイルプリンターからwifiの電波をパソコンに飛ばして印刷することが可能なので、携帯のテザリング機能を使ったり、wifi環境のある場所に移動しなければならない、という必要もありません。
wifiの電波を受信できるパソコンとエプソンのモバイルプリンターの用紙さえあれば書類を作成・印刷することができます。
外出先で書類を印刷することが多い業種の方にピッタリのおすすめ商品です。
事務用品を揃えることで仕事の効率がアップする
良い仕事をするためには自分に合った事務用品を揃える必要があります。穴あけパンチ一つとってもいろんな種類の商品があります。
「穴あけパンチなんて穴をあけるだけなんだから安いものでいい」
このように値段だけで事務用品を選んでは良い仕事はできません。穴をあける位置が定まらず、書類をぐちゃぐちゃに綴じることになってしまいます。事務用品は値段で選ぶのではなく、業務内容にあった仕様の商品を選ぶようにしましょう。事務用品を充実させることで確実にデスクワークの効率が上がったと実感しています。
仕事の仕上がりがキレイになった！スムーズに仕事を処理できるようになった！と思えるはずです。
下記の記事では、事務用品を揃える以外に仕事の効率をアップさせる方法について詳しくご紹介しています。
記事で紹介されている方法は、実際に私が実践して効果のあった方法を紹介しています。仕事の効率をアップさせたい！と考えている方は是非参考にしてみてください。