仕事の効率化を図る方法４選【実際に効果があった手法を厳選して紹介】
豆父ちゃん
こんな要望にお応えします。
結論から言うと、この記事で紹介している４つの手法を実践すると間違いなく仕事の効率をアップさせることができます。
私は大手電気設備会社で働いています。電気関係の仕事ですが、業務内容のほとんどがデスクワークです。
- エクセルやワードで資料を作成する
- 会議や打ち合わせに必要な資料の作成
- 協力会社と作業調整の打合せ
この記事で紹介している仕事の効率をアップさせる手法はデスクワークの効率をアップさせる方法を中心にご紹介しています。私と同じような環境で仕事をしている方におすすめの内容になっています。是非参考にしてみてください。
目次
エクセルVBAの導入
エクセル作業の効率をアップさせる最も効果的な方法がVBAでエクセル作業を自動化する！ということです。VBAを使えば日頃行っている繰り返し作業や単純作業を完全自動化することができます。
VBAとはエクセルで使えるプログラミング言語のことで、エクセル操作の一つ一つをプログラミングで命令することができます。VBAを使って作り上げたプログラムをマクロといいます。日頃行っているエクセル業務の手順を一つ一つVBAを使ってプログラム化することで、あなたの代わりにVBAが仕事をしてくれるようになります。
VBAで具体的にどのようなことができるのかというと、次のようなことができます。
- 複雑な計算や集計作業を自動化することができる
- 数百枚の写真の貼り付けを自動化することができる
- 契約書や請求書のような書類作成を自動化することができる
基本的に人間の思考が伴わない作業はVBA使って自動化することができます。私はいくつものVBAを導入しエクセル作業の効率化を行っています。
実際に私が仕事に導入したVBAをいくつかご紹介します。
フォルダ内に保存された写真を自動で貼り付けるVBA
写真の大きさ、配置を自動で調整して貼り付けるVBAです。
写真の添付が必要な資料作成にかなりの時間と手間を費やしていました。作成者によって資料の出来栄えが異なる！という問題点もあり、どうにかカイゼンしたいとの思いから開発したのが「写真は自動で貼り付けるVBA」です。
このVBAを導入することで、作業時間の大幅の短縮はもちろん、誰でも簡単に写真が添付された資料を作成できるようになった！という大きなメリットを得ることができました。以前はパソコン操作が苦手なベテラン社員は時間がかかるから写真が添付された資料を作成しない！という傾向にありましたが、VBAを導入することでカイゼンすることができ職場全体の作業効率をアップさせることができました。
下記の記事では、写真を自動で貼り付けるVBAについて詳しく紹介しています。
ドロップダウンリストの内容を変更するVBA
ドロップダウンリストの項目を別のシートから取得するVBAです。条件によってドロップダウンリストの内容が変化する設定になっています。
別シートにある家計簿に必要な支出情報、収入情報を取得してドロップダウンリストを作成しています。動画で紹介していますが、ドロップダウンリストに表示される「細目」の情報は「項目」の情報によって自動的に変更されます。
リスト項目が増えすぎてドロップダウンリストが使いにくくなった！リスト内容が頻繁に変わる！という場合に、ドロップダウンリストの内容を変更するVBAを設定するととても便利になります。
このVBAを導入することで、ドロップダウンリストの項目を常に最小限の情報に抑えることができるようになり、編集ミスが減って作業時間の短縮に繋がりました。
下記の記事では、ドロップダウンリストの内容を変更するVBAについて詳しく紹介しています。
複数のエクセルファイルを一つにまとめるVBA
指定するフォルダに保存されているエクセルファイルのシートをコピペして、一つのエクセルファイルに集約するVBAです。
同じようなデータが記録されているエクセルファイルをいくつも開いて作業をするときに、複数のエクセルファイルを一つにまとめるVBAはとても有効です。ほかにも去年のデータを参考にしたい！ブックを分けていたデータを一つのブックで管理したい！というときに複数のエクセルファイルを一つにまとめるVBAを使うと一瞬で処理することができます。
下記の記事では、複数のエクセルファイルを一つにまとめるVBAについて詳しくご紹介しています。
上記で紹介している３つのVBAはほんの一例で、エクセル作業の効率をアップさせたいのであればVBAの導入は絶対におすすめです。VBAは自分自身の作業効率をアップさせるだけなく職場全体の作業効率をアップさせることができます。
VBAのスキルを本気で身に付けたい！と考えている方におすすめの勉強法がオンライン学習サービス【1st Step】です。
【1st Step】はプログラミング未経験者のためのオンライン学習サービスです。
プログラミンの勉強を始めるには何から手掛ければいいのか！難しくて途中で挫折したらどうしよう！このように考える初心者に優しいカリキュラムになっています。オンライン型の学習サービスということで、自分の好きなタイミングと場所で勉強することができます。
プロのエンジニアが行う実務紹介というサービスがあり、オンライン上で定期的に行われる講演会を視聴することで身に着けたプログラミングがどのように仕事で使われているのかを知ることができる！というものです。
下記の記事では、【1st Step】の特徴、料金内容など詳しく紹介しています。是非参考にしてみてください。
私は【1st Step】でVBAの基礎知識を身に付け、実際の仕事で使える作業効率化VBAをいくつも開発しています。エクセル作業が多い、今後もずっと同じ仕事を続けていく！という方は早いうちにVBAのスキルを身に付けてた方がいいと私は思います。今では、入社6年目あたりからVBAの必要を感じ勉強をはじめたのですがもっと早いうちから勉強を始めればよかったと後悔しています。
VBAを使うことで短縮される作業時間 × これからの仕事時間を考えると、もの凄い量の作業時間を削減することができます。
情報共有専用ツールの導入
情報共有専用のツールを使って「情報共有」することで作業効率を格段にアップさせることができます。専用ツールの中でも私は、【Stock】という情報共有ツールがおすすめです。
情報共有ツール【Stock】は、チーム内で情報を簡単に素早く共有することを可能にするツールです。シンプルな操作方法で、画面を見て直観で操作することができます。【Stock】の特徴を具体的にご紹介します。
チャットツールとは異なる連絡のやりとりができる
【Stock】ではテーマごとに連絡したやり取りを記録することができます。
どういうことか具体的に説明すると、「事故対策」、「電気工事」、「社員旅行」の３つのテーマの打合せをするときに「事故対策」のやり取りは「事故対策」というノートに記録され、「電気工事」のやり取りは「電気工事」というノートに記録されるということです。
一般的なチャットツールでは、やり取りをテーマごとに分けて保存することができません。旅行のやり取りをしている最中に事故対策でいい案が思いついてやり取りを始めてしまうといろんな話題が入り乱れてチャット内がグチャグチャになってしまいます。あとで振り返りを行ったとき、事故対策の案のやり取りを見つけるのはとても大変です。
【Stock】ではテーマごとにやり取りの内容が記録されるので振り返り作業がとても簡単になります。
情報の管理がとてもシンプル
ノート(テーマ)ごとに画像やファイルを保存できるので情報の管理を誰でも簡単に行うことができます。そのためサーバー内がぐちゃぐちゃでどこになんのデータが保存されているかわからない！という問題が発生しません。
「事故対策」というノート(テーマ)を作ってしまえば、チャットのやり取り・資料のやり取り・参考資料や写真などありとあらゆる情報を「事故対策」というノートに保存すればデータの保存先がわからなくなることはなりません。職場の全員が【Stock】を閲覧できるようにしておけば、移動中やちょっとした休憩中にでも情報を確認することができます。さらに、打合せのやり取りと合わせて添付された資料や写真を確認することができるので、会議や打合せの振り返りの精度をアップさせることができます。
スマホやタブレットでも利用することができる
【Stock】はスマホ・タブレットからでもアクセスすることが可能なので、職場にいなくても最新の情報を取得することができます。
仕事で移動作業がある、または出張がある、という方の多くは、職場のパソコンが使えなくなると最新の情報を確認することができなくなる！という問題を抱えているのではないでしょうか。こんな問題を【Stock】を使えば解決することができます。
私は、現場状況を確認してその場で協力会社と今後の予定を打合せる！ということが多くありました。そんなときは自分のスケジュール管理表を印刷して現場に持っていく！という方法で予定を調整していたのですが、今思うととてもアナログで効率の悪い方法だったと感じています。極まれに、現場までの移動中に私の予定を上司が勝手に変更している！なんてこともありました。
【Stock】を使えば、リアルタイムで最新の情報を取得することができるので、古い情報で打合せを進めてしまう！ということはありません。
下記の記事では【Stock】の導入で問題を解決した事例などを詳しく紹介しています。
未だにアナログ的な方法で「情報共有」を行っている会社はいっぱいあると思います。私の勤める会社でも勤務地によってはアナログ的な方法で「情報共有」を続けている職場があります。
- 周知箇所が数十件ある資料を一ヶ所ずつFAXで周知する
- 報告書には上司5人以上のハンコが必要
- 作業日誌、運転日誌は必ず手書き
昔からの手順を変更することなくそのまま続けていて、かなりアナログ的で非効率的な方法だと感じています。
【stock】を導入すれば、こんな非効率的な「情報共有」のアップさせるだけではなく「情報共有」作業で感じるストレスを軽減させることができます。
私にとっては、「情報共有」のストレス軽減がもっとも大きなメリットになっています。
上司の予定を確認、そして報告期日を気にしながら成果物をまとめて報告する！という作業をしていたのですが、いろんなことを考えて作業を進めなければいけないのでかなりストレスを感じていました。
私と同じような境遇で仕事をしている！という方は是非【stock】の導入を検討してみてください。【stock】では無料で資料をダウンロードやすることができます。無料でダウンロードした資料を上司に報告し、【stock】の特徴と便利さを伝えることで導入に至りました。
資料作成サービス【Misoca】の導入
資料作成サービス【Misoca】を使えば、請求書や領収書、見積書など経理業務で必要とされる書類を簡単に作成することができるようになります。経理に関する書類にはいろんな決まり事があります。
- 取引先情報の記載
- 自分の会社情報の記載
- 件名や品名
- 振込先口座の情報
どの位置にどの情報を記載すればいいのかわからない！振込先口座の情報はどのように記載していいのかわからい！という方は【Misoca】を使って書類作成することをおすすめします。取引先に提出しなければならない経理関係の書類は編集ミスがあっては絶対にいけません。【Misoca】のような専用ソフトを利用することで、書類の編集ミスが発生する可能性を極めて低くすることができます。
私の会社でも【Misoca】を導入することで、編集ミス・提出漏れがなくなり経理業務に関する作業効率をアップさせることができました。
下記の記事では、【Misoca】の特徴や導入事例など詳しく紹介しています。是非参考にしてみてください。
【Misoca】には、気軽に始められる無料プランやサポートが充実した有料プランが3種類用意されています。現在、ずっと無料で使える無料プランを利用しています。不自由なく仕事をこなせているのでしばらくは無料プランで利用を続けていこうと思っていますが、取引先が増えれば有料プランに切り替えようと考えています。
今だけのキャンペーンで、どのプランにも１年間無料お試し期間が用意されています。１年間使ってから導入するかどうか決めることができるので、請求業務の効率を上げたい！請求書のメール送信の手間を軽減させたい！という方は【Misoca】の無料体験を試してみてはいかがでしょうか。
パソコン操作の基礎知識を身に付ける
デスクワークの効率をあげるには、パソコンを効率的に扱うことができる基礎知識を身に着けることが必要です。
パソコン操作の基礎知識はどういうことかと言うと、次のようなことが挙げられます
- いろんなショートカットキーを使ってパソコン操作ができる
- デスクトップ画面やサーバー内に余計なフォルダを作らない
- エクセルやワードといったオフィスソフトを素早く扱うことができる
紹介しているのはほんの一部ですが、上記３つの項目をできるようになるだけでデスクワークの効率を格段にアップさせることができます。
私の仕事では、エクセルやワードを使ったデータ編集作業が多いのでオフィス操作が素早くできるスキルを会社から必要とされていました。新入社員やパソコン操作が苦手なベテラン社員の教材として、オンラインスクールPCHackが使われていました。
PCHackとは、完全オンラインで下記の内容の基本的な操作方法を学習できる学習スクールです。実際に私も利用していたのですが、「とてもわかりやすく初心者向けでありながら習得すると便利な基礎知識がいっぱい紹介されている」という印象です。
- パソコン自体の操作
- エクセル
- ワード
- パワーポイント
- ワンドライブ
- アウトルック
パソコン操作の専門家が解説する動画を見ながら学習する完全オンライン型のスクールで、200を超える授業を学習することができます。豊富な授業数が用意されているのでPCHackでの勉強だけでパソコン操作の基礎を完全に習得することが可能です。
オンラインスクールPCHack講座には3つのプランが用意されています。
- ６種類全てのオンライン動画講座
- ６種類全てのオンライン動画講座+メールサポート
- ６種類全てのオンライン動画講座+メール・チャット・Zoomサポート+ホームページ作成(プレミアム特典)
動画を見て勉強するだけではなく、「ベテラン講師によるサポート」を受けることができる2つ目と3つ目のプランがおすすめです。
今なら先着10名様限定で2万円以上の割引サービスを受けることができます。パソコンの勉強を考えていた！エクセルの勉強をはじめようと考えていた！という方は、割引サービスを使ってPCHackでのオンライン学習を受講してみてはいかがでしょうか。割引サービスについてもっと詳しくしりたい！という方は下記のPCHack公式ホームページを参考にしてみてください。
基本的なパソコン操作には自身があったのですが、PCHackで勉強をし直してみると知らなかったスキルをたくさん身に着けることができました。特にアウトルックを使ったメールのやり方はとても勉強になりました。
- メールの送受信方法
- テンプレートを作成しメール作成を効率化
- カレンダーの使い方
- 予定を仕事関係者で共有する方法
日頃からアウトルックを使って仕事をしている方にとっては当たり前のことなのかもしれませんが、私にとってはどうすればいいのかわからないことだらけでした。PCHackでアウトルックの基本操作を勉強することでかなり仕事の効率をアップさせることができたと実感しています。
PCHackではアウトルック以外にもワンドライブやパワーポイントの基本的な操作方法を講座動画及びプロの個別指導で勉強することができます。今後デスクワークがずっと続くという方はPCHackでパソコンの基礎勉強をはじめてみてはいかがでしょうか。